E-akta pytania i odpowiedzi

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostało opublikowane 31.12.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495).

Szablony dokumentów są udostępnione na naszej stronie w sekcji Wzory formularzy.

Schematy zostały udostępnione na serwisie zus.pl pod adresem http://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego-dokumenty-ubezpieczeniowe.

Nowe wydanie programu Płatnik zostało udostępnione od 1.01.2019 r. Przy czym w okresie od 1 do 31 stycznia 2019 roku funkcjonowały dwie wersje programu Płatnik tj. stara 10.001 oraz nowa 10.002. Był to okres przejściowy, w którym płatnik miał czas na pobranie i zainstalowanie nowej wersji programu.

Zgodnie z przepisami, Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia podmiotom uprawnionym dokumentację konieczną do wytworzenia oprogramowania interfejsowego służącego do przekazywania drogą elektroniczną dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Dokumentacja ta została udostępniona. Zasady badania oprogramowania interfejsowego określa Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania. Do wykonania badania, udostępniamy platformę testową pod adresem https://www.pt2.zus.pl/.

Zatem nie jest możliwe udostępnienie roboczej wersji do weryfikacji zgodności implementowanych zmian w systemie kadrowo-płacowym przez Państwa firmę z nową wersją programu Płatnik.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Rozliczenie należnych składek za grudzień 2018 rok powinno jeszcze nastąpić z wykorzystaniem starej wersji programu Płatnik. Jednakże od 1 stycznia 2019 r. nastąpiły zmiany w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, które są istotne przy wyrejestrowywaniu pracowników (niezbędne będzie wskazanie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej). Obowiązek wyrejestrowania powinien nastąpić w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Dlatego też płatnicy, którzy musieli wyrejestrować już w pierwszej połowie stycznia pracowników, powinni byli pobrać nową wersję programu. Nowe wzory wszystkich formularzy udostępnione są od stycznia 2019 roku, a więc w programie Płatnik (wersja 10.002).

Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik rozliczenie składek za grudzień 2018 rok  można sporządzić z wykorzystaniem nowego wzoru formularza ZUS DRA (nie należy wykorzystywać formularza  ZUS RPA).
Rozliczenie składek za styczeń 2019 rok (w lutym) powinno już nastąpić z nowej wersji programu Płatnik. Będzie obejmowało dodatkowo zastosowanie nowego formularza ZUS RPA, o ile wystąpi wypłata przychodu za lata ubiegłe.

Nowa wersja programu Płatnik będzie obsługiwała także stare KEDU. Po wczytaniu starego KEDU zostanie ono przekonwertowane do nowej postaci.

 

W programie Płatnik została udostępniona od stycznia 2019 r. nowa wersja informacji miesięcznej/ rocznej dla osoby ubezpieczonej.

W dokumencie ZUS ZWUA dodano nowy blok V. Rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego.

W dokumencie ZUS DRA usunięto dotychczasowy blok VI i przenumerowano dotychczasowe bloki VII, VIII, IX. Dodano blok IX. Zestawienie należnych składek do zwrotu/ zapłaty.

Rozliczenie należnych składek za grudzień powinno jeszcze nastąpić z wykorzystaniem starej wersji programu Płatnik. Jednakże od 1 stycznia 2019 r. nastąpiły zmiany w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, które są istotne przy wyrejestrowywaniu pracowników (niezbędne będzie wskazanie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej). Obowiązek wyrejestrowania powinien nastąpić w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Dlatego też płatnicy, którzy musieli wyrejestrować już w pierwszej połowie stycznia pracowników, powinni byli pobrać nową wersję programu. Nowe wzory wszystkich formularzy udostępnione są od stycznia 2019 r., a więc w programie Płatnik (wersja 10.002).

Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik rozliczenie składek za grudzień 2018 r. można sporządzić z wykorzystaniem nowego wzoru formularza ZUS DRA (nie należy wykorzystywać formularza  ZUS RPA).
Rozliczenie składek za styczeń 2019 rok (w lutym) powinno już nastąpić z nowej wersji programu Płatnik. Będzie obejmowało dodatkowo zastosowanie nowego formularza ZUS RPA, o ile wystąpi wypłata przychodu za lata ubiegłe.

Formularz ZUS ZSWA dalej funkcjonuje na dotychczasowych zasadach (obowiązuje od 1.01.2009 r.). W raporcie informacyjnym ZUS RIA płatnik składek wykazuje więc w bloku XI dane dotyczące okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze tylko za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. (dane za okres od 1.01.2009 r. są ewidencjonowane na kontach ubezpieczonych z przekazywanych formularzy ZUS ZSWA).

Złożenie dokumentu ZUS OSW jest dobrowolne, a na jego złożenie nie ma wyznaczonego terminu. Pracodawca może złożyć ZUS OSW w dowolnym czasie.  Dokument ZUS OSW składa płatnik składek, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, z 50 do 10 lat, dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców, którzy byli zatrudnieni przez danego pracodawcę, zleceniodawcę po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportów ZUS RIA pozwoli na skrócenie okresu przechowywania akt.

Nie. Oświadczenie ZUS OSW należy przekazywać do ZUS samodzielnie. Zestaw powinien zawierać tylko dokument oświadczenie ZUS OSW.

Zanim płatnik wyśle dokumenty ZUS RIA za ubezpieczonych, wysłany wcześniej dokument ZUS OSW musi zostać przetworzony, a informacja o dacie zgłoszenia oświadczenia musi w wyniku aktualizacji danych, być zapisana w kartotece płatnika w zakładce „Inne dane”.

Raport informacyjny ZUS RIA płatnik może złożyć za pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Raporty informacyjne ZUS RIA mogą być przekazywane do ZUS, tylko wtedy, gdy płatnik przekaże wcześniej oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), tj. pracodawca zdecydował się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji za osoby po raz pierwszy zatrudnione w okresie 1999-2018 r.
Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW raporty informacyjne ZUS RIA należy przekazać za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1.01.1999 r. – 31.12.2018 r. w ciągu 12 miesięcy od przekazania ZUS OSW lub na bieżąco wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń jeśli wyrejestrowanie następuje po złożeniu oświadczenia.

Jeśli płatnik przekazał oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW, to odwołać to oświadczenie może jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.

Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.

Informacja o złożeniu dokumentu ZUS RIA za przynajmniej jednego ubezpieczonego jest zapisana  w programie Płatnik w kartotece płatnika na zakładce „Inne dane” w bloku „Oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych”.

Aby utworzyć dokument ZUS RIA należy w programie Płatnik przejść do odrębnego widoku dokumentów ZUS RIA lub zaimportować dokumenty z pliku KEDU. Szczegółowe informacje na temat zasad wypełniania informacji ZUS RIA dostępne są na naszej stronie.

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne ZUS RIA, 10 - letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.
 

Nie. Pracodawca nie składa raportu ZUS RIA za lata 2019 i następne. Raport ZUS RIA składany jest tylko i wyłącznie za okresy 1999-2018. Może złożyć ZUS RIA w 2019 r. lub następnych latach – zależy to od niego. Najpierw jednak powinien zweryfikować poprawność i kompletność dokumentacji pracowniczej za pracowników, których zatrudniał w okresie 1999 – 2018 r. Przed złożeniem raportów informacyjnych pracodawca powinien przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW.

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia ZUS OSW przez pracodawcę), to pracodawca składa za niego raport informacyjny ZUS RIA dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia ZUS OSW, pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.
 

Pracodawca sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Dlatego przepisy nie wskazują żadnego terminu dotyczącego składania oświadczenia ZUS OSW. Zawsze musi to być bardzo dobrze przemyślana decyzja pracodawcy. Jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i nie odwoła go, zobowiązany będzie przekazać raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę najpóźniej:

• w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Pracodawca składa raport ZUS RIA  również za zmarłych pracowników. Prawo do odebrania dokumentacji papierowej (w przypadku śmierci pracownika) w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Przykład:

Płatnik złożył dokument ZUS OSW i wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego ma przekazać druk ZUS RIA. Ubezpieczony był zatrudniony od 2017 r. do 2018 r. Płatnik nie ma przesunięcia wypłaty i w 2018 r. nie wypłaca nic za rok 2017.Czy  blok V ma pozostać pusty czy musi wypełnić przykładowo: rok wypłaty 2018  - przychód za rok 2017 – kwota 0?

Odpowiedź:

Jeżeli przychód, o których mowa w bloku  V dokumentu ZUS RIA nie został wypłacony pracownikowi  – wówczas nie należy wypełnić  tego bloku. Blok ten pozostaje  zatem pusty. Gdy płatnik składek złoży raport ZUS RIA z niewypełnionym blokiem V – przy ustalaniu  podstawy wymiaru świadczenia - przyjmuje się, że płatnik składek nie wypłacał pracownikowi przychodu  podlegającego wykazaniu w bloku V. Taką samą zasadę stosuje się, gdy płatnik składek nie wypełni innych bloków w dokumencie ZUS RIA odnoszących się do przychodów.  

 

Pracodawca składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dobrowolnie. Może je złożyć w dowolnym czasie i może je również wycofać, jeśli nie złożył wcześniej żadnego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeśli pracodawca nie przekaże ZUS OSW oraz raportów informacyjnych ZUS RIA, to będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji nie jest sama deklaracja (złożenie oświadczenia ZUS OSW), ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika zatrudnianego w okresie 1999 - 2018 r.

Pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów i nie odwoła swojego oświadczenia albo  rozpocznie przekazywanie raportów informacyjnych i nie przekaże ich za wszystkich pracowników, za których powinien to zrobić, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5 000 zł).

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, należy przekazać do ZUS tylko za miesiąc, w którym:

• wypłacono danej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. wypłacono trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono danej osobie składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• dana osoba wykonywała pracę nauczycielską.

W ZUS RPA:

• w bloku III.B – należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• w bloku  III.C – należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (czyli przychód, który nie stanowił podstawy wymiaru  na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe).

Przykład 1:

Płatnik składek w listopadzie 2019 r. wypłacił nagrodę z zysku za 2018 r. w kwocie 21 000 zł. W związku z tym, że przychód ubezpieczonego w październiku 2019 r. przekroczył kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - od nagrody z zysku opłacona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie została opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W ZUS RPA - kwotę tej nagrody 21 000  zł.  należy podać w bloku III.C.

Przykład 2:

Płatnik składek w grudniu 2019 r. wypłacił nagrodę z zysku za 2018 r. w kwocie 25 000 zł.  Wypłata tej nagrody spowodowała, że w roku, w którym ją wypłacono, czyli w 2019 r. osiągnięta została roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od części tej nagrody stanowiącej kwotę 15 000  zł odprowadzona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W ZUS RPA w bloku III.C należy zatem wpisać kwotę 15 000  zł. Natomiast pozostałą kwotę tej nagrody, tj. 10 000 zł należy podać w bloku III.B.   

Zatem blok III.C w RPA należy wypełnić tylko wtedy, gdy dana kwota przychodu stanowiła podstawę na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowiła podstawy na ubezpieczenie emerytalno- rentowe i przychód ten był należny za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony.

Ustawa wprowadza do Kodeksu pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również powinni otrzymać swoją dokumentację.

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Płatnik składek przekazuje do ZUS raport informacyjny ZUS RIA za pracownika:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia ZUS OSW,
• w terminie do 12 miesięcy, od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń przed złożeniem tego oświadczenia.

Pracodawca przekazuje zatem pracownikowi kopię raportu informacyjnego ZUS RIA na bieżąco, gdy rozwiązuje z nim stosunek pracy. Nie przekazuje kopii raportu osobie, która została zwolniona np. w 2010 roku.
Osoba ubezpieczona zostanie natomiast poinformowana przez nas o tym, że pracodawca złożył za nią taki raport.

Decyzja o skróceniu czasu przechowywania akt pracowniczych powinna być bardzo starannie przemyślana przez pracodawcę. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, którzy byli zatrudniani przez pracodawcę w okresie 1999 – 2018 r. Jeśli zdecyduje się on na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych i nie przekaże raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, to będzie musiał przechowywać ich dokumentację przez 50 lat.

ZUS będzie prowadził postępowania wyjaśniające i przypominał o obowiązku złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA, jeśli w określonym czasie po złożeniu oświadczenia nie wpłyną do ZUS raporty za wszystkich ubezpieczonych.

Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.
Pracodawca ma obowiązek wydać całość lub część dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi, a w przypadku śmierci tych osób:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji następuje na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca informuje pracowników w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywał informacje np. pismem obiegowym, w postaci maila, czy informując w sposób bezpośredni. Należy pamiętać, że o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracodawca musi poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje:

• akta osobowe pracowników (informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy),
• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - ewidencja czasu pracy, listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty i dot. innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, wypadki przy pracy oraz wypadki w drodze do pracy i z pracy oraz świadczenia związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca przekazuje do ZUS same raporty. Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania. Jeżeli płatnik składek przekazuje ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA, wówczas wraz z kopią ZUS RIA przekazuje pracownikowi dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1999 r. do 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (praca wymieniona w starych wykazach) oraz pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (praca wymieniona w nowych wykazach).

W programie Płatnik nowe dokumenty oraz zmieniane udostępnione są od 1 stycznia 2019 r. W aplikacji ePłatnik (na PUE), również udostępnimy nowe i zmieniane formularze, przy czym:

• od 01.01.2019 – udostępniamy zmienione formularze ZUS ZWUA i ZUS DRA,
• od 01.02.2019 – udostępniamy nowy formularz ZUS RPA i zmienioną Informację miesięczną i roczną,
• w terminie późniejszym udostępnimy formularz ZUS OSW i ZUS RIA.

Tak, w tej sytuacji pracodawca sporządzając rozliczenie należnych składek za styczeń powinien przekazać za pracowników do ZUS razem z raportami ZUS RCA także imienne raporty miesięczne o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, w których powinien zostać wykazany przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy.

Przykład:

Pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim od 1.11.2018 do 31.03.2019 r. Za grudzień dodatek stażowy nie zostanie oskładkowany ze względu na zasiłek. Wypłaty są wypłacane do 10 kolejnego miesiąca. W styczniu 2019 roku pracownikowi zostanie wypłacony dodatek stażowy nieoskładkowany w okresie zasiłku za grudzień 2018 rok.

Kwotę dodatku stażowego wypłaconego w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 rok należy  wykazać w bloku III.E - ponieważ jest to przychód za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok 2019  podany w bloku I. Dane organizacyjne).

Płatnik składek, w blokach III.D i III.E raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy. Natomiast prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  kwot dodatku stażowego wypłaconego  w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Przykład:

Po upływie miesiąca od złożenia oświadczenia ZUS OSW płatnik rozwiązuje umowę o pracę z jednym z pracowników, czyli łącznie z dokumentem ZUS ZWUA powinien złożyć ZUS RIA.

Złożenie RIA za zwolnionego pracownika uniemożliwia płatnikowi wycofanie się z oświadczenia ZUS OSW, czyli płatnik traci możliwość rezygnacji z ZUS OSW w terminie 12 miesięcy.

Pracodawca nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Musi być to jego dobrze przemyślana decyzja. Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA- jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Cały blok IV na ZUS RIA i blok V na ZUS ZWUA - rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (powołania, mianowania, wyboru).

W ZUS RIA za zleceniobiorców wypełnia się pozostałe bloki – ale tylko te, które dotyczą danego zleceniobiorcy.
Blok V na ZUS ZWUA będzie wypełniany za pracowników, z którymi nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 01.01.2019 r.

Dodatkowo blok dotyczący rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego wypełnia się tylko wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy - jeśli następuje zmiana schematu podlegania to pracodawca nie wypełnia tego.  

Definicję raportu informacyjnego oraz zakres danych zawartych w tym raporcie określiła ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wprowadziła ona zmiany do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych m.in. do art. 4 dodając pkt 6a. W pkt. g tego punktu, wskazano, że w raporcie informacyjnym powinna być m.in. wskazana data, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Płatnik składek zatem wypełniając blok IV na ZUS RIA lub blok V na ZUS ZWUA,  wpisuje:

• kod 1- jeżeli rozwiązanie stosunku pracy jest z inicjatywy pracownika,
• kod-2- jeżeli jest to z inicjatywy pracodawcy,
• kod 2- jeżeli nie można ustalić strony inicjującej. Płatnik nie może więc złożyć dokumentu bez wskazania strony inicjującej.

Kod jest udostępniony w rozporządzeniu, a oznacza:
550 – inna niż określona w kodach od 400 do 455 i od 457 do 463 - podstawa prawna  rozwiązania lub wygaśnięcia  stosunku pracy lub stosunku służbowego.

Przykład:

Płatnik złożył po 1 stycznia 2019 r. oświadczenie ZUS OSW i złożył ( w ustawowym terminie 12 miesięcy) raporty ZUS RIA za ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od stycznia1999 do grudnia 2018 r. Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 r. i pracującego nadal. W lutym 2020 r. pracownik otrzyma wynagrodzenie ( 13-tkę) za rok 2019. Czy w lutym 2020 roku płatnik musi złożyć za tego ubezpieczonego kolejny raport ZUS RIA dotyczący rozliczenia roku 2019, czy składa już na bieżąco raport ZUS RCA z ZUS RPA?

Odpowiedź:

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych tylko i wyłącznie za lata 1999-2018.  W przypadku pracownika zgłoszonego do ubezpieczeń po 31.12.1998 r. i nadal  zatrudnionego, płatnik składek złoży za niego raport informacyjny  z wykazaniem danych za lata 1999-2018 dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Sytuacja opisana jako - Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 r. i pracującego nadal - nie powinna mieć miejsca.

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA dotyczy dodatkowych danych przekazywanych od stycznia 2019 r. za okresy bieżące począwszy od 2019 r.

W sytuacji, gdy pracownik w lutym 2020 otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2019, pracodawca składa na bieżąco raport ZUS RPA.

Przykład:

Ubezpieczony był zatrudniony w latach 1995-1997 na umowę zlecenie i zgłoszony był tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Od 1.01.2000 r. pracodawca zatrudnia tę osobę na umowę o pracę. Czy za tego pracownika składa raport ZUS RIA, czy nie może w takim przypadku skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt ( bo zgłaszał już tę osobę przed 01/1999 r. – pomimo , że tylko do ubezpieczenia zdrowotnego)?

Odpowiedź:

W latach 1995-1997 istniało tylko ubezpieczenie społeczne, a ustawa  z dnia 6 lutego 1997 r.  o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym weszła w życie z dniem  1 stycznia 1999 r.

W okresie od 22.02.1995 r. do 31.12.1998 r. obowiązkowe ubezpieczenie społeczne obejmowało osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia zawartej na okres, co najmniej 15 dni.

Obowiązek ubezpieczenia dotyczył również umów zawartych na okresy krótsze niż 15 dni, jeżeli łączny okres umów zawartych z tym samym pracodawcą, wynosił, co najmniej 15 dni, a przerwy pomiędzy tymi umowami były krótsze niż 60 dni.

Raport informacyjny ZUS RIA składa się za ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 grudnia 2018 r. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych z 13 października 1998 r.  ubezpieczenie zdrowotne nie jest wymienione, jako ubezpieczenie społeczne. W sytuacji, gdy w latach 1995-1997 płatnik zatrudniał ubezpieczonego na umowę zlecenie i nie zgłosił go do ubezpieczeń, a jako pracownika zatrudnia go od 1.01.2000 r., to za tego pracownika powinien złożyć raport informacyjny ZUS RIA wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych. Zatem będzie mógł skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt.

Przykład:

Pracownik jest zatrudniony od 1995 r. do nadal. Tej osoby nie dotyczą przepisy mówiące o skróconym okresie przechowywania dokumentacji. Pracownikowi zostanie w lutym 2019 r. wypłacona trzynastka za 2018 r. Czy za tę osobę należy złożyć raport ZUS RPA?

Odpowiedź:

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA dotyczy dodatkowych danych przekazywanych od stycznia 2019 r. za ubezpieczonych, którzy są zatrudnieni. Nie ważna jest data zatrudnienia. Nie należy łączyć tego raportu z możliwością skrócenia okresu przechowywania akt dla osób zatrudnionych w okresie 1999-2018 r.

W sytuacji, gdy np. pracownik w lutym 2019 otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2018, pracodawca składa na bieżąco raport ZUS RPA.

Raport ZUS RPA dotyczy więc wszystkich osób (bez względu na datę zatrudnienia), którym po 1.01.2019 r. zostanie wypłacony składnik wynagrodzenia za rok poprzedni.

Podsumowując, raport ZUS RPA może być złożony zarówno za osobę, która została zatrudniona w 1995 r. i pracuje nadal u danego pracodawcy, jak i za osobę, która jest zatrudniona w 2015 r., czy w 2019 r.

Przykład:

Pracownica urodziła w grudniu 2019 roku ale nie poinformowała pracodawcy, który wypłacił jej wynagrodzenie za grudzień 2019 rok. W styczniu 2020 roku dostała 13-tkę ale w związku z korektą wynagrodzenia za grudzień 2019 rok, w raporcie ZUS RCA za styczeń 2020 rok będzie  podstawa „0”.

Odpowiedź:

W tym przypadku, wypłacona 13-tka za 2019 rok nie powinna być wykazana w raporcie ZUS RPA w styczniu 2020 roku. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dokument ZUS RPA, blok III.B.02/04/06) nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (dokument ZUS RCA, blok III.B.04).

 

Tak, gdyż wymienione szkoły są wymienione w ustawie o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, a w raporcie ZUS RPA podaje się właśnie okresy pracy nauczycielskiej uprawniające do tego świadczenia.

Blok III.F. imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, zatytułowany: OKRESY WYKONYWANIA PRACY NAUCZYCIELSKIEJ”, płatnik składek wypełnia za ubezpieczonego, który w danym miesiącu  wykonywał pracę nauczycielską w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128).

W art. 2 pkt 1 ww. ustawy wymienione są następujące placówki:

• publiczne i niepubliczne przedszkola,
• szkoły publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych,
• publiczne i niepubliczne placówki kształcenia ustawicznego i placówki, o których mowa w art. 2 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59, 949 i 2203),

a dokument ZUS RPA będzie stosowany od 1 stycznia 2019 r.

W bloku Blok III.F. płatnik składek powinien podać wyłącznie okresy, w których w miesiącu, za który ZUS RPA jest składany, praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), pomijając okresy, w których praca ta nie była wykonywana z powodu, np.:

• urlopu dla poratowania zdrowia,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu bezpłatnego,
• niezdolności do pracy, za które nauczyciel pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy,
• pobierania zasiłku macierzyńskiego lub opiekuńczego,
• urlopu na dalsze kształcenie się,
• urlopu szkoleniowego,
• stanu nieczynnego.

 

Przykład:

Nauczyciel samorządowy, którego wynagrodzenie nie osiągnęło pułapu określonego w Karcie Nauczyciela otrzyma jednorazowy dodatek uzupełniający. Prawo do takiego dodatku mają nauczyciele, którzy nie osiągnęli średniego wynagrodzenia w poprzednim roku kalendarzowym. Nie jest on zwolniony z oskładkowania. Czy taki dodatek należy wpisać w raporcie ZUS RPA w polu III. B?

Odpowiedź:

Odnośnie jednorazowego dodatku uzupełniającego – w świetle regulacji zawartych w art. 30a Karty Nauczyciela – dodatek ten jest należny dopiero po zakończeniu roku, za który przysługuje, gdyż dopiero wówczas jest wiadome, czy i w jakim zakresie nie został osiągnięty pułap średniego wynagrodzenia. Z tego względu oraz z uwagi na charakter i sposób obliczenia tego dodatku, zasadnym jest doliczenie go do roku wypłaty. W konsekwencji przychód z tytułu tego dodatku należy wykazać wyłącznie w dokumencie ZUS RCA. Nie należy kwoty tego dodatku wykazywać w raporcie  ZUS RPA.

 

Wykorzystanie dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni – przysługującego osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – odbywa się na tej samej zasadzie co wykorzystanie zwykłego urlopu wypoczynkowego. Okres dodatkowego urlopu wypoczynkowego jest więc uwzględniony przy ustalaniu okresów wykonywania pracy nauczycielskiej i tym samym podlega wykazaniu w bloku III. F. raportu ZUS RPA.

Zwracamy uwagę, że zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1172, z późn. zm.), dalej ustawy o rehabilitacji, dodatkowy urlop w wymiarze 10 dni roboczych nie przysługuje osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności w przypadku, gdy taka osoba uprawniona jest do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Nauczyciel, do którego mają zastosowanie przepisy Karty Nauczyciela, jest uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wymiarze wyższym niż 26 dni roboczych, stąd też należy wywnioskować, że nie  przysługuje mu dodatkowy urlop, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji.

W przypadku, gdy nauczyciel, w ramach jednego stosunku pracy, realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze zajęć (np. 6 godzin języka polskiego i 6 godzin biblioteki), w bloku III. F  ZUS RPA należy wpisać  jeden ustalony dla niego wymiar zajęć - łącznie dla wszystkich stanowisk, na których nauczyciel realizował obowiązki dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze. Zasady wykazywania wymiaru zajęć należy stosować również wtedy, gdy nauczyciel był zatrudniony w zespole szkół jako odrębnej jednostce organizacyjnej, a obowiązkowe zajęcia realizował w różnych typach szkół wchodzących w skład tego zespołu. Wówczas zespół szkół w raporcie ZUS RPA wykazuje okres pracy nauczycielskiej oraz wymiar zajęć nauczyciela według podanych zasad. Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej uprawniającej do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego nie są brane pod uwagę dni strajku.  W związku z tym w bloku III.F dokumentu ZUS RPA należy wskazać obowiązkowy wymiar zajęć, z pominięciem pracy w  placówce, w której  trwał strajk.

 

Rodzaje absencji:

• delegacja służbowa,
• wolne z tytułu honorowego krwiodawstwa (oddanie krwi),
• urlop uzupełniający (nauczyciel w trakcie wakacji, czyli w trakcie okresu  urlopu nauczycieli przebywał na długotrwałym L 4 wtedy należy się urlop uzupełniający),
• czas wolny za nadgodziny np. 1 dzień (nauczyciel w dzień wolny od zajęć np. sobota przebywał na zawodach sportowych z uczniami- należy się dzień wolny) ,
• strajk,
• wezwanie do organu administracji państwowej (np. sąd).

Odpowiedź:

Usprawiedliwione nieobecności w pracy pozostające w związku z pracą, za które nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia, powinny być wliczone do okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. W związku z powyższym okres delegacji służbowej pozostającej w zakresie obowiązków służbowych nauczyciela, jest uwzględniany przy ustalaniu okresów wykonywania pracy nauczycielskiej i tym samym podlega wykazaniu w bloku III. F. W bloku tym powinien być również uwzględniony przysługujący nauczycielowi inny dzień wolny za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze, wykonywane w dniu wolnym od pracy oraz urlop uzupełniający.  Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej należy wyłączyć okresy zwolnienia od pracy na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), czyli np.:

• okres zwolnienia od pracy na czas niezbędny do stawienia się w sądzie (§ 6 rozporządzenia),
• okres zwolnienia od pracy w celu oddania krwi (§ 12 rozporządzenia),

Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej w bloku III.F druku ZUS RPA należy pominąć dni strajku.

 

 

Art. 42c ust. 2 Karty Nauczyciela jest jednym z przepisów określających czas pracy nauczycieli. Zapewnia on nauczycielom, którzy pracują w szkołach, w których praca odbywa się we wszystkie dni tygodnia, korzystanie co najmniej raz na dwa tygodnie z dwóch kolejnych dni wolnych od pracy, z których jeden musi wypadać w niedzielę. Dni te powinny być więc wliczone do okresów wykonywania pracy nauczycielskiej.

Przykład:

Nauczycielowi wypłacono wyrównanie dodatku stażowego (za wysługę lat) z powodu przedstawienia pracodawcy dodatkowych dokumentów świadczących o zatrudnieniu. Wyrównanie to dotyczy 3 poprzednich lat. Wyrównanie to podlega oskładkowaniu. W jaki sposób wykazać tę kwotę w dokumencie ZUS RPA?

Odpowiedź:

Jeżeli wyrównanie dodatku stażowego należne jest również za inny rok kalendarzowy, niż rok jego wypłaty – to do każdego takiego roku należy doliczyć należną kwotę dodatku i odpowiednio wykazać w bloku III.B raportu ZUS RPA, o ile kwota tego dodatku stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku wypłaty.

 

Pracodawca składa raporty ZUS RPA na bieżąco za osoby, które są w ubezpieczeniu. Czyli także za osoby, które zatrudnione są od 1999 r.
Nie ma znaczenia, czy płatnik złożył ZUS OSW i ZUS RIA - to są dwie odrębne sprawy.
Dokument ZUS RPA płatnik składa na bieżąco, o ile był wypłacony przychód za inny rok, czy są okresy pracy nauczycielskiej.
Dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA oznaczają, że płatnik chce skrócić okres przechowywania akt.

 

Cały blok V – rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Pracodawca będzie wypełniać ten blok za pracowników, w przypadku których nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 1.01.2019 r. Dodatkowo blok ten pracodawca będzie wypełniać wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli następuje zmiana schematu podlegania ubezpieczeniom (w przypadku zleceniobiorcy) to pracodawca nie wypełnia tego bloku.

Jeżeli została podana przyczyna wyrejestrowania 800, to bloku V nie wypełnia się.
Blok V wypełnia się dla kodu wyrejestrowania 100 i 500.

Została określona weryfikacja dla dokumentu ZUS ZWUA w zakresie daty wyrejestrowania
z ubezpieczeń, tj. data w bloku IV. pole 02 powinna być późniejsza o 1 dzień od daty rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego podanej w bloku V. pole 01. Weryfikacja będzie wykonywana dla dokumentów z datą wyrejestrowania od 1.01.2019 r.

Dodatkowo w ramach wypełnienia dokumentu ZUS RIA za ubezpieczonego, z którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy po 1.01.2019 r. nastąpi sprawdzenie daty rozwiązania/ wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego wykazanej w bloku IV. pole 01 z datą rozwiązania/ wygaśnięcia ostatniego stosunku służbowego w bloku V. pole 01 dokumentu ZUS ZWUA. Poza tym, kody te mogą wystąpić tylko w powiązaniu z kodem 100 i 500 (przyczyna wyrejestrowania z ubezpieczeń).

Nie. Cały blok V dokumentu ZUS ZWUA (a nie wybrane pola) musi być wypełniony, gdy data wyrejestrowania jest od 1.01.2019 r. oraz gdy kod przyczyny wyrejestrowania jest 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia).
W przypadku gdy jest jednocześnie składany dokument ZUS ZUA z kodem takim, że różnica jest tylko na 5 lub 6 znaku to nie jest weryfikowany blok V dokumentu ZUS ZWUA.
W przypadku zastosowania kodu przyczyny wyrejestrowania 500- zgon osoby ubezpieczonej blok V musi być zawsze wypełniony.

Dla kodów przyczyny wyrejestrowania:

• 600 – inna przyczyna wyrejestrowania
• 700 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej
• 800 – wyrejestrowanie pracownika w związku z przejęciem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks pracy (Dz. U z 2016r. poz. 1666, 2138 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 60) blok V nie jest wypełniany. 

W przypadku rozwiązania umowy cywilno-prawnej nie jest wymagane wypełnienie bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

Cały blok V jest obowiązkowy jeśli wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 100 i 500.
Zawsze któraś ze stron była inicjatorem rozwiązania stosunku pracy – albo to pracownik wyszedł z inicjatywą, że chce się zwolnić albo to pracodawca podjął taką decyzję i poinformował pracownika. Zatem przy bieżącym rozwiązywaniu stosunku pracy, tj. od 1.01.2019 r. nie powinno być problemu z określeniem strony. Gdyby jednak był problem z ustaleniem, kto zainicjował, to w takiej sytuacji zawsze podaje się, że to pracodawca był stroną inicjującą.

Jeśli umowa nie została przedłużona to też z czyjejś inicjatywy. Bo albo pracownik nie chce kontynuować pracy u danego pracodawcy i poinformował, że jej nie przedłuża, albo pracodawca nie chce dalej zatrudniać danego pracownika i w efekcie umowa wygasła. Niemniej jednak, w takiej sytuacji należy wskazać, że stroną inicjującą był pracodawca.

Art. 36 ust. 11a ustawy systemowej nakłada na płatników składek obowiązek zamieszczania w zgłoszeniu  wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Z tego względu wypełnienie pola 05 bloku V ZUS ZWUA w przypadku, gdy wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń) – jest konieczne.

Informacja o stronie,  z inicjatywy której został rozwiązany stosunek pracy, jest wykorzystywana przy ustalaniu prawa do niektórych świadczeń, przy czym dla ustalenia prawa do tych świadczeń istotne jest generalnie to, że stosunek pracy został rozwiązany z inicjatywy pracownika. Jeśli pracownik nie był stroną inicjującą rozwiązanie stosunku pracy, prawo do tych świadczeń nie powstaje. Tylko w niektórych szczególnych przypadkach może powstać prawo do świadczenia jeśli stroną inicjującą rozwiązania stosunku pracy nie był pracownik, np. rozwiązania stosunku pracy nastąpiło  z powodu częściowej lub całkowitej likwidacji szkoły. W takich jednak przypadkach  nie ma wątpliwości, która ze stron zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.

Dlatego też przyjęto, że w sytuacji, gdy nie można ustalić strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05 bloku V ZUS ZWUA  należy wpisać 2 (pracodawca), co przez Zakład będzie interpretowane wyłącznie w ten sposób, że w danym przypadku stosunek pracy nie został rozwiązany z inicjatywy pracownika.

Ponadto należy stwierdzić, że w ZUS ZWUA w przypadku rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta, powinien być wskazany kod rozwiązania stosunku pracy 28R i kod podstawy prawnej rozwiązania – 407.

 

W przypadku zastosowania kodu przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej, blok V musi być zawsze wypełniony. Pracodawca wyrejestrowuje wówczas zmarłego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny 500, a jako stronę inicjującą rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05. bloku V wpisuje 2-PRACODAWCA.

Art. 36 ust. 11a ustawy systemowej nakłada na płatników składek obowiązek zamieszczania w zgłoszeniu  wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Z tego względu wypełnienie pola 05 bloku V ZUS ZWUA w przypadku, gdy wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 500 (zgon osoby ubezpieczonej) – jest również konieczne.

Zgodnie z 631. § 1.Kodeksu pracy - z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. W takiej sytuacji  trudno jest rozważać z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Dlatego też przyjęto, że w sytuacji, gdy nie można ustalić strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05 bloku V ZUS ZWUA  należy wpisać 2 (pracodawca).

Informacje zawarte w bloku V. ZUS ZWUA wykorzystywane są włącznie na potrzeby świadczeń emerytalno-rentowych i nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.  
 

W dokumencie ZUS ZWUA bloki od I do IV od 1.01.2019 r. pozostają do wypełnienia na takich samych zasadach jak do tej pory.

Dokument ZUS RPA jest dokumentem imiennym miesięcznym. Bloki III.B-III.E są powiązane z danymi wykazanymi w dokumencie ZUS RCA. W przypadku złożenia dokumentu w formie papierowej należy złożyć kolejny raport za ubezpieczonego z tymi samymi danymi identyfikacyjnymi oraz z wypełnionym blokiem, w którym będą wykazane przychody za lata ubiegłe. W programie Płatnik natomiast będzie można dodać jeszcze raz danego ubezpieczonego i wykazać pozostałe przychody, jeśli nie starczyło pól w danym bloku.

Druk ZUS RPA w zakresie dotyczącym przychodów uzyskiwanych przez ubezpieczonego dotyczy wszystkich pracodawców i zleceniodawców.

Płatnik składek za ubezpieczonego (np. nauczyciela, psychologa, bibliotekarza, pracownika świetlicy) powinien złożyć dokument ZUS RPA:

• jeśli w danym miesiącu wypłacił mu przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok III.B) lub  – w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (blok III. C),
• jeśli w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego wypłacił mu przychód, np. dodatek stażowy, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za dany miesiąc (blok III.D) albo za inny rok kalendarzowy (blok III.E).

Blok III.F w ZUS RPA powinien wypełnić za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć.

Ustawodawca zwolnił płatnika składek z obowiązku wypełniania bloku III.F za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, jeśli od tego nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego uzyskał  na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.

Zatem za nauczyciela mającego ustalone prawo do innego świadczenia niż nauczycielskie świadczenie kompensacyjne należy wypełnić blok III.F.

Jeśli płatnik składek wykazał w dokumencie ZUS RPA za ubezpieczonego np. kwoty w bloku III.B i III.C, a nie powinien, to w tej sytuacji należy złożyć zerowy raport ZUS RPA, czyli w bloku III.B i III.C w polu kwotowym wpisać 0. Płatnik powinien złożyć korektę zestawu dokumentów rozliczeniowych, tj. ZUS DRA, ZUS RPA ZUS RCA (jeśli korekta ma wpływ na podstawę wymiaru składek wykazaną na raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego) i oznaczonego identyfikatorem 02.

Składniki wynagrodzenia wykazuje się w tym miesiącu, w którym były wypłacone. Jeżeli dane składniki wynagrodzenia zostały wypłacone w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 rok to składany jest dokument ZUS RCA z identyfikatorem 01.01.2019 oraz raport ZUS RPA 01.01.2019, w którym zostaną wykazane składniki wynagrodzenia za 2018 rok.

Przykład 1:

Od 1 stycznia 2019 roku pracownik pozostaje na urlopie bezpłatnym. W styczniu 2019 roku wypłacono mu jednak premię roczną za rok 2018 w kwocie 200 000 zł (przekraczającej limit 30-krotności) – czy premię tę doliczyć do przychodu za 2018 rok czy też może uwzględnić ją w przychodzie za rok 2019 i każdy kolejny przychód tego roku będzie pomniejszany jedynie o składkę wypadkowa i chorobowa?

Czy przychody do tego limitu należy uwzględniać chronologicznie (w kolejności wypłat – nawet jeśli część nastąpiła już w kolejnym roku kalendarzowym) czy też proporcjonalnie tj. traktując dany przychód w zależności od tego za jakie okres przysługuje, bez względu na termin wypłaty?

Odpowiedź:

Kwotę tej nagrody:

• do wysokości stanowiącej kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wykazanej w raporcie ZUS RCA za styczeń 2019 r. – należy podać w bloku III.B ZUS RPA. Jest to kwota przychodu wypłaconego w miesiącu, którego raport ZUS RPA dotyczy, czyli w styczniu 2019 r. ale należnego za inny rok kalendarzowy, tj. za 2018 r. Kwota ta stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za styczeń 2019 r.,
• w wysokości wypłaconej ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru składek – należy podać w bloku III.C ZUS RPA. Jest to kwota przychodu wypłaconego w miesiącu, którego raport ZUS RPA dotyczy, czyli w styczniu 2019 r. ale należnego za inny rok kalendarzowy, tj. za 2018 r. Kwota ta w styczniu 2019 r. nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ale stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Przychody do wysokości stanowiącej kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy wykazywać zgodnie z realizowanymi wypłatami i odprowadzanymi składkami na ubezpieczenia społeczne od tych wypłat. To płatnik składek ma wiedzę od jakich wypłat odprowadza składki na wszystkie ubezpieczenia społeczne, a od jakich została już osiągnięta kwota rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zatem nie są już odprowadzane składki na te ubezpieczenia.
 

Przykład 2:

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2019 r. wynosi 142.950 zł
Przychód za styczeń 2019 r. – 50.000 zł (wynagrodzenie za styczeń 2019 r. wypłacone 28.01.2019 r.)
Przychód za luty 2019 r. – 50.000 zł (wynagrodzenie za luty 2019 r. wypłacone 28.02.2019 r.)
Przychód za marzec 2019 r. – 95.000 zł („13”za 2018 r. w kwocie 45.000 zł wypłacona 15.03.2019 r. – składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały naliczone przez płatnika od części „13”  i 50.000 zł wynagrodzenie za marzec 2019 r. wypłacone 28.03.2019 r.)

Odpowiedź:

W tej sytuacji za marzec 2019 rok płatnik powinien złożyć:
ZUS RCA – z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 42.950 zł natomiast podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe powinna wynosić 95.000 zł.
ZUS RPA – w bloku III.B należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 42.950 zł, natomiast w bloku III.C należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 2.050 zł.

Przykład:

Pracownik  w styczniu przekroczył podstawę emerytalno-rentową (jego podstawa chorobowo-wypadkowa wynosi 210 000 zł, przy emerytalno-rentowej zastosowano ograniczenie zgodnie z aktualnym wskaźnikiem, czyt. 142 950 zł).
Otrzymał 4 premie za lata: 2015, 2016, 2017 i 2018 (każde z nich w wysokości 52 500 zł). W jaki sposób  je wykazać w dokumencie ZUS RPA: które z kwot  wykazać w punkcie III.B, a które w III.C?
 

Odpowiedź:

W raporcie ZUS RPA za styczeń 2019 rok należy w bloku III.B wykazać kwotę premii, od której zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czyli od 142 950  zł.
Należy rozbić ją na poszczególne lata:

• pole 01. wpisać 2015, pole 02. wpisać 52 500,
• pole 03. wpisać 2016, pole 04. wpisać 52 500,
• pole 05. wpisać 2017, pole 06. wpisać 37 950.

W bloku III.C, należy podać kwotę premii, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (z uwagi na przekroczenie 30 krotności), czyli 67 050 zł. Należy rozbić ją na poszczególne lata:

• pole 01. wpisać 2017, pole 02. wpisać 14 550,
• pole 03. wpisać 2018, pole 04. wpisać 52 500.

Żaden formularz nie może być wypełniony wartościami ujemnymi.
W ZUS RPA wykazujemy przychody wypłacone w danym miesiącu a dotyczące innych lat.
W tym przypadku prawdopodobnie mamy taką sytuację, że w styczniu 2019 roku płatnik potrąca coś, co wypłacił w grudniu 2018 roku (np. wynagrodzenie za pełny miesiąc, a później ubezpieczony dostarczył zwolnienie lekarskie i trzeba potrącić je w styczniu 2019 roku).
Czyli w ZUS RCA za styczeń 2019 rok będzie zmniejszona podstawa i nie będzie wypłacone nic, co dotyczy innego roku, więc w takiej sytuacji nie będzie składany ZUS RPA.

Dokument ZUS RPA jest raportem imiennym miesięcznym. Jest składany w komplecie dokumentów rozliczeniowych wraz ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA. Jest on uzupełnieniem raportu ZUS RCA. Istnieje wyjątek. Raport ZUS RPA może być wysłany bez raportu RCA w sytuacji, gdy jest to korekta, która nie wpływa na zmianę podstawy wymiaru składek wykazanej na ZUS RCA. Raport RPA w trybie korekty w takiej sytuacji wysłany jest z ZUS DRA.

Tak, jest dokumentem rozliczeniowym miesięcznym i dotyczą go te same terminy jak dla pozostałych dokumentów.

Kwotę przychodu, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony należy podać w bloku III.C ZUS RPA.

Należy ustalić kwotę nagrody należną za 2018 rok. Kwotę wypłaconą w styczniu 2019 roku, która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy podać w ZUS RPA w bloku III.B.

Blok III.D i III.E w ZUS RPA dotyczą takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy;
• zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego;
• świadczenia rehabilitacyjnego.

Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Chodzi o składniki wynagrodzenia wypłacone za okres pobierania: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy; zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego.

Przy założeniu, że w pytaniu jest mowa o wyrównaniu świadczeń za czas niezdolności do pracy z kodami, o których mowa w dziale XI pkt 3 załącznika nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego… , to te wyrównania z uwagi na to, że są wykazywane w ZUS RSA – nie powinny być wykazane w bloku III.D i III.E w ZUS RPA.

Przykład:

W grudniu 2019 roku nauczyciel otrzymał następujące wynagrodzenie (wynagrodzenie naliczone z góry, wypłacone 1.12.2019 r.):

• wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł
• dodatek za wysługę lat 300 zł
• (podstawa emerytalno-rentowa 3300 zł)

W grudniu nauczyciel chorował przez połowę miesiąca, chorobowe zostało rozliczone w styczniu 2020 roku:
Wypłata na 1.01.2020 r.:

• wynagrodzenie zasadnicze za styczeń 3000 zł
• potrącenie za nieobecność grudniową -1500 zł (czyli wynagrodzenie zasadnicze brutto 1500,00 zł)
• wysługa lat 150 zł (300 zł za styczeń minus potrącenie za nieobecność grudniową 150 zł)
• wysługa lat bez składek ZUS za okres choroby grudniowej 150 zł
• zasiłek chorobowy za 15 dni 1450,00 zł

(Wysługa lat wypłacana jest obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Jest to typowy przykład, który pojawia się w większości szkół publicznych na przełomie roku. Jakie kwoty należy ująć w deklaracji ZUS RPA w grudniu, a jakie w styczniu?

Dodatek za wysługę lat za grudzień 2019 rok zostanie wpłacony 1.12.2019 r. za cały miesiąc, zostaną naliczone i potrącone składki finansowane przez ubezpieczonego. Zgodnie z zapisami obowiązującymi u płatnika dodatek za wysługę lat za okres przebywania na zasiłku chorobowym nie stanowi podstawy wymiaru składek. Nadpłacone wynagrodzenie w grudniu 2019 roku zostanie potrącone z wynagrodzenia za styczeń 2020 roku.

Odpowiedź:

Dodatek stażowy, który jest wypłacany w styczniu 2019 r. obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a jest należy za grudzień 2018 r., powinien być wykazany w dokumencie ZUS RPA w bloku III.E.
Natomiast zestawienie wypłacanych świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej płatnik składek wykazuje w dokumencie ZUS RSA. Zatem, dokument ZUS RPA nie dotyczy wskazanych świadczeń.

Przykład:

Pracownik zachorował pod koniec grudnia 2018 roku. W grudniu wypłaciliśmy całe wynagrodzenie, od którego opłaciliśmy składki ZUS. Z przyczyn technicznych nie rozliczyliśmy nieobecności na bieżąco. W styczniu wypłacono zasiłek chorobowy z grudzień 2018 rok, pomniejszone o nieobecność w grudniu 2018 roku wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy w pełnej wysokości za styczeń 2019 rok. Część dodatku stażowego odpowiadająca okresowi choroby (grudzień 2018 rok) nie stanowiła podstawy wymiaru składek. W którą cześć druku ZUS RPA należy wpisać wysokość nieoskładkowanego dodatku stażowego.
Czy będzie to III.D czy III.E? W grudniu 2018 roku ubezpieczony otrzymał cały dodatek, mimo że dotyczy to grudnia, ale rozliczenie było w styczniu.

Odpowiedź:

Kwotę dodatku stażowego wypłaconego w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 roku, należy wykazać w bloku III.E, ponieważ jest to przychód za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok 2019 podany w bloku I. Dane organizacyjne).

Nie. W przypadku składania raportu ZUS RPA pierwszorazowego jest on składany tylko w przypadku gdy będą do wykazania kwoty przychodu lub okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.Raport zerowy ZUS RPA, składany jest w przypadku korekty tego dokumentu, gdy chcemy wyzerować przekazane dane w dokumencie pierwszorazowym.

Tak, jeśli nie było wypłaconego przychodu za inny rok lub nie była wykonywana praca nauczycielska. 

Tak, w tej sytuacji pracodawca sporządzając rozliczenie należnych składek za styczeń 2019 rok (sporządzane w lutym 2019 roku) powinien przekazać za pracowników do ZUS razem z raportami ZUS RCA także imienne raporty miesięczne o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA. W raporcie ZUS RPA powinien zostać wykazany przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy – w tym przypadku za 2018 rok. Rozliczenie powinno zostać sporządzone z nowej wersji programu Płatnik.

Bloki III.D i III.E w ZUS RPA dotyczą takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego, dodatku ratowniczego), które w czasie trwania niezdolności do pracy są pracownikowi wypłacane obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego. Składniki te wypłacone obok wynienionych świadczeń nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W związku z tym, że pracownik zachowuje prawo do  tych składników w czasie pobierania ww. świadczeń wypłaconych za czas niezdolności do pracy - nie są one uwzględnianie przy ustalaniu  podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeśli natomiast składniki te są wypłacane pracownikowi w ramach wynagrodzenia, czyli w czasie świadczenia pracy, wówczas są objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypłacone w ramach wynagrodzenia za pracę stanowią również podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Blok III.D i III.E w ZUS RPA  nie dotyczy zatem składników, które nigdy nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wyjaśniania te dotyczą również bloku VII w ZUS RIA.

Dodatek stażowy, który jest wypłacony w styczniu 2019 roku obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jest należny za grudzień 2018 rok powinien być wykazany w dokumencie ZUS RPA w bloku III.E.

Przykład:

Grudzień 2018 r.:

• wynagrodzenie zasadnicze 2500 zł
• wysługa 500 zł
• ZUS RCA podstawa składek 3000 zł

Styczeń 2019 r.:

• zwolnienie lekarskie za okres 29.12.2018-31.12.2018 r.  (wpłynęło już po wypłacie grudniowej, więc rozliczane w styczniu 2019 r.)
• wynagrodzenie zasadnicze 3000/30*3=300    3000-300=2700 zł
• wysługa nieprzepracowana  500/30*3=50 zł
• wysługa przepracowana 500-50= 450 zł
• kwota zasiłku 320 zł
• ZUS RCA podstawa składek 2700+450= 3150 zł
• ZUS RSA zasiłek 320 zł

ZUS RPA wysługa nieprzepracowana 50 zł za rok 2018r. i zasiłek 320 zł za rok 2018 r. (Zasiłek pokazujemy w ZUS RSA z datami, w ZUS RPA nie wykazuje się wg przykładów opisanych w poradniku)

Pytanie: co z wynagrodzeniem oraz wysługą przepracowaną za grudzień 2018 i styczeń 2019?

Gdyby zwolnienie było rozliczone w grudniu 2018 r.:

• Grudzień 2018 r.:
  • na RCA za grudzień 2018r. podstawa składek byłaby 3150 zł
  • na RSA zasiłek 320 zł
  • RPA wysługa nieprzepracowana 50 zł
• Styczeń 2019 r.:
  • na RCA podstawa składek 3000 zł.

Gdyby było wystawione RP7 to pomniejszenie stycznia zostało by wykazane w 2018 r. razem z zasiłkiem, a za styczeń 2019r. w RP7 wpisane by było 3000 zł.

Pytanie: czy RPA nie powinno tego również odzwierciedlać?

Odpowiedź:

Jeżeli zwolnienie lekarskie za grudzień zostało rozliczone w grudniu 2018 roku – wówczas kwota dodatku stażowego wypłaconego  za czas niezdolności do pracy, czyli kwota, od której nie została odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w raporcie informacyjnym ZUS RIA w bloku VII. W tym bloku w polu 01. Rok wypłaty oraz w polu 02. Przychód za rok  należy wpisać 2018 r. oraz w polu 03 kwotę tego dodatku. Jeżeli  płatnik nie skorzysta z możliwości złożenia za pracowników raportów informacyjnych  ZUS RIA  - wówczas dane o przychodzie za 2018 r. i lata wcześniejsze wykazuje poprzez wystawienie zaświadczenia o zatrudnianiu i wynagrodzeniu. Może to zrobić przy wykorzystaniu formularza ERP-7, w którym kolumna 5 tabeli na str. 3 dotyczy  przedmiotowego dodatku stażowego.

Jeżeli natomiast okres niezdolności do pracy przebyty w grudniu 2018 roku został rozliczony w styczniu 2019 roku – wówczas kwotę dodatku stażowego wypłaconego za czas niezdolności do pracy w styczniu 2019 r. za grudzień 2018 r. – należy wykazać w bloku III.E ZUS RPA złożonym w lutym 2019 roku za styczeń 2019 rok.

Pytanie:

Czy  rozliczając takie chorobowe należy korygować raporty rozliczeniowe za grudzień? Dotychczas nie było potrzeby korygowania zwolnienie rozliczanego w m-cu następnym.
Proszę o wskazanie sposobu wykazania takiego przypadku w nowych formularzach ZUS.

Odpowiedż:

W tej sytuacji nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych za 12/2018. Płatnik powinien przekazać za pracownika następujące dokumenty za 01/2019:

• ZUS RCA z podstawą wymiaru składek w kwocie 3150,00 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą 320,00 zł
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.E, kwota 50,00 zł.
   

 

W dokumencie ZUS RPA w bloku III.D należy wykazywać należne za ten rok kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast w bloku III.E – należne za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dokument ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia, które  w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeśli w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników kwoty na ubezpieczenie grupowe X i opiekę zdrowotną Y stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe to za okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku chorobowym czy macierzyńskim, należy je wykazać w bloku III.D i III.E.
Poniżej zostały przedstawione przykłady oraz wskazany sposób rozwiązania.

Przykład 1:

Pracownik otrzymuje zasiłek macierzyński w styczniu 2019 roku, za pracownika opłacana jest składka na ubezpieczenie grupowe Y w kwocie 14,90 zł oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne Y w kwocie 29,10 zł, które nie stanowią za ten okres podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wypłata zasiłku w lutym 2019 rok) – za pracownika należy złożyć dokument ZUS RPA z identyfikatorem 01 02.2019 wypełniając pozycję III.D z kwotą 44,00 zł.

Przykład 2:

Pracownik otrzymuje zasiłek macierzyński w grudniu 2019 roku, za pracownika opłacana jest składka na ubezpieczenie grupowe Y w kwocie 14,90 zł oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne Y w kwocie 29,10 zł, które nie stanowią za ten okres podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wypłata zasiłku w styczniu 2020 roku)– za pracownika należy złożyć dokument ZUS RPA z identyfikatorem 01 01.2020 wypełniając pozycję III.E z kwotą 44,00 zł i wskazując rok 2019.

Natomiast jeśli pracodawca od opłacanych za pracowników w trakcie świadczenia pracy kwot na ubezpieczenie grupowe X i opiekę zdrowotną Y nie odprowadza składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wówczas kwot tych nie należy wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

 

Przykład:

Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych lub macierzyńskich ( nie mają innych tytułów do ubezpieczenia), mają prawo do opieki medycznej, wartość pakietu opłaca pracodawca. Do dochodu pracownika doliczana jest wartość pakietu, ale nie podlega ona oskładkowaniu w części przysługującej za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym.

Odpowiedź:

Płatnik składek, w bloku III.D raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w bloku III.E – płatnik składek wykazuje kwoty ww. przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport  ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników wartości pakietu medycznego stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i za  okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy – wówczas wartości tego pakietu  należy  wykazać odpowiednio  w bloku III.D i III.E.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  wartości pakietu medycznego opłaconego w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Płatnik składek, w bloku III.D raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w bloku III.E – płatnik składek wykazuje kwoty ww. przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport  ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników wartości pakietu medycznego stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i za  okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy – wówczas wartości tego pakietu, który nie stanowił podstawy wymiary składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy  wykazać odpowiednio  w bloku III.D i III.E.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  wartości pakietu medycznego opłaconego w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Płatnik nie wykazuje w raporcie ZUS RPA bonusów wypłaconych pracownikowi przebywającemu na urlopie wychowawczym.

Przykład:

Pracownik korzysta z opieki medycznej (składnik wynagrodzenia otrzymywany przez pracownika w naturze), za którą opłatę w stawce miesięcznej pokrywa pracodawca. Wartość opłaty miesięcznej za opiekę medyczną jest doliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika. Za okres pobierania zasiłku wartość opłaty za opiekę medyczną doliczana do podstawy wymiaru składek jest pomniejszana o 1/30 za każdy dzień choroby.
W styczniu 2019 r. pracownik  przez 20 dni pobierał zasiłek chorobowy. Wartość opłaconej przez pracodawcę składki za opiekę medyczną została podzielona i część składki przypadająca na okres pobierania zasiłku nie została doliczona do podstawy wymiaru składek.

Odpowiedź:

Tak, należy uwzględnić to na ZUS RPA blok III.

W bloku III.D raportu ZUS RPA płatnik składek wykazuje kwoty przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Blok III.D dotyczy takich składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, wartości pakietu medycznego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy. Natomiast prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane w całości przez pracodawcę wartości pakietu medycznego, polisy ubezpieczeniowej stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i za okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i polisy ubezpieczeniowej i wynika to z przepisów stosowanych w danym zakładzie pracy - jak również przychód z tytułu tych świadczeń nie został włączony do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego – wówczas  należy go wykazać w bloku III.D.

Przykład:

W styczniu 2019 r. zarejestrowano ZLA pracownika za okres 29-31 grudnia 2018 r. W styczniu 2019 r. pomniejszono wynagrodzenie zasadnicze i wpłacono wynagrodzenie chorobowe za 3 dni. Podzielono także wartość opłaconej przez pracodawcę składki za opiekę medyczną za grudzień i część składki przypadająca na okres pobierania wynagrodzenia chorobowego w grudniu pomniejszyła podstawę wymiaru składek za styczeń.

Odpowiedź:

Tak, należy uwzględnić wartość opłaconej składki za grudzień w styczniu w dokumencie ZUS RPA styczniowym w bloku III.E.

Przychody niepieniężne (niewypłacone), od których została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, są uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury i renty.
Zatem tego rodzaju przychody, które zostały wypłacone w innych roku niż rok, za który są należne, powinny być wykazane w raporcie ZUS RPA.

Nagrodę jubileuszową, od której opłacono składkę na ubezpieczenie społeczne, uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń. Całą kwotę nagrody jubileuszowej dolicza się do wynagrodzenia za rok, w którym została wypłacona.
Zatem nie należy rozbijać kwoty nagrody jubileuszowej na 5 lat i nie należy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

Tak. W takim przypadku płatnik składek powinien wypełnić tylko blok I, II,III, IV.

ZUS nie będzie wydawał zaświadczenia stwierdzającego możliwość skrócenia okresu przechowywania akt.

W myśl art.  23 ¹ Kodeksu pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przejęcie części zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętej części zakładu. Powyższe oznacza, że poprzedni pracodawca musi udostępnić  nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894):

§ 9. W sytuacji określonej w art.  23 ¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

W opisanym przypadku nowy pracodawca ma obowiązek złożyć raporty informacyjne ZUS RIA za przejętych pracowników.

1. Czy zawieszenie prawa do świadczenia kompensacyjnego powoduje obowiązek składania ZUS RPA za taką osobę?

Zawieszenie prawa do świadczenia kompensacyjnego nie powoduje obowiązku składania ZUS RPA - w ustawie jest mowa o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, nie ma warunku mówiącego, że świadczenie to ma być wypłacane.

  2. Czy znaczenie ma tu sam fakt ustalonego prawa do świadczenia kompensacyjnego, niezależnie czy świadczenie to jest pobierane czy zawieszone?

Znaczenie ma sam fakt ustalonego prawa do świadczenia kompensacyjnego – nie ma znaczenia, czy świadczenie to jest pobierane czy zawieszone.

 

 

Przykład 1:

Płatnik zatrudnia zleceniobiorcę od 10/2018 r. ( jedyny tytuł więc zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 041100).  31.03.2019 r.  płatnik wyrejestrowuje tego ubezpieczonego ( umowa zlecenie została rozwiązana). 1 kwietnia 2019 r. zatrudnia tę osobę na umowę o pracę i zgłasza go do ubezpieczeń z kodem 011000. Czy w tym przypadku płatnik wraz z wyrejestrowaniem ZWUA (kodu 041100) dotyczącym zlecenia powinien złożyć raport ZUS RIA, pomimo, że od 1 kwietnia będzie zatrudniał tę osobę tylko jako pracownika?
Czy w sytuacji, gdy zamierzał daną osobę zatrudnić na dalszy okres (bez dnia przerwy) tylko na podstawie innej umowy raport RIA powinien złożyć dopiero w momencie rozwiązania umowy o pracę ( wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA kodu 011000)?

Płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonych, których zgłosił po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Jeśli zatem zleceniodawca zatrudnił osobę na umowę zlecenie od października 2018 r. i wyrejestrował ją z dniem 31 marca 2019 r., to raport ZUS RIA powinien złożyć wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA. Nie ma znaczenia, że od 1 kwietnia 2019 ponownie go zatrudnia. 

Przykład 2:

Pracownik (kod 011000) zgłoszony do ubezpieczeń od 10/2018 r.  Umowa na czas określony do 31.03.2019 r. Kolejną umowę płatnik zawiera z pracownikiem od 5.04.2019 r. ( przerwa w zatrudnieniu 4 dni). Czy wraz z ZWUA ( dotyczącym wyrejestrowania z dniem 1.04.2019 r.) powinien złożyć ZUS RIA pomimo, że ponownie zatrudnił tego samego pracownika?

W tym przypadku pracodawca składa ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA z dniem 1.04.2019 r.

Przykład 3:

Płatnik zatrudniał pracownika (011000) w latach 01/1999-12/2017. Pracownik jest już wyrejestrowany z dniem 01.01.2018 r. Płatnik w czerwcu 2019 r. podpisuje umowę zlecenie z tym byłym pracownikiem. Zgłasza go jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego ( osoba ta podlega obowiązkowo do ubezpieczenia społecznego z innego tytułu). Czy płatnik powinien złożyć ZUS RIA za tego pracownika za okres zatrudnienia 01/1999-12/2017 w terminie 12 miesięcy (od złożenia ZUS OSW) ? Umowa zlecenie z 06/2019 r. jest kolejnym zgłoszeniem tego ubezpieczonego u danego płatnika ale dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego. A kiedy płatnik powinien złożyć ZUS RIA, gdyby z tytułu umowy zlecenia z 06/2019 r. ubezpieczony podlegał do wszystkich ubezpieczeń (nie tylko do zdrowotnego)?

Płatnik składa ZUS RIA w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW za zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. (zwolnionych do 31 grudnia 2018 r.). Zatem za pracownika, który miał okres zatrudnienia od stycznia 1999 r. do grudnia 2017 r.,  zwolnionego 1 stycznia 2018 r. pracodawca powinien złożyć raport ZUS RIA w terminie 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW.
Tak samo w przypadku, gdy z umowy zlecenia z 6/2019 ubezpieczony podlegałby wszystkim ubezpieczeniom -  w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW.  Ważne jest zatrudnienie, które zaczęło się w okresie przed 1 stycznia 2019 r., które w tym przypadku skończyło się w 2017 r. Nie ma znaczenia, że ponownie umowa została nawiązana w 2019 r.

Tak. Z tym, że gdy zostało przekazane oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW , to odwołanie tego oświadczenia jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.
Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.

Jeśli błędnie zostały wykazane dane w ZUS RPA dotyczące przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy bądź okres wykonywania pracy nauczycielskiej, to korektę danych składa się w zależności od popełnionego błędu.

Gdy błędnie zostały wykazane dane, które:

• nie wpływają na podstawę wymiaru składek wykazaną w raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego, to składa się korektę ZUS RPA wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA,
• mają wpływ na podstawę wymiaru składek wykazaną na raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego, to składa się korektę ZUS RPA wraz z zestawem dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCA).

W raporcie RPA w przypadku korekty wypełnia się cały raport z uwzględnieniem skorygowanych danych.

Jeśli chodzi o ZUS RIA, w przypadku korekty należy złożyć ponownie dokument ZUS RIA. W bloku I. Dane organizacyjne w polu 01 wpisać - 2. Pozostałe bloki należy wypełnić bez zmian, z wyłączeniem bloku korygowanego.

Przykład:

Jeżeli płatnik w pierwszym komplecie złożył ZUS RPA z kodem 041100, a w drugim 041110 (prawidłowy kod), to dokument ZUS RPA z pierwszego kompletu powinien zostać wyzerowany?
Aktualnie system przyjmuje oba raporty ZUS RPA jako poprawne(dla kodu 041100 i 041110). Czyli zasada korygowania kodu tytułu ubezpieczenia w dokumentach ZUS RPA jest taka sama jak w ZUS RCA?
Jednocześnie system odrzuca raport RCA przy próbie wyzerowania błędnego kodu tj. 041100 i wykazania raportu z poprawnym (komunikat – kod na raporcie ZUS RCA niezgodny z danymi w RPA).
Powinno się wyzerować błędny kod na ZUS RPA i wyzerować raport ZUS RCA z kodem 041100, gdyż widnieje w systemie jako błędny - odrzucony z powodu błędów merytorycznych.

Odpowiedź:

Płatnik składek złożył dwa raporty ZUS RPA za ubezpieczonego z kodem tytułu 0411 00 z nr. 1 i 0411 10 z nr. 2.
W sytuacji, gdy raport ZUS RPA nie powinien być złożony, to w komplecie korygującym raport ZUS RPA powinien zostać zerowy. Wówczas raport wcześniej złożony zostanie wyksięgowany. Raport zerowy z wyższym identyfikatorem numerycznym wycofałby raport dla ubezpieczonego z tym samym sześcioznakowym tytułem ubezpieczenia. Raporty ZUS RPA są weryfikowane z podstawą wymiaru składek na raporcie ZUS RCA dla danego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia. W związku z tym płatnik, jeśli dokonał zgłoszenia i rozliczenia z niewłaściwy kodem tytułu, powinien wyrejestrować ubezpieczonego. A nastąpienie zgłosić go z prawidłowym kodem tytułu. W komplecie korygującym wyzerował tylko z niepoprawnym kodem tytułu raport ZUS RCA, bez raportu ZUS RPA z jednoczesnym przekazaniem raportu ZUS RCA i ZUS RPA z właściwym kodem tytułu. Dlatego raport ZUS RCA z kodem 0411 10 został oznaczony, jako poprawny a drugi z kodem 0411 00 oznaczony statusem 70 - Po weryfikacji skrośnej, błędny - odrzucony z powodu błędów merytorycznych (stan końcowy) z kodem błędu 50906004 - Podstawa na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na raporcie RCA jest mniejsza od kwoty przychodu w bloku III.B raportu RPA lub złożono raport korygujący RZA (i jest raport RPA z niezerowym blokiem III.B lub III.C). Weryfikacja skrośna to weryfikacja z innymi dokumentami. W systemie jest raport ZUS RPA z kodem 0411 00 z pierwszego kompletu ze statusem poprawnym który wchodzi do kompletu logicznego.

Zatem dla prawidłowego rozliczenia składek płatnik powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych z identyfikatorem 03 i raportami:

• ZUS RCA z kodem tytułu 0411 00 i podstawą wymiaru – 0
• ZUS RPA z kodem tytułu 0411 00 i przychód 2018 i kwotą – 0.

Dokument ZUS RIA w programie Płatnik wypełnia się tak jak każdy inny dokument. Będzie można go wypełnić nawet jest nie będzie wcześniej wysłane oświadczenie ZUS OSW. Jedynie taki dokument ZUS RIA nie będzie mógł być wysłany do ZUS.

Dokument ZUS OSW i ZUS RIA składają płatnicy, którzy są aktywni, a więc rozliczają należne składki za zatrudnione osoby. Te podmioty mogą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku płatnika zlikwidowanego - został przejęty przez innego płatnika złożyć OSW i RIA może następca prawny. Przejęcie zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętego zakładu. Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

Okres przechowywania akt pracowniczych mogą skrócić płatnicy aktywni. Pracodawca nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Musi być to jego dobrze przemyślana decyzja.

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:
w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

W opisanej sytuacji nie będą obowiązywały takie terminy, ponieważ płatnik składek planuje likwidację firmy.
Jeśli firma chce skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i planuje złożyć oświadczenie ZUS OSW w kwietniu br., to powinna złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich zatrudnianych pracowników przed planowanym wyrejestrowaniem.

Tak. Została określona weryfikacja dla dokumentu ZUS ZWUA w zakresie daty wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. data w bloku IV. pole 02 powinna być późniejsza o 1 dzień od daty rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego podanej w bloku V. pole 01.

Tak, do 31.01.2019 r. płatnik mógł wysłać dokument ZUS ZWUA ze starej wersji programu Płatnik. Dokument zostanie przekonwertowany na nową wersję i w takiej postaci zapisany na koncie płatnika i ubezpieczonego. Jeśli na przesłanym ZWUA będzie kod tytułu 0110xx, przyczyna wyrejestrowania 100 lub 500 oraz data wyrejestrowania równa lub późniejsza niż 2.01.2019 r., wówczas skontaktujemy się z płatnikiem w celu uzupełnienia danych do nowego bloku V. dane w bloku V wymagane są dla osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy po 2018 r.

W przypadku przeniesienia służbowego pracownika służby cywilnej stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu ani nie wygasa. Stosunek ten jest kontynuowany u pracodawcy, który przejął pracownika. W tym przypadku ex lege, tj. z mocy samej ustawy, następuje jedynie zmiana treści łączącego strony stosunku pracy w zakresie miejsca świadczenia pracy, a w drodze porozumienia strony mogą również zmienić inne elementy kontynuowanego stosunku pracy.
W art. 70 i 71 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej wskazano odpowiednio przesłanki ,,wygaśnięcia” i "rozwiązania” stosunku pracy – wśród nich brak jest ,,przeniesienia”, o którym mowa w art. 64  tej ustawy. Za tym, że w takim przypadku mamy do czynienia z kontynuacją zatrudnienia przemawia również treść art. 75 ww. ustawy, zgodnie z którym w razie przeniesienia urzędnika służby cywilnej oraz pracownika służby cywilnej do innego urzędu jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do urzędu, w którym urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej ma być zatrudniony.

Zatem, o ile płatnik składek potwierdzi, iż w przypadku opisanym w pytaniu nie nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, brak jest podstaw do wypełnienia przez płatnika składek bloku V formularza ZUS ZWUA. Wypełnienie tego bloku byłoby w takiej sytuacji niezgodne ze stanem faktycznym.
W sytuacji, kiedy nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę wypełniany jest jedynie blok IV.
Blok V w formularzu ZUS ZWUA wypełniany jest tylko wtedy, kiedy następuje ostateczne rozwiązanie stosunku pracy (czyli w sytuacji, kiedy w bloku IV pole 03 jest wpisany kod 100).

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją – nie odnosi się do zasad rozliczania świadczeń emerytalno-rentowych w związku z osiąganiem przychodu. Zasady te pozostają bez zmian i w związku z tym nadal na pracodawcy i zleceniodawcy spoczywa obowiązek powiadomienia ZUS o zawarciu ze świadczeniobiorcą umowy objętej obowiązkiem ubezpieczenia społecznego i o wysokości osiągniętego przez niego przychodu. Przypominamy również, że obowiązek ten nie dotyczy zarobkujących emerytów, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny.
 

 

Jeżeli płatnik (osoba fizyczna) prowadził działalność w okresie 1995-2003 r., a następnie ją zlikwidował i od 2006 r. rozpoczął nową działalność, to będzie musiał złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych (pracowników, zleceniobiorców), którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

 

Blok X jest blokiem wielokrotnym. Płatnik będzie mógł dodać kolejne okresy bez konieczności wypełniania kolejnego dokumentu ZUS RIA.

Od 2019 r. nie uległ zmianie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zawierającej dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz zaliczanych do pracy górniczej, który - tak jak dotychczas - wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. Jest to związane ze specyfiką okresów pracy górniczej oraz dokumentacji potwierdzającej te okresy, a także z odmiennościami w zasadach przyznawania emerytur górniczych.

Zatem, jeśli płatnik z branży górniczej zatrudniał w tym okresie, tylko i wyłącznie pracowników, którzy mają okresy pracy górniczej, to za nich nie może skrócić okresu przechowywania dokumentacji.

Jeśli zatrudnia także innych pracowników, to może skrócić za nich okres przechowywania akt.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją – nie odnosi się do zasad rozliczania świadczeń emerytalno-rentowych w związku z osiąganiem przychodu. Zasady te pozostają bez zmian i w związku z tym nadal na pracodawcy i zleceniodawcy spoczywa obowiązek powiadomienia ZUS o zawarciu ze świadczeniobiorcą umowy objętej obowiązkiem ubezpieczenia społecznego i o wysokości osiągniętego przez niego przychodu. Przypominamy również, że obowiązek ten nie dotyczy zarobkujących emerytów, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny.

Przepisy art. 117 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych  oraz § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe - wyłączają obowiązek przedkładania przez zainteresowanego, zgłaszającego wniosek o świadczenia, dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego.

Raport informacyjny ZUS RIA, który dotyczy dodatkowych danych za lata 1999-2018 i imienny raport miesięczny ZUS RPA, który dotyczy dodatkowych danych za lata następne (okresy bieżące po 2018 r.) uzupełniają informacje o wypłaconym przychodzie i szczególnych okresach pracy, zapisane na koncie ubezpieczonego na podstawie innych dokumentów składanych przez płatnika składek (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS ZSWA).

Dane te zostaną odpowiednio wykorzystane przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości niektórych świadczeń. Ubezpieczony nie będzie musiał więc dołączać do wniosku o świadczenie dokumentów, które potwierdzają informacje przekazane ww. raportach.

Jedynie w przypadku okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze w rozumieniu art. 32 powołanej ustawy emerytalnej  oraz okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych - przypadających do 31 grudnia 2008 r. może się okazać, że konieczne będzie dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających wykonywaną pracę.

Przekazanie przez płatnika składek w raportach ZUS RIA i ZUS RPA informacji o przychodzie należnym za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony - pozwoli na ustalenie podstawy wymiaru świadczenia z zachowaniem zasady, zgodnie z którą przy ustalaniu łącznej kwoty przychodu za poszczególne lata kalendarzowe dany przychód doliczany jest do roku, za który był należny.

Czas na złożenie raportów ZUS RIA liczymy od daty złożenia oświadczenia.

Jeżeli płatnik składek (pracodawca) zatrudniał danego pracownika w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. i nie złożył oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportu informacyjnego ZUS RIA, to będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
Jeżeli płatnik składek ponownie zatrudni tego pracownika po 1.01.2019 r., to będzie on zobowiązany przechowywać jego dokumentację pracowniczą przez 10 lat.

Blok V wypełniany jest dla kodów 0110, 0111, 0120, 0125, 0126. Dla pozostałych kodów bloku V nie wypełniamy.

Jeśli płatnik złożył ZUS OSW, to ma obowiązek złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych, których zatrudniał w okresie 1.01.1999 r. – 31.12.2018 r., także za osoby, które już pobierają świadczenie.

Dokument ZUS RPA jest składany za ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli za pracownika i osobę  zatrudnioną na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Za członka rady nadzorczej, który nie jest ww. ubezpieczonym, nie należy zatem wypełniać dokumentu ZUS RPA.
Dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.
Dokument ZUS RPA składa się za osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia, jeżeli z tego tytułu były zgłoszone do ubezpieczeń społecznych.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty przychód należy doliczyć do roku kalendarzowego,  za który jest należny. Jedynie w przypadku przychodu, co do którego nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje, przychód ten należy wykazać w roku wypłaty.
Płatnik składek przekazuje dokument ZUS RPA, jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Jeśli wynagrodzenie za okres  20.12.2018-19.01.2019 jest wypłacane w styczniu i od  tej kwoty opłacona  została składa na ubezpieczania emerytalne i rentowe  – to kwotę  wynagrodzenia należnego  za 2018 r.  należy  wykazać w bloku III.B.  raportu ZUS RPA - składanego za styczeń 2019 r.
Przy czym dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami: 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.

Nie. Wypełnienie bloku V jest wymagane dla kodu tytułu 0110.

Informacje o wypłaconym w kolejnym roku za rok poprzedni wynagrodzeniu będą zapisane na PUE- profilu ubezpieczonego.
Jednocześnie ustawa aktowa nie wprowadziła zmian w obowiązujących przepisach w zakresie informowania ubezpieczonego o dokonanym rozliczeniu należnych składek.

 

W tym przypadku płatnik powinien przekazać ZUS RIA za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych (art. 41b pkt 1 ustawy o sus).
W sytuacji, gdy płatnik złoży dokument ZUS RIA, nie może wycofać oświadczenia ZUS OSW (art. 41 a ust. 3 ustawy o sus).

W dokumencie ZUS RPA, jak również w ZUS RIA – płatnik składek nie wykazuje tych danych, które już przekazał do ZUS i które zostały zapisane na koncie ubezpieczonego. Zestawienie wypłacanych świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej, czyli również zasiłku macierzyńskiego - płatnik składek wykazuje w dokumencie ZUS RSA. Zatem dokument ZUS RPA oraz ZUS RIA nie dotyczy wymienionych świadczeń.

 

W przypadku rozwiązania umowy o pracę na okres próbny z upływem tego okresu w dokumencie wyrejestrowującym ZUS ZWUA w bloku V jako kod podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego należy wpisać kod 407, natomiast jako kod wygaśnięcia/ kod trybu rozwiązania stosunku pracy/ stosunku służbowego należy podać kod 28R.

 

Płatnik nie może wpisać w ZUS RIA rok wypłaty 2018, przychód za rok 2019.
W bloku V- kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe- za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.:

• w polu 01 (rok wypłaty)- rok nie może być wcześniejszy niż 2000 r., ani późniejszy niż 2018 r.,
• w polu 02 (przychód za rok)- rok nie może być wcześniejszy niż 1999 r., ani późniejszy niż 2017 r.

Podobnie w bloku VI- kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe- za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.:

• w polu 01 (rok wypłaty)- rok nie może być wcześniejszy niż 2000 r., ani późniejszy niż 2018 r.,
• w polu 02 (przychód za rok)- rok nie może być wcześniejszy niż 1999 r., ani późniejszy niż 2017 r.

 

W takiej sytuacji należy złożyć ZUS RPA wraz z raportem ZUS RCA po ustaniu zatrudnienia. Informuję, że w dokumencie ZUS RPA można użyć kodu 3000 i 5000.

W przypadkach gdy :

• umowa-zlecenie (prace programistyczne) zawarta na czas określony 01.02.2017-28.02.2017,
• umowa-zlecenie (koordynacja prac programistycznych) zawarta na czas nieokreślony, wypowiedziana przez zleceniodawcę 2.10.2017 z terminem wypowiedzenia na 25.12.2017 roku,
• wszystkie wynagrodzenia z tytułu umów były wypłacane w tych latach, za który były należne,
• wszystkie umowy były realizowane przez zleceniobiorców zdalnie,

płatnik składek za zleceniobiorcę powinien wypełnić na ZUS RIA jedynie blok I, II i III.

Blok IV na raporcie informacyjnym ZUS RIA należy wypełnić wyłącznie za ubezpieczonego, który był pracownikiem.
W przypadku umowy-zlecenie nie należy wypełniać  żadnych pól w bloku IV.
Jeśli wszystkie wynagrodzenia z tytułu umów zlecenie były wypłacane w tych latach, za który były należne, nie należy wypełniać bloków V i VI.

Blok X dotyczy okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o których mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1270, z późn. zm.) – od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.
Blok ten dotyczy wyłącznie ubezpieczonego, który był pracownikiem. W przypadku umowy zlecenie  nie należy zatem wypełniać bloku X.

Blok IV na ZUS RIA - rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (powołanie, mianowanie, wyboru).
W ZUS RIA za zleceniobiorców wypełnia się natomiast pozostałe bloki, ale tylko te, które dotyczą danego zleceniobiorcy, jeśli był zgłoszony do ubezpieczeń społecznych.
Płatnik za osobę, która była zgłoszona tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, nie składa raportu ZUS RIA.

Przykład 1:

Pracownik zatrudniony 01.01.2017 r.:

• ZUS OSW złożone 01.03.2019
• ZUS ZWUA od 01.08.2019 + RIA
• 25.01.2020 pracownikowi wypłacono dodatkowe wynagrodzenie za rok 2019 tzw. „trzynastkę”
• Pracodawca sporządzi za 01/2020 RPA.

Przykład 2:

Pracownik zatrudniony 07.01.2019 r.:

• ZUS ZWUA od 01.08.2019 + RIA
• 25.01.2020 pracownikowi wypłacono dodatkowe wynagrodzenie za rok 2019 tzw. „trzynastkę”
• Pracodawca sporządzi za 01/2020 RPA.

Informacje o wypłaconym w kolejnym roku za rok poprzedni wynagrodzeniu będą zapisane na PUE- profilu ubezpieczonego.
Ustawa aktowa nie wprowadziła zmian w obowiązujących przepisach w zakresie informowania ubezpieczonego o dokonanym rozliczeniu należnych składek.

Tak, dokumenty zapiszą się na koncie i przetworzą. Jeśli będzie potrzeba, to utworzą się ewentualne postepowania, jeśli takie zostały określone. A więc w tym przypadku, jeśli taki wyrejestrowany płatnik złoży ZUS OSW, a nie złoży ZUS RIA, to będzie wyprowadzone postępowanie.

 

Dokument ZUS RPA jest składany za ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli za pracownika i osobę  zatrudnioną na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dokument ZUS RPA składa się za osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia, jeżeli z tego tytułu były zgłoszone do ubezpieczeń społecznych.

Dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.

Za osoby wykonujące pracę nakładczą nie składa się dokumentu ZUS RPA.

Podstawą prawną do składania raportu ZUS RPA jest zarówno ustawa o sus, która została zmieniona ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Intencją ustawodawcy przy wprowadzaniu przepisów dotyczących skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat było wprowadzenie obowiązku dla płatnika składek do przekazywania na bieżąco danych, które są niezbędne do przyznawania i określenia wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Z założenia dane te mają dotyczyć wyłącznie pracowników i zleceniobiorców, ponieważ przepisy wprowadzające skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych odnoszą się do pracowników i zleceniobiorców.  

Zatem dokument ZUS RPA ma za zadanie uzupełnić dane przekazane przez płatnika składek w imiennych raportach miesięcznych, tak abyśmy mogli je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych. Dokument ZUS RPA jest składany za ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli za pracownika i osobę zatrudnioną na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Zakres ubezpieczonych, których dotyczy dokument ZUS RPA jest analogiczny, jak dokumentu ZUS RIA i wynika z art. 41 c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W raporcie ZUS RPA wykazujemy przychody wypłacone w danym miesiącu, a dotyczące innych lat. W raporcie tym uwzględniamy dodatnie składniki wynagrodzenia.

 

Żaden formularz nie może być wypełniony wartościami ujemnymi. Jeśli pracodawca potrąca np. w styczniu 2019 r., coś co wypłacił w grudniu 2018 r. (np. wynagrodzenie za pełny miesiąc, a później ubezpieczony dostarczył zwolnienie lekarskie i trzeba potrącić je w styczniu 2019 r.), powinien wykazać to w raporcie ZUS RCA za styczeń 2019 r. Wówczas w raporcie ZUS RCA będzie zmniejszona podstawa wymiaru składek i nie będzie wypłacone nic, co dotyczy innego roku, więc w takiej sytuacji płatnik składek nie składa raportu ZUS RPA.

Jeżeli płatnik wypłaca swoim pracownikom nagrody za realizację celów w poprzednim roku (tj. nagroda wypłacona w styczniu 2019 r. za 2018 r.) i nagroda ta stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, to nagroda ta powinna być wykazana w ZUS RPA.

W raporcie ZUS RPA za marzec 2019 rok należy w bloku III.B wykazać kwotę premii należnej za 2018 rok, od której zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czyli 4.000,00 zł. W bloku III.C należy podać kwotę premii za 2018 rok, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czyli 16.000,00 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty przychód należy doliczyć do roku kalendarzowego,  za który jest należny. Jedynie w przypadku przychodu, co do którego nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje, przychód ten należy wykazać w roku wypłaty.

Płatnik składek przekazuje dokument ZUS RPA, jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Jeśli np. nagroda roczna należna za rok rozliczeniowy trwający od 1.04.2018 r. do 31.03.2019 r.  wypłacona została w sierpniu 2019 r. i od  tej nagrody opłacona została składka na ubezpieczania emerytalne i rentowe  – to całą kwotę nagrody należnej  za 2018 r.  należy  wykazać w bloku III.B.  raportu ZUS RPA - składanego za sierpień 2019 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty kwota ta  zostanie przypisana do roku kalendarzowego, za który jest należna, tj. do 2018 r. -  a nie do poszczególnych miesięcy  okresu od 1.04. do 31.12.2018 r.  
Przy czym dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami: 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych tzw. „Barbórka” stanowi przychód za rok kalendarzowy, w którym została wypłacona. Oznacza to, że dokumentem na podstawie, którego przychód ten zostanie uwzględniony przy obliczaniu świadczenia jest raport ZUS RCA - Imienny raport miesięczny ubezpieczonego. Nie należy zatem tego przychodu wykazywać w raporcie ZUS RPA, który dotyczy przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok wypłaty.

Przykład:

W kwietniu br. wypłacane będą w naszej Spółdzielni nagrody uznaniowe dla Zarządu i głównego księgowego Spółdzielni z utworzonej w 2018 r. na ten cel rezerwy.
Czy w zaistniałej sytuacji należy te nagrody ująć w raporcie ZUS RPA?

Odpowiedź:

W pytaniu brakuje informacji, jakiego okresu dotyczy wypłacona nagroda. W dokumencie ZUS RPA należy bowiem wykazać kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym go wypłacono. Nie ma znaczenia fakt, kiedy została utworzona rezerwa na ten cel.
Jeśli jest to nagroda  wypłacona w 2019 r. ale należna za 2018 r., to powinna być wykazana w dokumencie ZUS RPA. Jeżeli natomiast do tej nagrody nie można przypisać okresu, za który przysługuje - to taką wypłatę przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty dolicza się do roku kalendarzowego, w którym została wypłacona i nie należy jej wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Przykład:

W maju 2019 r. płatnik wypłaca dywidendy (zwolnione z oskładkowania ZUS) dla wspólników spółki (zgłoszeni do ubezpieczeń z kodem pracowniczym 0110 xx).
Czy w związku z tym musi wykazać dywidendy wspólników na ZUS RPA?

Odpowiedź:

Płatnik składek przekazuje dokument ZUS RPA, jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Jeśli zatem dywidendy nie stanowiły podstawy wymiaru składek, to płatnik nie wykazuje ich w raporcie ZUS RPA.

Przykład:

Z pracownikami zostały zawarte umowy o dzieło na opracowanie analizy z przebiegu każdego dnia badania statystycznego. Umowy zostały zawarte na okres 1.10.2018 r. – 31.12.2019 r. W  październiku, listopadzie, grudniu pracownicy realizowali ankiety w terenie, a w styczniu mieli sporządzać analizy zebranych danych. Wysokość wynagrodzenia została uzależniona od ilości sporządzonych analiz ze zrealizowanych badań ankietowych.
Czy przychód powinien zostać podzielony proporcjonalnie na każdy miesiąc (oddzielnie za rok 2018 i oddzielnie na rok 2019)?, a jeśli nie, to, do którego roku należy go doliczyć?

Odpowiedź:

Płatnik składek w raporcie ZUS RPA odpowiednio w blokach III.B i III.C  powinien wykazać przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy. Jeżeli z pracownikiem dodatkowo zawarta została umowa o dzieło na okres od 1.10.2018 r. do 31.01.2019 r. – to w raporcie ZUS RPA składanym w 2019 r. powinien być  wykazany  przychód uzyskany z tytułu wykonywania  tej umowy - w części należnej za 2018 r.

Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przekroczenia rocznej podstawy ich wymiaru stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w miesiącu, w którym ten zwrot zostanie dokonany. Płatnik powinien skorygować dokumenty rozliczeniowe za 2016 r. Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i płatnik nie uwzględnia jej w dokumencie ZUS RCA, więc także nie należy jej  wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

Przykład:

Pracownik w styczniu 2019 r. miał wypłacone wynagrodzenie za grudzień 2018 r. w kwocie 60.000,00 zł.
W lutym 2019 r. pracownikowi wypłacono:

• wynagrodzenie za styczeń 2019 – 60.000,00 zł
• nagrodę roczną za 2017r – 20.000,00 zł
• nagrodę roczną za 2018r – 30.000,00 zł

Kwota rocznego ograniczenia podstawy w 2019r wynosi 142.950,00 zł, czyli w lutym 2019r. było przekroczenie podstawy wymiaru.

W tym przypadku płatnik powinien wykazać następujące kwoty w dokumentach:

• za 01/2019 r.:
  • ZUS RCA z podstawą wymiaru składek w wysokości 60.000,00 zł
  • ZUS RPA w bloku III.B należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 60.000,00 zł
• za 02/2019 r.: 
  • ZUS  RCA z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 82.950,00 zł oraz z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe w wysokości 110.000,00 zł
  • ZUS RPA w bloku III.B należy wpisać przychód za rok 2017 w kwocie 20.000,00 zł oraz przychód za rok 2018 w kwocie 2.950,00 zł, natomiast w bloku III C należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 27.050,00 zł (kwota 27.050 to kwota, która jest pozostałym przychodem, który stanowił podstawę wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe a nie stanowił podstawy na ubezpieczenia społeczne).

Przykład 1:

Pracownikowi w grudniu 2018 r. zostało wypłacone wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000,00 zł (pracownik nie przekroczył kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe. W deklaracji rozliczeniowej za grudzień 01.12.2018 r. (ZUS RCA)  zostały wykazane następujące dane:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe w wysokości 3000,00 zł,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne w wysokości 2588,70 zł

W styczniu 2019 r. pracownik przedstawił pracodawcy zaświadczenie lekarskie za grudzień 2018 r. Na liście płac zostały rozliczone następujące składniki:

• wynagrodzenie zasadnicze – (-) 3000,00 zł
• wynagrodzenie za czas choroby – (+) 2800,00 zł
• premia kwartalna za IV. kwartał 2018 r. w wysokości – (+) 5000,00 zł.

Odpowiedź:

Jeśli płatnik w styczniu wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za styczeń (kwota wynagrodzenia 3000 zł), to powinien przekazać następujące dokumenty:

• ZUS RCA z wykazaną podstawą na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe 5000 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą wynagrodzenia chorobowego- 2800 zł
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.B.- rok 2018, kwota 5000,00 zł.

Przykład 2:

Pracownikowi w grudniu 2018 r. zostało wypłacone wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000,00 zł (pracownik nie przekroczył kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W deklaracji rozliczeniowej za grudzień 01.12.2018 r. (ZUS RCA)  zostały wykazane następujące dane:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe w wysokości 3000,00 zł,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne w wysokości 2588,70 zł

W styczniu 2019 r. pracownik przedstawił pracodawcy zaświadczenie lekarskie za grudzień 2018 r. Na liście płac zostały rozliczone następujące składniki:

• wynagrodzenie zasadnicze – (-) 3000,00 zł
• wynagrodzenie za czas choroby – (+) 2800, 00 zł
• premia kwartalna za IV. kwartał 2018 r. w wysokości – (+) 3000,00 zł.

Odpowiedź:

Jeśli płatnik w styczniu wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za styczeń (kwota wynagrodzenia 3000 zł), to powinien przekazać następujące dokumenty:

• ZUS RCA z wykazaną podstawą na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe 3000 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą wynagrodzenia chorobowego- 2800 zł
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.B.- rok 2018, kwota 3000,00 zł.

Przykład 3:

Pracownikowi w grudniu 2018 r. zostało wypłacone wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000,00 zł (pracownik nie przekroczył kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W deklaracji rozliczeniowej za grudzień 01.12.2018 r. (ZUS RCA)  zostały wykazane następujące dane:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe w wysokości 3000,00 zł,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne w wysokości 2588,70 zł.

W styczniu 2019 r. pracownik przedstawił pracodawcy zaświadczenie lekarskie za grudzień 2018 r. Na liście płac zostały rozliczone następujące składniki:

• wynagrodzenie zasadnicze – (-) 3000,00 zł
• wynagrodzenie za czas choroby – (+) 2800,00 zł.

Odpowiedź:

Jeśli płatnik w styczniu wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za styczeń (kwota wynagrodzenia 3000 zł), to powinien przekazać następujące dokumenty:

• ZUS RCA z wykazaną podstawą na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe 0 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą wynagrodzenia chorobowego - 2800 zł.

Nie należy korygować dokumentów za 12/2018 r.

 

Przykład 1:

W styczniu rozliczymy i potrącimy z wynagrodzenia pracowników nieprzepracowany czas pracy za grudzień 2018 roku tj. zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (wyjścia prywatne). W tym przypadku przychód będzie kwotą ujemną. Czy przychód ten należy wykazać w ZUS RPA i za który miesiąc należy wykazać te potrącenie na raporcie ZUS RCA?

W dokumentach ubezpieczeniowych nie wykazujemy kwot ujemnych. W tej sytuacji nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2018 r., a rozliczyć w ZUS RCA za styczeń 2019 r.

Przykład 2:

W  styczniu 2019 roku pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za godziny nadliczbowe za grudzień 2018 roku w kwocie przychodu 500 zł, również w styczniu rozliczono wyjście osobiste za grudzień 2018 roku w kwocie przychodu na minus 50 zł.Jaką kwotę należy wykazać w formularzu ZUS RPA za styczeń 2019 r. - kwotę 500 zł czy też kwotę 450 zł (tj. 500-50).

W dokumencie ZUS RPA w bloku III.B należy wykazać kwotę fatycznie wypłaconą pracownikowi w styczniu 2019 r., a należną za grudzień 2018 r., która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytlano-rentowe.
Kwoty przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe należy wykazywać w dokumentach ubezpieczeniowych zgodnie z realizowanymi wypłatami i odprowadzanymi składkami na ubezpieczenia społeczne od tych wypłat. To płatnik składek ma wiedzę od jakich wypłat odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne.

Przykład 3:

W  styczniu 2019 roku rozliczamy wyjście osobiste i zarazem odpracowanie tego wyjścia za grudzień 2018 roku. Kwota przychodu wyjścia osobistego jest na minusie 30 zł i odpracowania 30 zł. Matematyczny przychód w tym przypadku jest na zero. Jak należy wykazać w formularzu ZUS RPA za styczeń 2019 r. - nie tworzymy formularza, czy też wykazujemy kwotę 30 zł?

W tej sytuacji, jeśli płatnik faktycznie w danym miesiącu nie wypłacił pracownikowi przychodu należnego za inny rok kalendarzowy, to w ZUS RPA nic nie wykazuje (nie składa raportu ZUS RPA).

Przykład:

Wynagrodzenie za grudzień 2018 r. wraz z dodatkiem stażowym za pełny miesiąc nauczycielowi  zatrudnionemu w szkole wypłacono  5.12.2018 r.  Od tego przychodu zostały naliczone i opłacone składki na ubezpieczenia społeczne.
W grudniu 2018 r. pracownik zgłosił roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego za okres od 22.12-31.12. Wypłata świadczenia nastąpiła w styczniu 2019 r.  
Jednocześnie w styczniu zostało potrącone nadpłacone za gudzień 2018 r. wynagrodzenie za okres gdy pracownik był chory. Dodatek stażowy w styczniu został wypłacony w pełnej kwocie, nie mniej jednak z rozliczeniem zasiłku chorobowego za grudzień 2018 r. powinno zostać skorygowane naliczenie składek od tego dodatku (w związku z zasiłkiem chorobowym część tego dodatku proporcjonalna do okresu choroby w kwocie 200 zł,  nie powinna być oskładkowana).
Dla lepszego zobrazowania przedstawię problem na przykładzie liczbowym  (dane liczbowe zaokrągliłam dla uproszczenia):

• 5.12.2018 r. wypłacono pracownikowi za grudzień 2018: 3000 zł wynagrodzenia + 600 zł dodatku stażowego – w ZUS RCA za grudzień 2018 r. wykazano podstawę wymiaru składek w kwocie 3600 zł
• 22.12-31.12.2018 r. pracownik był chory i złożył roszczenie o zasiłek chorobowy
• 4.01.2019 r. wypłacono pracownikowi wynagrodzenie za styczeń 2019, pomniejszone o nadpłacone wynagrodzenie za okres choroby w grudniu w kwocie 2000 zł (3000 - 1000 nadpłaty) oraz dodatek stażowy w kwocie 600 zł   – w ZUS RCA za styczeń 2019 r. podstawa wymiaru 2400 zł (2000 zł wynagrodzenia + 400 zł dodatek stażowy, pomniejszony o 200 zł)    4.01.2019 r. pracodawca wypłacił też zasiłek chorobowy za okres 22-31.12.2018 r. w kwocie 700 zł - w ZUS RSA zasiłek w kwocie 700 zł.

Gdyby w raporcie ZUS RPA sporządzonym za styczeń 2019 r. w bloku III.E wykazać 200 zł dodatku stażowego, wypłaconego obok zasiłku chorobowego należnego za grudzień 2018 r.,to wtedy do przychodów roku 2018 do celów emerytalno rentowych zostałby zaliczony cały dodatek stażowy (600 zł) wypłacony w grudniu 2018 r. oraz 200 zł wypłacone w styczniu 2019 r. (obok zasiłku za grudzień 2018) natomiast do przychodu roku 2019 za styczeń tylko 400 zł.
Czy w takiej sytuacji nie należałoby skorygować (pomniejszyć o 200 zł) podstawę wymiaru składek wykazaną w RCA za 12/2018 i nie składać raportu ZUS RPA?

Odpowiedź:

W tej sytuacji nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2018 r. Płatnik powinien przekazać za pracownika następujące dokumenty za styczeń 2019 r:

• ZUS RCA z podstawą wymiaru składek w kwocie 2400,00 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą 700,00 zł
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.E, kwota 200,00 zł.

Przykład:

Pracownik otrzymuje płacę zasadniczą 3000,00 zł oraz zgodnie z regulaminem wynagradzania wypłacany jest mu dodatek stażowy w wysokości 10% tj. 300,00 zł w pełnej wysokości (nie pomniejszany za czas choroby). Wynagrodzenie wypłacane jest 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
W dniu 10.01.2019 roku pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2018 r. uwzględniając jeden dzień choroby tj. 3.12.2018 r. w wysokości:

• płaca zasadnicza 2900,00 oraz
• dodatek stażowy 300,00 zł,
• razem 3200,00 zł brutto.

Podstawa na ubezpieczenie emerytalno-rentowe wyniosła 2900,00 (zasadnicza) +290,32 (staż 300:31*30) = 3190,32 i taka została wykazana w ZUS RCA za styczeń 2019 r.

W dokumencie ZUS RPA za styczeń 2019 r. wykazano: blok III.B 2018 rok - 3190,32, blok III.E 2018 rok 9,68 (nieoskładkowana część dodatku stażowego).

Po naliczeniu wynagrodzenia za grudzień 2018 r. - wypłata na 10.01.2019 wpłynęło do zakładu ZUS ZLA dla tego pracownika na dzień 31.12.2018 r., które zostało rozliczone 10.02.2019 r. razem z wynagrodzeniem za styczeń 2019 r.

W dniu 10.02.2019 naliczono następujące wynagrodzenie:

• 3000,00 płaca zasadnicza za styczeń 2019 r.
• 300,00 dodatek stażowy za styczeń 2019 r.  
• -100,00 pomniejszenie płacy zasadniczej za grudzień 2018 r.
• razem 3200,00 brutto.

Podstawa składek na ubezpieczenie  emerytalno-rentowe w lutym 2019 r. wyniosła: 3000,00+300,00-100,00-9,68 (pomniejszenie podstawy z dodatku stażowego dt.grudnia 2018 r.) = 3190,32 i taką kwotę wykazano na ZUS RCA za luty 2019 r.

Odpowiedź:

W tym przypadku kwotę 9,68 zł należy wykazać w bloku III.E  w dokumencie ZUS RPA za 02/2019 podając, że to przychód za 2018 r.

Przykład:

W styczniu 2019 r. wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie za grudzień 2018 r. w kwocie 4000 zł. W komplecie rozliczeniowym 01 01-2019 został wykazany raport ZUS RCA z kwotą w podstawie 4000 zł oraz raport ZUS RPA z kwotą 4000 zł w bloku III.B. W lutym 2019 r. zostało skorygowane wynagrodzenie za grudzień 2018  r., tj. wynagrodzenie minus (-) 200 zł, wynagrodzenie urlopowe plus (+) 230 zł. Jak wykazać  w raporcie ZUS RPA korektę wynagrodzenia za grudzień 2018 r., dokonaną w lutym 2019 r. Czy w ZUS RPA w komplecie 01 02-2019 jako przychód za rok 2018, należy wykazać 30 zł (różnica pomiędzy 230 zł, a 200 zł), czy kwotę 230 zł, a kwotę (-200 zł) pominąć w raporcie ZUS RPA?
W raporcie ZUS RPA w bloku III.B należy wykazać kwotę 30 zł za 2018r. Co w sytuacji, gdy różnica korygowanego wynagrodzenia była kwotą ujemną (np. -30 zł), jak wyglądałoby raportowanie w ZUS RPA tej sytuacji?
Czy w tej sytuacji należy sporządzić korektę ZUS RPA za styczeń 2019 r. i wykazać w bloku III.B pomniejszone wynagrodzenie za rok 2018 o 30 zł?

Odpowiedź:

Jeśli płatnik składek w lutym wypłacił pracownikowi 30 zł (różnicę między 230 zł a 200 zł) i kwota ta stanowi dopłatę do  wynagrodzenia za grudzień  2018 r. – to należy ją wykazać w dokumentach: ZUS RPA (blok III.B), ZUS RCA za 02/2019.
W przypadku, gdyby  różnica korygowanego wynagrodzenia była kwotą ujemną, kwot ujemnych nie należy wykazywać w dokumentach ubezpieczeniowych. Potrącenia wynagrodzeń za lata ubiegłe należy rozliczyć w bieżącym rozliczeniu.

 

Przykład:

W styczniu 2019 r. wypłaciliśmy pracownikowi wypłatę za grudzień 2018 w kwocie 10 000 zł.
Kwota ta stanowiła podstawę  wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe w styczniu 2019 r.
W dokumentach RCA za styczeń 2019 r. wykazane są wszystkie składki: emerytalna i rentowa i wypadkowa.
Gdyby wypłata za grudzień 2018 r. była wypłacona w grudniu, pracownik zapłaciłby składki tylko od kwoty 6000 zł, ponieważ przekroczyłby limit 30-krotności za 2018 r. Ponieważ wypłata za grudzień była wypłacona w styczniu 2019 r., nowy limit 30-krotności za 2019 r. spowodował opłacenie pełnych składek emerytalno-rentowych (od kwoty 10 000 zł).
Jak wypełnić blok III.B i blok III.C dokumentu  ZUS RPA za styczeń 2019 r. ?

Odpowiedź:

W tym przypadku, płatnik powinien przekazać dokument ZUS RPA, gdyż wypłacił ubezpieczonemu przychód należny za 2018 r., czyli za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (tutaj styczeń 2019), i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.
W bloku III.B w polu 01. płatnik powinien wpisać 2018, a w polu 02. 10000,00. Blok III.C powinien pozostać pusty.
Nie ma tutaj znaczenia, od jakiej kwoty byłyby odprowadzone składki, gdyby ten przychód wypłacony był w 2018 r.
Jeśli płatnik wypłaca ubezpieczonemu w styczniu 2019 r. wypłatę za grudzień 2018 r., to powinien ją rozliczyć w komplecie rozliczeniowym za styczeń 2019 r.

Przykład 1:

W sytuacji gdy pracownik w styczniu 2019 roku przebywał na ZLA w okresie 05.01.-10.01.- tj. 5 dni i kwota dodatku stażowego wynosi brutto 500 zł to : 500/31*5= 80,64 zł - tę kwotę należy wykazać w poz. IIID formularza RPA?

Tak, w tej sytuacji kwotę dodatku stażowego 80,64 zł należy wykazać w dokumencie ZUS RPA w bloku III.D.

Przykład 2:

W sytuacji gdy pracownik w styczniu 2019 roku przebywał na ZLA w okresie 27.01.-31.01.- tj. 5 dni-a w zwiazku z terminem wypłaty wynagrodzenie za styczeń 2019 roku zostało wypłacone - powyższe ZLA zostanie rozliczone w miesiącu lutym 2019 roku. Nie dokonuję korekty stycznia tylko przesuwam termin rozliczenia ZLA, a zatem z dodatku stażowego należnego za luty zostanie wyłączona kwota 80,64 zł. Czy tę kwotę wykazać w ZUS RPA za luty 2019 rok, poz. III.D, czy należy  robić korektę ZUS RPA za styczeń 2019 rok.

W tej sytuacji nie należy składać korekty ZUS RPA, ponieważ rozliczenie zwolnienia nastąpiło w lutym. Płatnik powinien złożyć ZUS RPA za luty 2019 rok i w bloku III.D wykazać kwotę 80,64 zł.

Przykład 3:

W sytuacji, gdy pracownik w grudniu 2018 roku przebywał na ZLA w okresie 27.12.-31.12.-tj.5 dni.  
ZLA dostarczone po terminie wypłaty grudniowej- czyli rozliczone zostanie z wynagrodzeniem w styczniu 2019 roku. Z dodatku stażowego należnego za styczeń 2019 rok zostanie wyłączona kwota 80,64 zł ( za 5 dni choroby w 12/2018).
Czy kwotę 80,64 zł wyłączoną z podstawy wykazać w poz. III.D czy III.E?
Nie nastąpiło przesuniecie terminu wypłaty żadnego składnika, a jedynie przesuniecie terminu rozliczenia ZLA.

W tej sytuacji kwotę 80,64 zł należy wykazać w dokumencie ZUS RPA w bloku III.E. i podać, że jest to przychód za 2018 r.

 

Przykład:

W trakcie chorobowego pracownik ma prawo do dodatku 20% (bonus wynikający  zapisów regulacji wewnętrznych pracodawcy). Jest to różnica między 100%, a 80% stawką chorobowego. Płacone z funduszu płac, nie stanowi podstawy składek na ubezpieczenia społeczne (nie chodzi o wyrównanie np. zasiłku z uwagi pomyłkę, czy wypłatę np. 70% zamiast 80%).

Czy należy taki składnik umieszczać w druku RPA, w którejś z pozycji bloku III.D i III.E?
(Składnik nie występuje w momencie gdy pracownik pracuje, wówczas otrzymuje 100% wynagrodzenie za pracę. Inaczej niż wysługa lat, którą otrzymuje w czasie kiedy choruje w pełnej wysokości jak i „w trakcie niechorowania”).

Odpowiedź:

Dodatek, który jest przychodem ubezpieczonego i jest wypłacony obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego i w tym okresie nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powinien być wykazany w dokumencie ZUS RPA.
W tym przypadku płatnik kwotę dodatku (20% bonus do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego) powinien wykazać w dokumencie ZUS RPA w bloku IIID/ IIIE.

W dokumencie ZUS RPA w bloku III.D oraz III.E  należy odpowiednio wykazać również kwoty:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy –  o ile kwoty te nie zostały wykazane w dokumencie ZUS RSA - Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego pracownikowi ponad kwotę wynoszącą 80% tego wynagrodzenia (dopłata do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy) zgodnie z obowiązującymi u danego pracodawcy przepisami prawa pracy - o ile kwoty te nie zostały wykazane w dokumencie ZUS RSA - Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.  
• przychodu wypłaconego pracownikowi jako dopłata do zasiłku chorobowego (dopłata do kwoty wynoszącej 80% podstawy wymiaru zasiłku), zgodnie z obowiązującymi u danego pracodawcy przepisami prawa pracy.
   

Przykład:

Zgodnie z wewnętrznym regulaminem wynagradzania pracownik za czas niezdolności do pracy wskutek leczenia szpitalnego i poszpitalnego tej samej choroby zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia za ten okres. Nie dotyczy to opieki nad chorym dzieckiem w szpitalu.

Np. Pracownikowi zostało wystawione zwolnienie lekarskie na okres od 01.03.2019 r. do 20.03.2019 r. i jest wykazane na zwolnieniu lekarskim, że pracownik przebywał od 01.03.2019 r. do 07.03.2019 r. w szpitalu, czyli za okres 01.03.2019 r. do 07.03.2019 r. płatnik wypłaca 80 % wynagrodzenia chorobowego/ zasiłku chorobowego i dopłaca tą różnicę czyli 20 % do podstawy chorobowej lub 70 % zasiłku chorobowego i  dopłaca 30 % do podstawy chorobowej, za okres 08.03.2019 r. do 20.03.2019 r. wypłaca 80 % wynagrodzenia chorobowego/ zasiłku chorobowego i również dopłaca do podstawy chorobowej 20 %.
I ta dopłata do 100 % jest tylko opodatkowana tak jak wysługa wypłacana za czas choroby, nie jest uwzględniana w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, ani nie jest wykazywana w RSA.

Odpowiedź:

Przysługująca pracownikowi, na podstawie obowiązujących u danego płatnika składek przepisów prawa pracy, dopłata do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, powinna być wykazana odpowiednio w bloku III.D lub III.E raportu ZUS RPA – o ile kwoty tej dopłaty płatnik nie uwzględnił  w imiennym  raporcie  miesięcznym o wypłaconych świadczeniach i przerwach opłacaniu  składek - ZUS RSA. W blokach III.D, III.E raportu ZUS RPA – płatnik wykazuje również kwotę przychodu wypłaconego pracownikowi jako dopłata do zasiłku chorobowego, np. dopłata do kwoty wynoszącej 80%, czy też 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Przykład 1:

Pracownica przebywa od paru m-cy na urlopie macierzyńskim (i jeszcze dłuższy czas na nim będzie) korzysta z karty sportowej częściowo finansowanej przez pracodawcę (nie ma zapisów w regulaminach ani w układach zbiorowych). W związku z tym otrzymuje ona świadczenie niepieniężne w wysokości 35,00 zł miesięcznie. Ponieważ w styczniu 2019 roku pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, to kwota tego świadczenia przypadającego na styczeń jest w całości nieoskładkowana (i stanowi ona przychód stycznia 2019 roku). Jednak wypłata zasiłku macierzyńskiego za styczeń 2019 roku będzie miała miejsce dopiero w lutym 2019 roku.

W tym przypadku płatnik powinien w raporcie ZUS RPA za 02/2019 w bloku IIID wykazać kwotę 35 zł. Jeśli płatnik w styczniu 2019 roku rozliczał grudzień 2018 roku, to tę kwotę powinien wykazać w raporcie ZUS RPA blok III.E.

Przykład 2:

Pracownik od 2 do 8 stycznia 2019 roku przebywa na urlopie ojcowskim. On również korzysta z karty sportowej i w związku z urlopem ojcowskim w styczniu ma ze świadczenia niepieniężnego nieoskładkowany przychód w wysokości 7,91 zł, a pozostała kwota 27,09 zł jest oskładkowana (łącznie świadczenie niepieniężne wynosi 35 zł). Wypłata zasiłku za urlop ojcowski nastąpi w lutym 2019 roku.

• Czy w ZUS RPA za styczeń 2019 roku należy w pozycji III.D. dla przykładu 1 wykazać kwotę 35,00 zł, a dla przykładu 2 kwotę 7,91 zł, mimo że wypłata zasiłków będzie miała miejsce dopiero w lutym?

W tym przypadku płatnik powinien w raporcie ZUS RPA za 02/2019 w bloku III.D wykazać kwotę 7,91 zł, a kwotę 27,09 zł rozliczyć w raporcie ZUS RCA.

• Czy, jeżeli przychody ze świadczeń niepieniężnych rozliczamy zawsze w m-cu, w którym pracownik korzysta z karty multisport, znaczy to, że nie będzie u nas potrzeby wypełniania części III.E. na RPA?

W tym przypadku, gdy płatnik rozlicza taki przychód wypłacony w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, to wykazuje go w dokumencie ZUS RPA w bloku III.D.

 

 

 

Przykład:

Firma nie wypłaca zasiłków. Wynagrodzenia wypłaca z przesunięciem tj. w lutym za styczeń itd.
Pracownik przebywał na zasiłku opiekuńczym w okresie 28.01.2019-29.01.2019.
Okres zasiłku(bez kwoty bo wypłaca ZUS) wykazano w ZUS RSA za 1/2019.
Pracownik ma prawo do abonamentu medycznego, część abonamentu przypadająca za okres choroby nie jest oskładkowana.
W wypłacie za styczeń, dokonywanej w lutym będzie ujęty abonament za styczeń:

• 20,11 zł za czas pracy-oskładkowany
• 1,39 zł za czas choroby-bez składek.

Czy kwotę 1,39 zł należy ująć na ZUS RPA w styczniu, bo tam na ZUS RSA zostanie wykazany okres zasiłku, czy w lutym bo stanowi przychód lutego?

Odpowiedź:

Kwotę 1,39 zł należy ująć w raporcie ZUS RPA za luty 2019 r., w polu III.D.

 

Przykład 1:

Pracownik w 03/2019 r. nie osiągnął kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

W sytuacji, kiedy do marca 2019 roku pracownik nie przekroczył rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w ZUS RPA za 03/2019 należy wykazać kwotę przychodu za 12.2018 r. (tj. wyrównania wynagrodzenia za 12.2018 r. wypłaconego w marcu 2019 roku) w bloku III.B.

Przykład 2:

Pracownik w marcu 2019 roku osiągnął kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

W sytuacji, kiedy w marcu 2019 roku pracownik ma już przekroczoną roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. osiągnął tę kwotę już w styczniu 2019 roku), to w ZUS RPA za marzec 2019 roku należy wykazać kwotę przychodu za grudzień 2018 roku (tj. wyrównania wynagrodzenia za grudzień 2018 roku wypłaconego w marcu 2019 roku) w bloku III.C.

Przykład 3:

Pracownik w trakcie marca 2019 roku osiągnął kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe  (składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe zostaną odprowadzone od części wynagrodzenia)?

W sytuacji, kiedy w marcu 2019 roku pracownik osiąga roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to w ZUS RPA za marzec 2019 roku ależy wykazać:

• kwotę przychodu za grudzień 2018 roku, od której zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w bloku III.B,
• kwotę przychodu za grudzień 2018 roku, od której nie zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w bloku III.C.

Kwoty przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, lub tylko na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe należy wykazywać w dokumentach ubezpieczeniowych zgodnie z realizowanymi wypłatami i odprowadzanymi składkami na ubezpieczenia społeczne od tych wypłat. To płatnik składek ma wiedzę od jakich wypłat odprowadza składki na wszystkie ubezpieczenia społeczne, a od jakich  została już osiągnięta kwota rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zatem nie są już odprowadzane składki na te ubezpieczenia.

Przykład 4:

Jak należy wykazać w raporcie ZUS RPA wypłaconą w czerwcu 2019 roku  kwotę nagrody rocznej  za 2018 rok pracownikowi, który w  trakcie czerwca 2019 roku osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe zostaną odprowadzone od części wynagrodzenia)?

Odpowiedź analogiczna, jak w sytuacji opisanej w przykładzie 3.

Przykład:

Pracownik w styczniu 2019 r. miał naliczone wynagrodzenie urlopowe za 2 dni urlopu z grudnia 2018 r. w sumie kwotę 436,62 zł (która widnieje na raporcie ZUS RPA w styczniu 2019 r.), a pomniejszona została kwota wynagrodzenia zasadniczego o kwotę 367,70 zł za te 2 dni.
W grudniu 2018 r. pracownik  otrzymał wynagrodzenie zasadnicze za te 2 dni w kwocie 367,70 zł.
Czy w raporcie ZUS RPA  do deklaracji ZUS DRA za styczeń 2019 r., powinna być wykazana kwota 436,62 zł jako należność za 2018 r., czy kwota 68,92 zł stanowiąca różnicę pomiędzy wypłaconą kwotą w grudniu 2018 r. i styczniu 2019 r.?

Odpowiedź:

W raporcie ZUS RPA w bloku III.B. i III.C. płatnik składek wykazuje kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy. W tym przypadku to kwota 436,62 zł i taką płatnik składek powinien wykazać w raporcie ZUS RPA w bliku III.B.

Przykład:

Wynagrodzenie pracownika za marzec 2019 r. w sytuacji, gdy pracownik w miesiącu wypłaty osiąga roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za marzec zostaną odprowadzone od części wynagrodzenia tj.: od kwoty 42 950,00) a na liście płac (28.03.2019 r.) wypłacany jest przychód w kwocie 95 000,00 na który składa się: wynagrodzenie zasadnicze za marzec 2019 r. w kwocie 50 000,00; nagroda roczna za 2018 r. w kwocie 40 000,00 i godziny nadliczbowe 2017 r. w kwocie 5 000,00.

Odpowiedź:

Kwota ograniczenia podstawy w 2019r. wynosi 142 950,00 zł, czyli w marcu 2019 r. nastąpiło przekroczenie podstawy wymiaru.
W tym przypadku płatnik powinien wykazać następujące kwoty w dokumentach za marzec 2019 r.:
ZUS RCA z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 42 950 zł oraz z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe w wysokości 95 000 zł,
ZUS RPA w bloku III.C, należy wpisać przychód za rok 2017 w kwocie 5 000 zł (godziny nadliczbowe) i za rok 2018 w kwocie 40 000 zł (nagroda za 2018 r)- jest to bowiem pozostały przychód, który stanowił podstawę wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowił podstawy na ubezpieczenia społeczne.
 

Przykład:

Pracownik uzyskał przychód (stanowiący podstawę wymiaru składek ZUS):

• w styczniu 2019 r.: 11.400 zł
• w lutym 2019 r.: 157.805 zł [11.400 zł (wynagrodzenie) + 146.405,00 zł (premia roczna za 2018 r.)].

Zatem w lutym doszło do przekroczenia 30-krotności. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w lutym wyniosła 131.550,00 zł (przychód ze stycznia 11.400 zł + 131.550 zł = 142.950 zł).

Jaką wartość w dokumencie RPA powinniśmy wykazać tytułem składnika za 2018 r. wypłaconego w lutym 2019 r.
Czy prawidłowym będzie wykazanie za 2018 r. wartości 120.150 zł (11.400 zł wynagrodzenie wypłacone w styczniu + 11.400 zł wynagrodzenie wypłacone w lutym + 120.150 zł premia za 2018 r. wypłacona w lutym 2019 r. = 142.950 zł).
Czy też należy ustalić proporcjonalnie wartość składnika za 2018 r., według poniższego wyliczenia:

• Do osięgnięcia rocznego limitu pozostała kwota: 131.550 zł (142.950 zł - 11.400 zł ze stycznia = 131.550 zł)
• Przychód z lutego: 157.805 zł

157.805 - 100%
131.550 - X%
X = 83,3623776179 %

• Wynagrodzenie za luty: 11.400 x 83,3623 (...) % = 9.503,31 zł
• Premia roczna: 146.405 zł x 83,3623% = 122.046,69 zł
• Razem: 131.550 zł (9.503,31 zł + 122.046,69 z)

Zatem jeśli przyjmiemy zasadę proporcjonalności to w ZUS RPA jako składnik za 2018 r. należałoby wykazać kwotę 122.046,69 zł.

Odpowiedź:

W tym przypadku płatnik powinien wykazać następujące kwoty w dokumentach za luty 2019 r.:

• ZUS RCA z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 131.550,00 zł oraz z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe w wysokości 157.805,00 zł,
• ZUS RPA w bloku III.B należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 120.150,00 zł, natomiast w bloku III C należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 26.255,00 zł (kwota 26.255,00 zł to kwota, która jest pozostałym przychodem, który stanowił podstawę wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe a nie stanowił podstawy na ub. społeczne).

Przykład:

Wynagrodzenie pracownika za styczeń 2019 r. w sytuacji, gdy w styczniu 2019 r. pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe za zwolnienie lekarskie za 28.12.2018 r. w kwocie 78,24 zł, wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o chorobę w kwocie 3 286,67 zł (wynagrodzenie miesięczne 3 400,00 zł) oraz ma korygowany bonus świąteczny za 2018 r. (oddaje nienależną część bonusa z tytułu zwolnienia lekarskiego) w kwocie -9,32 zł. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za styczeń 2019 r. wynosi 3 277,35 zł. Natomiast bonus świąteczny za 2018 r. został wypłacony pracownikowi w listopadzie 2018 r.

Odpowiedź:

W tym przypadku nie należy wypełniać dokumentu ZUS RPA. W dokumencie tym bowiem nie wykazujemy kwot ujemnych, a jak zostało wskazane w pytaniu skorygowany bonus jest w kwocie -9,32 zł.

Przykład:

Pracownik rozpoczął pracę 1 kwietnia 2018 r. Stawka wynagrodzenia to 4500 zł brutto. W kwietniu 2019 r. upłynął rok od rozpoczęcia pracy przez pracownika. Pracownik spełnił wszystkie warunki przyznania premii za przepracowane 12 miesięcy. Dlatego też pracodawca wypłacił mu z wynagrodzeniem kwietniowym płatnym w maju 2019 r. premię w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia - 4500 zł (wynagrodzenia w firmie są płatne z miesięcznym przesunięciem).

Pytanie:

Czy premia powinna zostać uwzględniona na druku ZUS RPA, składanym do ZUS do 15-tego czerwca 2019 r., skoro została wypłacona jednorazowo i nie podlega zasadzie proporcjonalności. Jeśli tak, to czy w całości, czy proporcjonalnie za okres przepracowany w 2018 r., czyli 4500 zł/ 12 m x 9 m = 3375 zł. Czy może powinna zostać wykazana w inny sposób?

Odpowiedź:

Przedmiotowa premia za przepracowanie 12 miesięcy jest niepodzielna, czyli wypłacana za cały przepracowany rok. Nie można więc jej wypłacić proporcjonalnie za przepracowany rok.

Jeżeli więc pracownik rozpoczął pracę 1 kwietnia 2018 r. i w kwietniu 2019 r. upłynął rok od rozpoczęcia pracy przez pracownika oraz pracownik spełnił wszystkie warunki przyznania premii za przepracowanie 12 miesięcy, to premii tej nie należy uwzględniać na druku RPA składanym do ZUS do 15- tego czerwca 2019. Premia ta bowiem wypłacona została jednorazowo i nie podlega zasadzie proporcjonalności.

Premię tę należy jednak doliczyć do wynagrodzenia za miesiąc, w którym została wypłacona i wykazać w dokumencie ZUS RCA za 05/2019, czyli w ZUS RCA będzie wskazana kwota 9000 zł (4500 zł stawka wynagrodzenia + 4500 zł premia za 12 przepracowanych miesięcy).  

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia emerytalno, kwota tej premii będzie doliczona do roku, w którym została wypłacona, czyli do roku  2019 r. i na podstawie dokumentu ZUS RCA.

 

Jeśli przychód za poprzedni rok był wypłacony razem z wynagrodzeniem zasadniczym (jeden przelew), należy przyjąć zasadę, że w pierwszej kolejności składki na ubezpieczenia społeczne obliczane są od przychodu za poprzedni rok, np. nagrody. W dalszej kolejności bierzemy do obliczenia składek pozostałe składniki np. wynagrodzenie zasadnicze.

Ta zasada powinna być stosowana przez wszystkich płatników składek na bieżąco i dotyczyć przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2019 i w latach następnych. W przypadku wypełnienia raportu ZUS RPA niezgodnie z tą zasadą, płatnik składek powinien złożyć korektę tego dokumentu.

Taki tryb postępowania powinien mieć odpowiednie zastosowanie także w przypadku, gdy wypłata wynagrodzenia i nagrody za poprzedni rok następuje w tym samym dniu dwoma przelewami (w pierwszym przelewie wynagrodzenie, a w drugim-nagroda za poprzedni rok).

Natomiast przy wypełnianiu raportu ZUS RIA, płatnik składek powinien wykazać przychód za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe według tych samych zasad, jakie stosował przy sporządzaniu zaświadczenia ERP-7 (wcześniej druku ZUS Rp-7), a jeżeli takiego zaświadczenia nie wystawiał – według zastosowanego przez siebie sposobu ustalania podstawy wymiaru składek i ich opłacania w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. w pierwszej kolejności od bieżącego wynagrodzenia przy dwóch przelewach). Wyeliminuje to konieczność weryfikowania wystawionych zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, a w konsekwencji – prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie dotyczącym wysokości przyznanych już świadczeń emerytalno-rentowych.

W tym przypadku płatnik powinien wykazać najpierw dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok 2018 w kwocie 32 521,00 zł, a następnie wynagrodzenie za marzec w kwocie 35 340,00 zł. Płatnik powinien przekazać korektę dokumentów rozliczeniowych za tego ubezpieczonego za marzec 2019 r.:

• ZUS RCA z wykazaną podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 8 790,83 zł oraz podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe w wysokości 67 861,00 zł,
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.B przychód za 2018r., kwota 8 790,83 zł oraz  III.C., przychód za rok 2018, kwota 23 730,17 zł (jest to kwota przychodu wypłaconego w miesiącu, którego raport ZUS RPA dotyczy, czyli w marcu 2019 r. ale należnego za inny rok kalendarzowy, tj. za 2018 r. Kwota ta w marcu 2019 r. nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ale stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe).

Kwotę wypłaconego zasiłku należy wykazać na dotychczasowych zasadach, nie należy go wykazywać w dokumencie ZUS RPA.
Jedynie, gdy płatnik wypłaca pracownikowi przychód obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to powinien go wykazać w bloku III.D bądź III.E w dokumencie ZUS RPA.

W dokumencie ZUS RPA w bloku III.D należy wykazywać należne za ten rok kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast w bloku III.E – kwoty przychodu  należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dokument ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia, które  w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Składniki wynagrodzenia, o których mowa w bloku III.D i III.E dokumentu ZUS RPA - należy wykazać również wówczas, jeśli zostały wpłacone za czas pobierania zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego oraz za czas pobierania zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego.

W związku z faktem, że okres urlopu okolicznościowego to czas, kiedy pracodawca zwalnia pracownika od pracy, okresu udzielonego urlopu okolicznościowego nie należy wliczać do okresu wykonywania pracy nauczycielskiej.
Dodatkowo należy podkreślić, że okres urlopu okolicznościowego to nie jest okres urlopu wypoczynkowego.

W przypadku wystąpienia kilku okresów wykonywania pracy nauczycielskiej w obrębie jednego miesiąca (więcej niż dwa okresy) w programie Płatnik nie utworzy się automatycznie kolejny raport. Płatnik powinien utworzyć kolejną pozycję ZUS RPA dla tej samej osoby ubezpieczonej.

Blok III.D dotyczy takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.
W związku z tym, jeśli płatnik od wymienionych w pytaniu dodatków w okresie świadczenia pracy nie odprowadza składek, to nie powinien ich wykazywać w dokumencie ZUS RPA w bloku III.D/ III.E.

Przykład:

Ubezpieczony w lutym 2019 otrzymał premię za rok 2018 w kwocie 6000 zł. Z powodu choroby trwającej od 25 stycznia 2019 r. okazało się, że nadpłacone zostało wynagrodzenie za styczeń (o 500 zł). W lutym pracownikowi wypłacono wyłącznie nagrodę roczną, z której potrącono płacę zasadniczą za styczeń w kwocie (-) 500 zł. Podstawa składek emerytalno - rentowych na ZUS RCA w lutym wynosi 5500 zł. W ZUS RPA w bloku III.B po wpisaniu  premii za rok 2018 w kwocie 6000 zł program Płatnik wykazał błąd krytyczny.
Czy płatnik składek może (lub powinien) przyjąć, że nadpłacone w styczniu wynagrodzenie w kwocie 500 zł należy zaliczyć na poczet nagrody za 2018 rok i tym samym przygotować następujące dokumenty ZUS RPA:

• za styczeń w bloku IIIB wskazaną kwotą 500 zł
• za luty wskazaną  w bloku IIIB kwotą 5500 zł.

Odpowiedź:

W tej sytuacji płatnik w dokumencie ZUS RPA za luty 2019 r. w bloku III.B powinien wykazać tylko kwotę 5500 zł.

Przykład 1:

Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownicy mają wyznaczony na początku roku cel do wykonania. Otrzymują co miesiąc oprócz wynagrodzenia zasadniczego po 1000,00 jako zaliczkę na realizację celu.
1000,00 zł miesięcznie otrzymują także wówczas, gdy są uprawnieni do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, czy zasiłku chorobowego. Z realizacji celu rozliczają się po zakończeniu roku. Jeśli osiągną założony cel, środki pozostają w ich dyspozycji. Jeśli okaże się, że nie osiągnęli wyznaczonego celu, muszą zwrócić pracodawcy środki (12000,00 (12x1000,00) – jeśli nie osiągnęli celu w ogóle lub kwotę ustaloną proporcjonalnie do stopnia osiągniętego celu). Zwrot następuje poprzez potrącenie z wynagrodzenia w I kwartale następnego roku.
Jeśli pracownik był chory np. od 1.02.2019 r. do 10.02.2019 r. i otrzymał 1000,00 zł w lutym 2019 za luty 2019 r., z czego 360,00 zł dotyczyło okresu 1-10.02.2019 r., czy powinien kwotę 360,00 zł wykazać w ZUS RPA, w bloku III D?

Odpowiedź:

W bloku III.D raportu ZUS RPA płatnik składek wykazuje kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w bloku III.E – płatnik składek wykazuje kwoty ww. przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport  ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy.  Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Zatem jeśli zaliczka, o której mowa w pytaniu wypłacana jest obok  wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i nie jest uwzględniona przy ustalaniu podstawy świadczenia, należy ją wykazać w raporcie ZUS RPA w bloku III.D.

Przykład 2:

Pracownik otrzyma w 2019 r. 12000,00 zł zaliczek (12m-cy x 1000,00 zł), a jest chory nieprzerwanie od 1.11.2019 r. do 31.12.2019 r. i dalej od 1.01.2020 r. do 15.04.2020 r. Okaże się, że nie zrealizował części celu z 2019 r. , co powoduje, że musi zwrócić pracodawcy 3000,00 zł. W bieżących dokumentach w 2020 r. nie będzie możliwości rozliczenia nadpłaty z 2019 r., ponieważ pracownik jest na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Czy w związku z tym należy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za 2019 rok? Jeśli tak, w jaki sposób dokonać korekty?
Realizacja celu dotyczy całego roku, a nie jest rozliczana miesięcznie. Może wystąpić sytuacja, że pracownik pomimo zwolnienia lekarskiego przez część roku i tak zrealizuje cel i wówczas nie zwraca zaliczek.

Odpowiedź:

Z informacji wynika, że rozliczenie celu następuje po zakończeniu roku, a ewentualny zwrot następuje poprzez potrącenie z wynagrodzenia w I kwartale następnego roku.
W opisanym przykładzie potrącenie nie może nastąpić w I kwartale, ponieważ okres niezdolności do pracy trwa nieprzerwanie od 1 stycznia do 15 kwietnia. Rozliczenie nadpłaconych środków poprzez złożenie korekt dokumentów rozliczeniowych za poprzedni rok jest więc niezgodne z opisanymi zasadami. Ponadto rozliczenie realizacji celu następuje po zakończeniu roku, czyli może zdarzyć się sytuacja, że pracownik jest niezdolny do pracy nawet przez kilka miesięcy, a i tak osiągnie wyznaczony cel. Dodatkowo, z uwagi na fakt, że rozliczenie realizacji celu następuje w cyklach rocznych,  nie jest możliwe „podzielenie” kwoty do zwrotu na konkretne miesiące.
Zasadne więc jest potrącenie środków w kolejnym kwartale.

Przykład:

Pracownicy korzystają z samochodów służbowych do celów prywatnych. Otrzymują w związku z tym środki pieniężne (ryczałt), których wysokość jest uzależniona od pojemności silnika samochodu. Kwoty te stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jeśli pracownik jest chory pracodawca stosuje różne rozwiązania:

1. Jeśli pracownik wykorzystuje samochód na dojazdy do lekarza lub na rehabilitację – pracodawca wypłaca mu ryczałt pomimo zwolnienia lekarskiego – czy kwota tego ryczałtu ustalona proporcjonalnie za dni choroby powinna być wykazana w bloku III D RPA ?
2. Jeśli pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny – pracodawca wypłaca mu ryczałt w całości także za czas opieki – czy kwota ryczałtu ustalona proporcjonalnie za dni opieki powinna być wykazana w bloku III D RPA?

Odpowiedź:

Jeśli ryczałt wypłacany jest obok  wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i nie jest uwzględniony przy ustalaniu podstawy świadczenia, należy go wykazać w raporcie ZUS RPA w bloku III.D.

Przykład:

Wypłaciliśmy pracownikom premie (nagrody) z zysku firmy po opodatkowaniu.
Podstawą wypłaty nagrody w maju jest Uchwała Zgromadzenia Wspólników z dnia 26 kwietnia 2019 o podziale zysku za rok 2018. Wyznaczona kwota zysku  została przeznaczona na premie i składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę.
Czy te wypłaty jako podstawa składek społecznych powinny być ujęte w raporcie ZUS RPA za maj? Decyzja o wypłacie premii została podjęta po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego tj. w roku 2019. Czy w związku z tym uznać, że premie należne są za rok 2019 czy 2018 i wówczas ująć je w ZUS RPA? Czy dokument ZUS RPA to tylko informacja o podstawie składek danego wynagrodzenia i nie ma on wpływu na kwoty w ZUS RCA czy odwrotnie tzn. ZUS RCA zmniejszamy o kwoty z raportu ZUS RPA?

Odpowiedź:

Płatnik składek przekazuje dokument ZUS RPA, jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

To płatnik posiada wiedzę, jakiego okresu dotyczy przychód, który wypłaca. W opisanym przypadku nie ma mowy, czy to nagroda roczna za 2018 r., czy nagroda za okres bieżący. Jeśli nagroda, o której mowa w pytaniu jest należna za 2018 r., to powinna być wykazana w raporcie ZUS RPA. W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje dana wypłata, należy ją wykazać w bieżącym rozliczeniu. Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytur lub renty wypłata ta zostanie doliczona do roku kalendarzowego, w którym została wypłacona. Nie należy wtedy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

Dokument ZUS RPA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami: 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.
Jeśli np. nagroda roczna należna za  rok rozliczeniowy  2018  wypłacona została w maju 2019 r. i od  tej nagrody opłacona  została składa na ubezpieczania emerytalne i rentowe  – to całą kwotę  nagrody należnej  za 2018 r.  należy  wykazać w bloku III.B raportu ZUS RPA - składanego za maj 2019 r. Kwota wykazana w ZUS RPA w bloku III.B nie może być wyższa niż wykazana w ZUS RCA.

Jeśli przyjmiemy, że w podanej sytuacji agencja pracy tymczasowej była pracodawcą, a pracownicy świadczyli pracę za rzecz danej firmy, to nie ma podstaw do tego, by premie wypłacone (za rok, w którym pracownicy zatrudnieni byli przez agencję pracy tymczasowej) przez firmę (obecnego pracodawcę) wykazane były w raporcie ZUS RPA. Obecny pracodawca powinien rozliczyć wypłatę w miesiącu wypłaty w raporcie ZUS RCA. Nie należy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA. Czyli w tym przypadku wypłata premii rocznej będzie stanowiła przychód za rok kalendarzowy, w którym została wypłacona. Oznacza to, że dokumentem, na podstawie którego przychód ten zostanie uwzględniony przy obliczaniu świadczenia jest raport ZUS RCA.

W dokumencie ZUS RPA pracodawca wykazuje kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym go wypłacił. Jeśli jest to premia wypłacona w 2019 r. ale należna za 2018 r., to powinna być wykazana w dokumencie ZUS RPA. Jeżeli natomiast do tej premii nie można przypisać okresu, za który przysługuje - to taką wypłatę przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty dolicza się do roku kalendarzowego, w którym została wypłacona i nie należy jej wykazywać w raporcie ZUS RPA. Jeśli premia ta wypłacona została jednorazowo i nie podlega podziałowi, należy ją doliczyć do wynagrodzenia za miesiąc, w którym została wypłacona i wykazać w dokumencie ZUS RCA.

Przykład:

W regulaminie wynagradzania mamy jeden składnik płacowy – dodatek funkcyjny, który przysługuje pracownikom również za czas choroby.
Zgodnie z przepisami składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego, są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, po spełnieniu dwóch warunków:

• prawo do tych składników wynagrodzenia również za czas niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu,
• składniki te zostały wypłacone za okres pobierania świadczeń za czas niezdolności do pracy.

Wyłączenie z obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwoty dodatku funkcyjnego wypłacanego za czas pobierania wynagrodzenia chorobowego wynika zatem wprost z przepisów wspomnianego rozporządzenia. Podobnie jest ze składkami na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe – podstawą wymiaru składek na te ubezpieczenia jest bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Dodatek funkcyjny jest składnikiem niepomniejszanym za okres choroby, dlatego nie wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (również zasiłku chorobowego). Nie jest to zatem element wynagrodzenia chorobowego i nie należy go traktować tak samo jak wynagrodzenie chorobowe, od którego jest potrącana składka zdrowotna.
W odniesieniu do dodatku funkcyjnego wypłacanego za czas choroby należy stosować art. 81 ust. 5 i 6 ustawy zdrowotnej, zgodnie z którym do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników zastosowanie mają – z pewnymi odmiennościami – przepisy dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, odmiennie niż w przypadku ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

• nie ma zastosowania wyłączenie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nie ma zastosowania ograniczenie tej podstawy do kwoty 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok,
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustala się pomniejszając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego.

Pozostałe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – w tym zasada wyłączania z niej niektórych składników wynagrodzenia – należy stosować również przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Należy przez to rozumieć, że od części dodatku funkcyjnego wypłaconego za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, która jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne, nie należy również opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Skoro dodatek funkcyjny za okres choroby zostanie wypłacony w całości, ale składki zostaną opłacone od części dodatku, to składka zdrowotna również jest opłacana od części dodatku.
Czy w takim przypadku należy wykazywać część dodatku funkcyjnego, od której nie opłacono składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, skoro ta część dodatku nie wpływa na podstawę zdrowotną i teoretycznie jest dla ZUS transparentna – nie wpływa na nic (podlega jedynie opodatkowaniu)?

Przykład:

Pracownik chorował przez część miesiąca. Osiągnął wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł oraz wynagrodzenie chorobowe 500 zł. Miesięcznie pracownikowi przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości 1000 zł. Ze względu na chorobę ustalono, że w tym m-cu oskładkowaniu ulegnie 700 zł.
Czyli mamy:

• podstawa składek społecznych: 3000+700=3700 zł; składki łącznie: 507,27 zł
• podstawa zdrowotna: 3000 + 700 – 507,27 + 500= 3700,27 zł.

Czy w RPA mamy wykazywać 300 zł (1000 zł - 700 zł), jako kwotę, od której nie naliczono składek?

Odpowiedź:

Blok III.D w dokumencie ZUS RPA dotyczy takich składników wynagrodzenia, które w czasie trwania niezdolności do pracy są pracownikowi wypłacane obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego. Składniki te wypłacone obok ww. świadczeń nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W związku z tym, że pracownik zachowuje prawo do tych składników w czasie pobierania ww. świadczeń wypłaconych za czas niezdolności do pracy - nie są one uwzględnianie przy ustalaniu  podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy powinno natomiast wynikać  z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy. Jeśli natomiast składniki te są wypłacane pracownikowi w ramach wynagrodzenia, czyli w czasie świadczenia pracy, wówczas są objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Z opisu przekazanej sprawy wynika, że dodatek funkcyjny jest składnikiem wynagrodzenia, o którym mowa wyżej.
Z przedstawionego przykładu wynika, że pracownik w danym miesiącu, w którym był również niezdolny do pracy, otrzymał:

• wynagrodzenie zasadnicze za pracę w kwocie 3000,00 zł,
• zasiłek chorobowy w kwocie 500,00 zł
• oraz dodatek funkcyjny w kwocie 1000,00 zł.

Przy czym z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona została ta część dodatku, która przysługiwała za okres choroby - wynosząca 300, 00 zł. Jest to zatem kwota przychodu, o którym mowa w bloku III.D dokumentu ZUS RPA i który powinien być wykazany w tym bloku.   

 

 

Przykład:

Pracownikowi w styczniu 2019 wypłacono:

• godziny nadliczbowe za grudzień 2018 w kwocie 500 zł
• wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł (wynagrodzenie zasadnicze z umowy 3400 pomniejszone o kwotę 400 zł w związku z pomniejszeniem o zwolnienie lekarskie za grudzień 2018 rozliczone w styczniu 2019r)

W raporcie RCA za styczeń 2019 r. będzie widoczna kwota 3500 zł (3400+500-400).

Proszę o informację jaką kwotę należy wykazać  w raporcie RPA w części III.B należną za 2018 r. ?

• 500zł z tytułu godzin nadliczbowych

czy

• 100 zł (500 zł godzin nadliczbowych za 2018 r. – 400zł potrącenie za zwolnienie lekarskie za grudzień 2018 r. rozliczone w styczniu 2019 r.)?

Odpowiedź:

W opisanej sytuacji należy wykazać całą kwotę nadgodzin za grudzień 2018 r., wypłaconych w styczniu 2019 r., czyli złożyć dokument ZUS RPA i w bloku III.B. wpisać w polu 01. przychód za rok 2018, a w polu 02. kwotę 500 zł.

 

Przykład:

W ZUS RCA została wykazana podstawa emerytalno-rentowa w kwocie 1200,00, a w ZUS RPA kwota 1500,00 przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za 2018 rok.
W raporcie ZUS RCA kwota 1200,00 złotych została wyliczona z kwoty przychodu 1500,00 – 300,00 (jest to kwota  wytrąconego wynagrodzenia  za styczeń 2019 r. w lutym 2019 r. z związku z długotrwałym zwolnieniem lekarskim – zwolnienie trwa do końca lutego). Takie rozliczenie raportu do tej pory pozwalało rozliczyć nadpłacone wynagrodzenie za poprzedni miesiąc i nie trzeba było sporządzać korekt.
 

Odpowiedź:

Kwota wykazana w dokumencie ZUS RPA w bloku III.B nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wykazana w dokumencie ZUS RCA.
Jeżeli płatnik składek dokonał rozliczenia przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dotyczy raport ZUS RPA - wówczas w bloku  III.B raportu ZUS RPA np. złożonego za luty 2019 r. podaje kwotę przychodu za inny rok kalendarzowy np. za 2018 r. –po rozliczeniu.  Przychód po rozliczeniu jest przychodem, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.  
Płatnik składek w dokumencie ZUS RPA powinien wykazać przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy. W opisanym przypadku kwota 1.500,00 zł należna 2018 r.,  została w 2019 r. pomniejszona o nadpłacone wynagrodzenie za czas choroby i płatnik wypłacił kwotę 1.200,00 zł. Kwota ta będzie wykazana na ZUS RCA i taka sama powinna być wykazana w bloku III.B raportu ZUS RPA.

Jeżeli okres niezdolności do pracy przebyty w grudniu 2018 r. został rozliczony w styczniu 2019 r. – wówczas kwotę dodatku stażowego wypłaconego  za czas niezdolności do pracy w styczniu 2019 r. za grudzień 2018 r. – należy wykazać w bloku III.E ZUS RPA. Natomiast kwotę dodatku stażowego wypłaconego za czas niezdolności do pracy w styczniu 2019 r. za styczeń 2019 r. należy wykazać w bloku III.D ZUS RPA.

Tak. Jeśli była zawarta umowa zlecenia z podleganiem do ubezpieczeń społecznych, to należy złożyć dokument ZUS RPA, jeśli nastąpiła wypłata przychodu w styczniu 2019 r., za rok 2018.

 

Przykład:

Nauczyciel zatrudniony u tego samego pracodawcy (1 umowa o pracę) jako nauczyciel – 16/18 wymiar zajęć, wychowawca w świetlicy – 5/26 wymiar zajęć oraz pedagog 18/20 – wymiar zajęć w tym samym miesiącu. Czy należy sumować etaty czy wykazywać każdy z osobna?

Odpowiedź:

W przypadku, gdy nauczyciel, w ramach jednego stosunku pracy, realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze zajęć (np. 6 godzin języka polskiego i 6 godzin biblioteki), w bloku III.F należy wpisać jeden ustalony dla niego wymiar zajęć - łącznie dla wszystkich stanowisk, na których nauczyciel realizował obowiązki dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze.
Powyższe zasady wykazywania wymiaru zajęć należy stosować również wtedy, gdy nauczyciel był zatrudniony w zespole szkół jako odrębnej jednostce organizacyjnej, a obowiązkowe zajęcia realizował w różnych typach szkół wchodzących w skład tego zespołu. W takim przypadku, raport informacyjny składa wyłącznie zespół szkół wykazując okres pracy nauczycielskiej oraz wymiar zajęć nauczyciela według podanych wyżej zasad.

Sposób obliczania tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć od 1 września 2018 r. określa art. 42 ust. 5 c ustawy – Karta Nauczyciela, zgodnie z którym tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć ustala się jako iloraz łącznej liczby realizowanych godzin i sumy części etatów realizowanych w ramach poszczególnych tygodniowych wymiarów godzin zajęć, przy czym wynik zaokrągla się do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do pół godziny pomija się, a powyżej pół godziny liczy się za pełną godzinę. Do 31 sierpnia 2018 r. określenie sposobu liczenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin leżało gestii placówki prowadzącej szkołę. Przy ustalaniu tzw. pensum dla etatów łączonych należy uwzględnić treść art. 42 ust. 3 ww. ustawy, w świetle którego  - w odniesieniu do przypadku opisanego w pytaniu - obowiązkowy wymiar zajęć dla nauczyciela języka polskiego wynosi 18 godzin tygodniowo, zaś  dla nauczyciela bibliotekarza biblioteki szkolnej - 30 godzin tygodniowo.

Należy jednak podkreślić, że obowiązek ustalenia w powyższy sposób obowiązkowego wymiaru zajęć dla nauczyciela, który w ramach jednego stosunku pracy realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze zajęć, zgodnie z obowiązującym od 1 września 2018 r. stanem prawnym spoczywa na organie zatrudniającym a nie na Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.  W dokumencie ZUS RIA oraz dokumencie ZUS RPA pracodawca powinien wskazać jeden obowiązkowy wymiar zajęć dla łączonych stanowisk, kierując się obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie powinien ingerować w sposób ustalenia tego wymiaru.
Zakład powinien ustalać jedynie łączny obowiązkowy wymiar zajęć w przypadku nauczycieli zatrudnionych w więcej niż jednej placówce, gdyż w tym przypadku obowiązujące przepisy nie nakładają obowiązku ustalenia takiego wymiaru na inny podmiot.
 

Przykład 1:

Nauczyciel jest zatrudniony w jednej szkole na podstawie dwóch umów o pracę:

• pierwsza w wymiarze 3/5 etatu
• druga w wymiarze 2/5 etatu.

Czy w sytuacji, gdy osoba w ramach obu umów o pracę wykonuje pracę nauczycielską przez cały miesiąc, należy osobę wykazać wskazując jeden okres od … do … oraz łączny wymiar zajęć, czy też należy odrębnie wykazać okresy wykonywania tej pracy w ramach poszczególnych umów.

Przykład 2:

Nauczyciel jest zatrudniony w jednej szkole na podstawie dwóch umów o pracę:

• pierwsza w wymiarze 3/5 etatu
• druga w wymiarze 2/5 etatu.

W ramach pierwszej umowy o pracę praca nauczycielska była wykonywana cały miesiąc. Natomiast z tytułu drugiej umowy w okresie od 1 do 15 stycznia 2019 r. został mu udzielony urlop bezpłatny.

Czy w opisanej sytuacji okres pracy nauczycielskiej powinien zostać  wykazany odrębnie z każdej z umów tj.
1.01.2019 – 31.01.2019 wymiar zajęć 60/100
16.01.2019 – 31.01.2019 wymiar zajęć 40/100.

Odpowiedź:

Zgodnie z obowiązującym prawem z pracownikiem zatrudnionym w jednej szkole na stanowisku nauczyciela może być zawarta tylko jedna umowa o pracę. Pracownik może wykonywać obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin, natomiast wykonuje je w ramach jednego stosunku pracy.

W świetle orzecznictwa sądowego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2002 r. [sygn. akt I PKN 876/00] i wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 marca 1997 r. [sygn.. akt I PKN  43/91]) w razie wykonywania na rzecz danego pracodawcy kilku rodzajów pracy przyporządkowanych jednemu pracownikowi, należy domniemywać, że strony łączy jeden stosunek pracy.

Oznacza to, że w sytuacji, gdy mimo braku podstaw prawnych były zawarte u tego samego pracodawcy w tym samym czasie dwie umowy o pracę z nauczycielem, przedmiotem której byłoby wykonywanie pracy nauczycielskiej, należałoby uznać, że nauczyciel pozostaje w jednym stosunku pracy ze szkołą i dla tego stosunku pracy płatnik składek powinien określić łączny obowiązkowy wymiar zajęć, ustalony zgodnie z przepisami Karty Nauczyciela.

Przypadki opisane w przykładzie 1 i 2 nie precyzują jaki rodzaj pracy nauczyciel wykonywał w ramach obu umów o pracę. Jeśli w ramach jednej i drugiej umowy była wykonywana praca nauczycielska, to pracodawca powinien w raporcie ZUS RPA podać jeden łączny, ustalony na podstawie przepisów Karty nauczyciela obowiązkowy wymiar zajęć dla jednego okresu pracy nauczycielskiej. Różne okresy pracy nauczycielskiej powinien wykazać odrębnie wyłącznie wówczas, gdy w czasie trwania stosunku pracy miał przerwy w wykonywaniu tej pracy lub też zmieniał mu się obowiązkowy wymiar zajęć – wówczas wymiar ten powinien być wskazany dla każdego z ww. okresów.  Jeśli zaś w ramach jednej umowy była wykonywana praca nauczycielska, a w ramach innej umowy – inna praca, pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RPA wyłącznie okres wykonywania pracy nauczycielskiej, wskazując m. in. obowiązkowy wymiar zajęć.

 

Blok III.F. w ZUS RPA należy wypełnić za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Ustawodawca zwolnił płatnika składek z obowiązku wypełniania bloku III.F za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, jeśli od tego nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy. Zwolnienie z tego obowiązku wynika z art. 41 ust. 3 pkt. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Ustawodawca zwolnił płatnika składek z obowiązku wypełniania w dokumencie ZUS RPA bloku III.F za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, jeśli od tego nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego uzyskał  na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.
Zatem w przypadku nauczycieli mających ustalone prawo do innego świadczenia niż nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, należy wypełniać blok III. F.

Sytuacja dotyczy nauczyciela zatrudnionego w niepełnym wymiarze zajęć/godzin. Należy zatem sądzić, iż z nauczycielem tym podpisano aneks do umowy o pracę, a zatem płatnik składek powinien wypełnić w ZUS RPA dwa okresy podając wymiar zajęć dotyczący każdego z tych okresów odrębnie.  
Wymiar zajęć powinien być wykazany następująco:

• od 1 stycznia do 14 stycznia 2019 r. – 60/100
• od 15 stycznia 2019 r. do 31 stycznia 2019 r. - 40/100.

Przy wykazywaniu w bloku III.F raportu ZUS RPA okresu wykonywania pracy nauczycielskiej - należy uwzględnić ten dzień, w którym nauczycielka została zwolniona z jednej godziny lekcyjnej ponieważ musiała zgłosić się na badania do przychodni medycyny pracy.

W bloku III. F raportu imiennego ZUS RPA należy podać okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.
Należy podać wyłącznie okresy, w których praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), pomijając okresy, w których praca ta nie była wykonywana z powodu, np.:

• urlopu dla poratowania zdrowia,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu bezpłatnego,
• niezdolności do pracy, za które nauczyciel pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy,
• pobierania zasiłku macierzyńskiego lub opiekuńczego,
• urlopu na dalsze kształcenie się,
• urlopu szkoleniowego,
• stanu nieczynnego.

Usprawiedliwione nieobecności w pracy z powodu obowiązkowych wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich oraz inne nieobecności usprawiedliwione pozostające w związku z pracą, za którą pracownik otrzymał prawo do wynagrodzenia, np. szkolenie bhp, delegacja służbowa nie powinny podlegać wyłączeniu przy ustalaniu okresów pracy nauczycielskiej.

Natomiast wskazane niżej:

• pozostałe okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy i nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• zwolnienia od pracy związane z oddawaniem krwi,
• okresy opieki nad zdrowym dzieckiem udzielonej na podstawie art. 67e Karta Nauczyciela,okresy zwolnienia od pracy związane z pełnieniem funkcji związkowej,
• okresy urlopowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263)

wyłącza się przy ustalaniu okresów pracy nauczycielskiej i nie należy ich wykazywać w bloku III. F druku ZUS RPA.

Usprawiedliwione nieobecności w pracy pozostające w związku z pracą, za którą pracownik otrzymał prawo do wynagrodzenia, np. szkolenie bhp, delegacja służbowa nie powinny podlegać wyłączeniu przy ustalaniu okresów pracy nauczycielskiej.

Okres zwolnienia od pracy w związku z oddawaniem krwi należy wyłączyć z okresów pracy nauczycielskiej i nie należy go wykazywać w bloku III.F druku ZUS RPA.

Zwolnienie od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej pracownika poza zakładem pracy,o którym mowa w art. 25 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263) podlega wyłączeniu przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej.
Okresów tych nie uwzględnia się przy wypełnianiu bloku III.F druku ZUS RPA.
Do 31 grudnia 2018 r. regulacja w tym zakresie znajdowała się w art. 25 ust. 2 wymienionej ustawy.

Okresy:

• opieki nad dzieckiem udzielone na podstawie art. 67e Karta Nauczyciela,
• zwolnienia od pracy związane z pełnieniem funkcji związkowej,
• urlopowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263),
• urlopu okolicznościowego

nie są okresami wykonywania pracy nauczycielskiej, zatem nie należy ich wykazywać  w bloku III.F na druku ZUS RPA.

Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej w bloku III.F druku ZUS RPA należy pominąć dni strajku.

Do okresów wykonywania pracy nauczycielskiej pracodawca nie uwzględnia pełnego okresu strajku, łącznie z sobotami i niedzielami. Dlatego też w bloku III.F raportu ZUS RPA pracodawca wykazuje okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, z pominięciem dni objętych strajkiem, w którym uczestniczył nauczyciel.

Jesteśmy jednostką obsługującą szkoły i placówki powiatowe. W poradniku dla płatników składek wymienione są okresy, które należy pominąć przy wpisywaniu okresów wykonywania pracy nauczyciela (np. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, itp.) Pytanie dotyczy delegacji nauczycieli pełniących funkcje kierownicze (dyrektorzy, wicedyrektorzy, kierownicy). Czy dzień, w którym dyrektor, wicedyrektor lub kierownik odbyli podróż służbową potwierdzoną poleceniem wyjazdu służbowego i rozliczeniem należy wpisać do raportu ZUS RPA jako okres wykonywania pracy nauczycielskiej? Czy dzień ten należy pominąć?

Przykład:

Podróż służbowa dyrektora w dniach 6-7 maj 2019 r. Pozostałe dni przepracowane.
w ZUS RPA blok III.F okres wykonywania pracy nauczycielskiej:
1.05.2019 r. - 31.05.2019 r.
czy
1.05.2019 r. - 5.05.2019 r.
8.05.2019 r. - 31.05.2019 r.?

Odpowiedź:

Podróż służbowa powinna być wykazana w bloku III.F w dokumencie ZUS RPA jako okres pracy nauczycielskiej.
Usprawiedliwione nieobecności w pracy z powodu obowiązkowych wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich oraz inne nieobecności usprawiedliwione pozostające w związku z pracą, za którą pracownik otrzymał prawo do wynagrodzenia, np. szkolenie bhp, delegacja służbowa nie powinny podlegać wyłączeniu przy ustalaniu okresów pracy nauczycielskiej.

Usprawiedliwione nieobecności w pracy pozostające w związku z pracą, za które nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia, powinny być wliczone do okresów wykonywania  pracy nauczycielskiej. W związku z tym okresu oddelegowania  dyrektora (nauczyciela, któremu powierzono stanowisko dyrektora), na szkolenie dla dyrektorów, pozostające w zakresie jego obowiązków służbowych, nie należy pomijać przy wypełnianiu bloku III. F w dokumencie ZUS RPA.

Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej należy wyłączyć podany przykładowo przez płatnika składek okres, za który zostało wypłacone wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek chorobowy, tj. okres np. od  4.03.2019 do 8.03.2019 r. oraz od 11.03.2019 do 15.03.2019 r.  

Blok III.F w ZUS RPA należy wypełnić za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Należy podać wyłącznie okresy, w których praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), pomijając okresy, w których praca ta nie była wykonywana. W raporcie ZUS RPA nie należy więc wykazywać okresów pracy nauczyciela oddelegowanego do pracy w ZNP.

Przy ustalaniu okresu wykonywania pracy nauczycielskiej nie jest uwzględniany okres urlopu bezpłatnego. W przypadku  nauczyciela, który przez 3 tygodnie wnosi o udzielenie urlopu bezpłatnego tylko na dni pracy przypadające od poniedziałku do piątku – przy wykazywaniu okresu pracy nauczycielskiej w bloku III.F dokumentu  ZUS RPA należy wyłączyć tylko okres urlopu bezpłatnego, tj. okres przypadający od poniedziałku do piątku w danym tygodniu.

Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej (związanej z realizacją wychowania przedszkolnego) w punktach przedszkolnych oraz w zespołach wychowania przedszkolnego, powinny być zaliczane do szczególnego stażu pracy (tj. 20-letniego okresu pracy nauczycielskiej, o której mowa w art. 4 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych). W konsekwencji również okresy wykonywania takich prac powinny być wykazywane przez płatników składek w bloku III.F raportu ZUS RPA jako okresy pracy nauczycielskiej.

W raporcie ZUS RPA – w bloku III F pracodawca podaje okresy, w których praca nauczycielska była faktycznie wykowywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), pomijając okresy w których praca nie była wykonywana.
Czy do tych okresów niewykonywania pracy należy zaliczyć nieobecności z powodu:

• zwolnienia od pracy dla wychowujących dziecko w wieku do lat 14  - art. 188  Kodeksu Pracy,
• urlopu okolicznościowego,
• zwolnienia od pracy w celu wykonania badań specjalistycznych nauczyciela niepełnosprawnego (art.20  ust.1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatr. osób niepełnosprawnych – tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 511 z późn. zm.,
• zwolnienia od pracy w celu wzięcia udziału w zebraniu Komisji Związkowej (art. 25 ust 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 o związkach zawodowych – tekst jed.. Dz.U z 2015, poz. 1881 z późn. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1608).

Za okresy tych  nieobecności w pracy nauczyciel otrzymuje wynagrodzenie.

Odpowiedź:

Okresy:

• zwolnienia od pracy dla wychowujących dziecko w wieku do lat 14  - art. 188  Kodeksu Pracy,
• urlopu okolicznościowego,
• urlopowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263),
• zwolnienia od pracy na podstawie art. 20 ust. 1 pkt 2 ustawy o z 27 sierpnia 1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

należy wyłączyć przy ustalaniu okresów pracy nauczycielskiej, zatem nie należy ich wykazywać w bloku III.F w dokumencie ZUS RPA.

Za nauczyciela zatrudnionego na podstawie umowy zlecenie nie wypełnia się bloku III.F w dokumencie ZUS RPA (okres zatrudniania na podstawie umowy zlecenie nie jest zaliczany do okresów pracy nauczycielskiej). Informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej wynikająca z ZUS RPA jest wykorzystywana  przy ustalaniu uprawnień do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego  na podstawie ustawy z dnia  22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych. Z ustawy tej wynika, że świadczenie kompensacyjne  może być przyznane nauczycielowi, który pozostawał w stosunku pracy w jednostkach, o których mowa art. 2 pkt 1 powołanej ustawy. 

Płatnik składek, w bloku III.F raportu ZUS RPA, wykazuje okres wykonywania przez nauczyciela pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1  ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych. Centrum Kształcenia Praktycznego jest jednostką, która nie została wymieniona w art. 2 pkt 1 powołanej ustawy. Zatem za pracowników Centrum Kształcenia Praktycznego, którzy mają status nauczyciela nie należy  wypełnić bloku III.F. Natomiast pozostałe bloki raportu ZUS RPA powinny być wypełnione tylko wówczas – jeżeli dotyczą tego nauczyciela.

 

Jeżeli pracownik był zatrudniony w okresie od 1997 do 2000 r. i w okresie od 2015 do 2017 r., to po złożeniu ZUS OSW płatnik składa ZUS RIA za tego pracownika wykazując okres od 2015 do 2017 r.

W dokumencie ZUS RPA, jak również w ZUS RIA – płatnik składek nie wykazuje tych danych, które już przekazał do ZUS i które zostały zapisane na koncie ubezpieczonego. Zestawienie wypłacanych świadcze/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej, czyli również zasiłku macierzyńskiego - płatnik składek wykazuje w dokumencie ZUS RSA.

Zatem dokument ZUS RPA oraz ZUS RIA nie dotyczy ww. świadczeń. W dokumentach  tych, w odpowiednich blokach, płatnik wykazuje przychód wypłacony w danym roku, ale należny za innym rok kalendarzowy ponieważ informacja ta nie wynika z konta ubezpieczonego. Na koncie ubezpieczonego przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok wypłaty – przypisany jest  bowiem do roku wypłaty.

Dane przekazane w ZUS RPA i w ZUS RIA pozwolą natomiast ustalić podstawę wymiaru świadczenia, gdzie przy ustalaniu łącznej kwoty przychodu za poszczególne lata kalendarzowe dany przychód doliczany jest do roku, za który był należny.

Zwracamy jednocześnie uwagę, że tzw. przesunięcie w wypłacie przychodu, o którym mowa w bloku V, VI i VII dokumentu ZUS RIA oraz w bloku III.B, III.C i III.E  dokumentu ZUS RPA dotyczy roku kalendarzowego, a nie miesiąca. Nie należy zatem wykazywać w tych blokach, np. przychodu wypłaconego w lutym 2019 r. za styczeń tego samego roku.

Zgodnie z art. 7 pkt. 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację, okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, a którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Wynika więc z tego, że skróceniu przechowywania akt może ulec okres, w którym pierwszy stosunek pracy mieści się w przedziale 01.01.1999 -31.12.2018.

W danej sprawie pierwszy stosunek pracy zawarty był w 1997 r. i trwał do 2000 r., czyli tego okresu nie bierzemy pod uwagę. Natomiast pierwszym zawartym stosunkiem pracy w okresie 01.01.1999-31.12.2018 był okres 2015-2017 i za ten okres można skrócić czas przechowywania dokumentów i złożyć ZUS RIA.

Przykład:

Ubezpieczona przebywa cały miesiąc na zwolnieniu otrzymuje zasiłek chorobowy) i wykazana jest na ZUS RSA.
W takiej sytuacji, gdy zachorowanie trwa pełen miesiąc nie ma potrzeby przesyłania zerowego raportu ZUS RCA.Ubezpieczonej wypłacany jest obok wynagrodzenia za czas  zasiłku chorobowego, dodatek stażowy który nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ta sytuacja powinna być wykazana na ZUS RPA.
Czy program Płatnik pozwoli wysłać ZUS RPA w komplecie rozliczeniowym o nr 1 bez raportu ZUS RCA, czy też płatnik będzie zobowiązany utworzyć zerowe RCA?

Program Płatnik pozwoli na złożenie w komplecie rozliczeniowym 1  ZUS RPA tylko z ZUS RSA i ZUS DRA. Płatnik nie musi przekazywać dokumentu ZUS RCA zerowego.

W poradniku „ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń” był błąd w dokumencie dot. przykładu. Błędnie został zaznaczony I blok Danych organizacyjnych- zaznaczono zarówno pole 01 (wyrejestrowanie z ubezpieczeń), jak i pole 02 (zgłoszenie korekty), a powinno być zaznaczone jedynie pole 01 (wyrejestrowanie z ubezpieczeń). Błąd ten będzie niezwłocznie poprawiony.

Jeżeli korekta dotyczy tylko pola 01 (kod tytułu ubezpieczenia), w bloku IV (kod tytułu wyrejestrowania), to należy złożyć ZWUA wypełniając pole 01 w bloku I, czyli jako ponowne wyrejestrowanie. Tu się nic nie zmieniło. To dotychczasowe zasady korygowania  ZWUA.

Natomiast, jeżeli konieczne jest skorygowanie pola 02 (data wyrejestrowania z ubezpieczeń), pola 03 (kod przyczyny wyrejestrowania) w bloku IV, oraz bloku V to należy złożyć ZWUA wypełniając pole 02 w bloku I, czyli jako korektę.
 

Jeśli płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA za osoby wyrejestrowane po 2018 r. wraz z dokumentem ZUS ZWUA, podana w nim data rozwiązania/ wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego (dokument ZUS RIA blok IV pole 01) powinna być taka sama jak data rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego, którą podał w dokumencie ZUS ZWUA (blok V pole 01). Pozostałe dane również nie mogą być sprzeczne z danymi, które podał w bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

W przypadku przeniesienia służbowego pracownika służby cywilnej stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu ani nie wygasa. Stosunek ten jest kontynuowany u pracodawcy, który przejął pracownika. W tym przypadku ex lege, tj. z mocy samej ustawy, następuje jedynie zmiana treści łączącego strony stosunku pracy w zakresie miejsca świadczenia pracy, a w drodze porozumienia strony mogą również zmienić inne elementy kontynuowanego stosunku pracy.

W art. 70 i 71 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej wskazano odpowiednio przesłanki wygaśnięcia i rozwiązania stosunku pracy – wśród nich brak jest przeniesienia, o którym mowa w art. 64  tej ustawy. Za tym, że w takim przypadku mamy do czynienia z kontynuacją zatrudnienia przemawia również treść art. 75 ww. ustawy, zgodnie z którym w razie przeniesienia urzędnika służby cywilnej oraz pracownika służby cywilnej do innego urzędu jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do urzędu, w którym urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej ma być zatrudniony.

Jeśli nie nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, brak jest podstaw do wypełnienia przez płatnika składek bloku V formularza ZUS ZWUA. Wypełnienie tego bloku byłoby w takiej sytuacji niezgodne ze stanem faktycznym.
W sytuacji, kiedy nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę wypełniany jest jedynie blok IV w ZUS ZWUA.

Blok V w formularzu ZUS ZWUA wypełniany jest tylko wtedy, kiedy następuje ostateczne rozwiązanie stosunku pracy (czyli w sytuacji, kiedy w bloku IV pole 03 jest wpisany kod 100).

W przypadku przeniesienia pracownika samorządowego do innej jednostki, jego akta osobowe wraz dokumentacją pracowniczą przekazuje się do jednostki, w której pracownik ma być zatrudniony. Przeniesienie pracownika nie powoduje rozwiązania stosunku pracy, przez co dotychczasowy pracodawca nie wystawia świadectwa pracy temu pracownikowi. Jeśli nie nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, brak jest podstaw do wypełnienia przez płatnika składek bloku V formularza ZUS ZWUA.

Blok V w formularzu ZUS ZWUA wypełniany jest tylko wtedy, kiedy następuje ostateczne rozwiązanie stosunku pracy (czyli w sytuacji, kiedy w bloku IV pole 03 jest wpisany kod 100).
Zatem w sytuacji, kiedy nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracodawca w dokumencie ZUS ZWUA wypełnia jedynie blok IV z kodem przyczyny wyrejestrowania 600.

Zgodność bloku IV na ZUS RIA z blokiem V na ZUS ZWUA jest weryfikowana dla wyrejestrowań z datą od 1.01.2019 r.

Płatnik składek składa ZUS ZWUA  za ubezpieczonego, który był pracownikiem. Dane w V bloku formularza dotyczą wyłącznie stosunku pracy lub stosunku służbowego, który ustał po 31 grudnia 2018 r. oraz gdy została wykazana w bloku IV przyczyna wyrejestrowana 100 lub 500.
Nie ma więc znaczenia kiedy dany ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń, tj. czy przed 1.01.2019 r. czy po 1.01.2019 r., tylko kiedy nastąpiło wyrejestrowanie i jaka była jego przyczyna.
Zatem płatnik składek wypełnia blok V na druku ZUS ZWUA również za ubezpieczonych, którzy byli zgłoszeni przed 2019 r. i zostali wyrejestrowani w 2019 r. bądź później.

W tym przypadku dokument wyrejestrowania ZUS ZWUA powinien być złożony również za pracownika, który po rozwiązaniu pierwszej umowy o pracę, bez dnia przerwy nawiązał z tym samym pracodawcą, kolejny stosunek pracy. Wówczas w bloku V tego dokumentu należy podać dane dotyczące poprzednich stosunków pracy. Informacja podana w tym bloku może być wykorzystana przy ustaleniu prawa do niektórych świadczeń.

Jeśli w kodach podstaw prawnych rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego od 400 do 455 i od 457 do 463 brak jest tej, która stanowiła podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego - w dokumencie ZUS ZWUA w polu V. 03 należy wpisać kod 550 - inna niż określona w kodach od  400 do 455 i od 457 do 463 - podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego. Następnie należy  wypełnić pole V.04 poprzez wpisanie podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego – niewymienionej w wykazie.

W przypadku, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło  na mocy porozumienia stron, zgodnie z art.  30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy i w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, to w bloku V dokumentu  ZUS ZWUA należy wpisać:

• w polu 02 - kod 37R,
• w polu 03 - kod 550,
• w polu 04 –  art. 30  § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
• w polu 05 – 2.

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem i wystawił świadectwo pracy, w którym jako podstawę prawną podał: „Porozumienie stron na podstawie art. 30 §1 pkt. 1 Kodeksu pracy z powodu likwidacji stanowiska pracy z przyczyn organizacyjnych” – to  w bloku V dokumentu ZUS ZWUA proponujemy wpisać:  

• w polu 02 – kod 46R –co oznacza rozwiązanie stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, indywidualne zwolnienie – porozumienie stron,
• w polu 03 – kod 431 – z przypisaną  podstawą prawną rozwiązania stosunku pracy:  „art.30 § 1 pkt 1 ustawy z dnia  26 czerwca 1974 r. w związku  z art. 2 ust. 1 pkt 29 lit. b  ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.” Powołany w kodzie 431 - art. 2 ust. 1 pkt 29 lit. b  ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. oznacza: „rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku służbowego z powodu ogłoszenia upadłości pracodawcy, jego likwidacji lub likwidacji stanowiska pracy z przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych, produkcyjnych albo technologicznych”,
• w polu 05 - 2.

Wskazanie kodu 431 nie powinno być sprzeczne z danymi, które wynikają ze świadectwa pracy, a jedynie uszczegóławia podstawę prawną wynikającą z tego dokumentu.
Natomiast, obowiązek  prawidłowego  sporządzenia dokumentu ZUS ZWUA spoczywa na płatniku składek, który jest w posiadaniu pełnej dokumentacji pracowniczej.

Przykład 1:

Pracownica od 1.03.2019 zostaje małżonką osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Dalej będzie miała zawartą umowę o pracę, ale będzie już zgłoszona jako osoba współpracująca.
Jeżeli ZUS ZWUA z kodem 011000 przetworzymy od 1.03.2019 z kodem 600, to po faktycznym zakończeniu umowy o pracę nie będzie wypełniony blok V, gdyż będzie ZUS ZWUA z kodu 05 11.

Odpowiedź:

W sytuacji gdy małżonka osoby prowadzącej działalność gospodarczą z pracownicy staje się osobą współpracującą, a nie mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy o pracę, to w takiej sytuacji należy złożyć ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania 1.03.2019 i kodem 600 - w takim przypadku na ZUS ZWUA nie będzie podanej informacji o przyczynie ustania stosunku pracy.
Z taką samą datą należy zgłosić tę osobę do ubezpieczeń w dokumencie ZUS ZUA z kodem podlegania ubezpieczeniom 0511- jako osoba współpracująca.

Przykład 2:

Przykład:

Pracownica od 1.03.2019 r. zostaje małżonką osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Nie będzie miała zawartej dalej umowy o pracę. Będzie zgłoszona jako osoba współpracująca.
Jak powinien być prawidłowo wypełniony blok V ?

Odpowiedź:

W sytuacji gdy małżonka osoby prowadzącej działalność gospodarczą z pracownicy staje się osobą współpracującą, to mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy o pracę i z ustaniem tytułu do ubezpieczeń.
W takiej sytuacji należy złożyć ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania 1.03.2019 i kodem 100- ustaniem tytułu do ubezpieczeń oraz z wypełnionym blokiem V.
Z taką samą datą należy zgłosić tę osobę do ubezpieczeń w dokumencie ZUS ZUA z kodem podlegania ubezpieczeniom 0511- jako osobę współpracującą.

 

Przykład:

Płatnik składek planuje rozwiązać stosunek pracy w ramach Programu Dobrowolnych Odejść dla pracowników, obowiązującego w firmie X. Na świadectwie pracy będzie wpisany tryb i podstawa prawna: rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron, zgodnie z art.  30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Proszę o potwierdzenie prawidłowości danych, które w opisanej sytuacji powinny być wykazane w bloku V dokumentu  ZUS ZWUA:

• w polu 02 kod 53W,
• w polu 03 kod 550,
• w polu 04; przepis szczególny stanowiący podstawę rozwiązania stosunku pracy,
• w polu 05: 1.

Odpowiedź:

Jeżeli na świadectwie pracy będzie wpisany tryb i podstawa prawna:
rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron, zgodnie z art.  30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,to w bloku V dokumentu  ZUS ZWUA należy wpisać:

• w polu 02 - kod 37R,
• w polu 03 - kod 550,
• w polu 04 –  art. 30  § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
• w polu 05: 2.

Przykład:

Rozwiązanie stosunku nastąpiło na podstawie art. 30 §. 1 pkt. 1 w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. W dokumencie ZUS ZWUA w bloku IV pole 03. brak jest kodu odpowiadającemu takiemu rozwiązaniu.

Odpowiedź:

W przypadku, gdy wśród kodów podstaw prawnych rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego brak jest kodu odpowiedniego dla danego sposobu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego, w dokumencie ZUS ZWUA w polu V. 03 należy wpisać kod 550 „inna niż określona w kodach od 400 do 463 podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego”. Wówczas należy wypełnić również pole V.04  i wpisać podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego – niewymienioną w wykazie.

W przypadku, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło  na mocy porozumienia stron, zgodnie z art.  30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, to w bloku V dokumentu  ZUS ZWUA należy wpisać:
w polu 02 - kod 37R,
w polu 03 - kod 550,
w polu 04 –  art. 30  § 1 pkt 1 Kodeksu pracy w związku art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
w polu 05: 2.

Jeśli w przypadku nauczyciela stosunek pracy wygasł z upływem sześciomiesięcznego okresu pozostawania w stanie nieczynnym i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy stanowi art. 20 ust. 5c  ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.- Karta Nauczyciela –spośród wykazanych kodów wygaśnięcia stosunku pracy najwłaściwszym jest kod 53W. Kod ten należy zatem wpisać w polu 02 bloku V w dokumencie ZUS ZWUA.

Prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego przysługuje nauczycielowi również w przypadku, gdy wygaśnięcie stosunku pracy nastąpiło z upływem sześciomiesięcznego okresu pozostawania w stanie nieczynnym.

W przypadku, gdy wśród kodów rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego brak jest kodu odpowiedniego dla danego sposobu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego, w dokumencie ZUS ZWUA w polu V. 03 należy wpisać kod 550 – „inna niż określona w kodach od 400 do 463 podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego”. Wówczas należy wypełnić również pole V.04  i wpisać podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego – niewymienioną w wykazie.

 

Przykład:

Wygaśnięcie stosunku pracy następuje na podstawie art. 225 ust. 7 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo oświatowe (kod podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy: 462), gdzie wskazano, że stosunek pracy nauczyciela przeniesionego w stan nieczynny wygasa z upływem sześciomiesięcznego okresu pozostawania w stanie nieczynnym.
Katalog kodów mających zastosowanie w sytuacji wygaśnięcia stosunku pracy (symbol "W") nie obejmuje wyżej opisanych okoliczności.

Odpowiedź:

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie art. 225 ust. 7 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo oświatowe, gdzie stosunek pracy nauczyciela przeniesionego w stan nieczynny wygasa z upływem sześciomiesięcznego okresu pozostawania w stanie nieczynnym najwłaściwszym kodem wygaśnięcia stosunku pracy jest kod 53W. Kod ten należy wpisać w polu 02 bloku V w dokumencie ZUS ZWUA.

W tej sytuacji ustaje tytuł pracowniczy i powstaje tytuł prokuratora, a to zupełnie różne tytuły, ale faktycznie w tym przypadku nie dochodzi do przerwania zatrudnienia, ponieważ pracownik - asesor z marszu staje się prokuratorem. Wobec powyższego należy wpisać kod ustania tytułu do ubezpieczeń 600.

W przypadku przeniesienia pracownika do pełnienia służby funkcjonariuszy celno-skarbowych - dotychczasowy stosunek  pracy tego pracownika nie wygasa, a jedynie przekształca się w stosunek służbowy na podstawie aktu mianowania – co wynika z art. 150 ust. 7 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej. Z przekazanych informacji wynika również, że w takiej sytuacji pracownik nie kończy zatrudnienia i pozostaje nadal do dyspozycji tego samego pracodawcy. Jeśli zatem nie nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, brak jest podstaw do wypełnienia przez płatnika składek bloku V formularza ZUS ZWUA. Blok V w formularzu ZUS ZWUA wypełniany jest tylko wtedy, kiedy następuje ostateczne rozwiązanie stosunku pracy (czyli w sytuacji, kiedy w bloku IV pole 03 jest wpisany kod 100).
Natomiast  w sytuacji, kiedy nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, pracodawca w dokumencie ZUS ZWUA wypełnia jedynie blok IV z kodem przyczyny wyrejestrowania - 600.

W opisanym przypadku właściwym kodem przyczyny wyrejestrowania, który należy podać w ZUS ZWUA w polu 03.IV jest kod 100 – ustanie tytułu do ubezpieczenia. Natomiast blok V. dokumentu  ZUS ZWUA wypełnia się tylko za ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia z kodem pracowniczym: 0110, 0111, 0120, 0125, 0126. W przypadku zatem sędziego, zgłoszonego wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego z  kodem 2010 – innym niż pracowniczy, przy składaniu ZUS ZWUA w związku z przejściem sędziego w stan spoczynku - nie należy wypełnić bloku V. Dodatkowo  należy wyjaśnić, że dane przekazane przez płatnika składek w tym bloku - dotyczące daty i trybu rozwiązania stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany – wykorzystywane są  wyłącznie do celów ustalenia prawa do niektórych świadczeń emerytalno-rentowych. Dane te nie mogą odnosić się do sędziów, którzy są grupą zawodową pozostającą poza systemem ubezpieczeń i którym ZUS, w związku z tym, nie przyznaje świadczeń emerytalno-rentowych.

W przypadku gdy ustanie stosunku pracy nastąpiło w wyniku wypowiedzenia umowy przez pracownika na mocy art. 30 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
na dokumencie ZUS ZWUA w bloku V  należy wpisać:

• w polu 02 - kod 24R,
• w polu 03 - kod 403.

Przykład:

Pracownik był zatrudniony do 31.08.2019 r. Wyrejestrowanie od 1.09.2019 r.
Ponieważ był to ksiądz zgłoszony jako pracownik nauczyciel religii na podstawie umowy o pracę mam problem ze wskazaniem w bloku V pozycja 02 kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego pozycja 03 kod podstawy prawnej rozwiązania wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego pozycja 04 strona z inicjatywy której nastąpiło rozwiązanie stosunku służbowego w świadectwie pracy mam zapis: Stosunek pracy ustał w wyniku: rozwiązania z powodu cofnięcia skierowania (art.23 ust.1 pkt 6 w związku z art. 27 ust.3 Karty Nauczyciela)
Takiej podstawy nie mam w katalogu podstaw prawnych w Płatniku.

Odpowiedź:

Jeśli w kodach podstaw prawnych rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego od 400 do 455 i od 457 do 463 brak jest tej, która stanowiła podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego to w polu 03 należy wpisać kod 550, a w polu 04 – podstawę prawną niewymienioną w wykazie.
Dla opisanego w pytaniu przypadku na dokumencie ZUS ZWUA w bloku V  należy wpisać:

• w polu 02 - kod 37R,
• w polu 03 - kod 550,
• w polu 04 – art. 23 ust. 1 pkt 6 w związku z art. 27 ust. 3  ustawy  z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela,
• w polu 05 - 2.

Przykład:

Pracownicy podmiotu zagranicznego mają polskie A1 i płacą składki w Polsce. Zostali zgłoszeni do ubezpieczeń z kodem 011000. Z powodu wygaśnięcia umowy czasowej w pierwszym przypadku, porozumienia stron w drugim przypadku jest potrzeba, by wystawić dokument ZUS ZWUA.
Jaki kod przyczyny wyrejestrowania w bloku IV poz 03 należy użyć w obu przypadkach? Czy i jakie kody należy wpisać w bloku V poz 02 i 03 w obu przypadkach w sytuacji, kiedy zatrudnienie i rozwiązanie stosunku pracy łączącego ubezpieczonych z zagranicznym pracodawcą nie opiera się na polskim Kodeksie Pracy?  Czy w takich szczególnych przypadkach można zastosować w bloku IV poz 3 kod 600 , który zwolni z wypełniania bloku V?

Odpowiedź:

W przypadku, gdy za pracowników podmiotu zagranicznego, za których składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za pracę za granicą są płacone w Polsce  (mają polskie A1) i zostali zgłoszeni do ubezpieczeń z kodem 01 10 0 0 na dokumencie ZUS ZWUA w polu IV.03 jako kod przyczyny wyrejestrowania należy podać kod 100 („ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia”).
Informacje przekazywane przez płatników składek w dokumentach ubezpieczeniowych powinny być zgodne ze stanem faktycznym, dlatego podanie kodu przyczyny wyrejestrowania „600” byłoby niewłaściwe.

Dla sytuacji podanej w przypadku pierwszym (umowa czasowa od 18.09.2018 r. do 28.07.2019 r.)
na dokumencie ZUS ZWUA w bloku V  należy wpisać:

• w polu 02 - kod 28R,
• w polu 03 - kod 550,
• w polu 04 – podstawę prawną rozwiązania /wygaśnięcia stosunku pracy /stosunku służbowego niewymienioną w wykazie.

Dla sytuacji podanej w przypadku drugim (umowa od 10.10.2018  r. będzie rozwiązana 01.08.2019 r. na zasadzie obustronnego porozumienia) na dokumencie ZUS ZWUA w bloku V  należy wpisać:

• w polu 02 - kod 22R,
• w polu 03 - kod 550,
• w polu 04 – podstawę prawną rozwiązania /wygaśnięcia stosunku pracy /stosunku służbowego niewymienioną w wykazie.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest świadczeniem przysługującym w dniu, w którym pracownik nabył do niego prawo, a nie wypłatą za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.  Wszystkie ekwiwalenty, do których prawo powstało po 31.12.1998 r. są objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na to, w jakich latach niewykorzystany został urlop wypoczynkowy, za który przyznano ekwiwalent i przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń, doliczamy go do roku wypłaty.

Zatem ekwiwalentu  wypłaconego w 2019 r. za niewykorzystany urlop w 2017 r. i w 2018 r. nie należy wykazywać w dokumencie ZUS RPA. Ekwiwalent ten nie jest bowiem przychodem wypłaconym w 2019 r, za inny rok kalendarzowy.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ten składnik wynagrodzenia wypłacany jest więc przy zakończeniu stosunku pracy. Nie można go zatem rozbijać na poszczególne lata, za które jest wypłacany. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest zatem świadczeniem przysługującym w dniu, w którym pracownik nabył do niego prawo, a nie wypłatą za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.  Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, od którego opłacona została składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dolicza się do roku, w którym dokonano jego wypłaty. Ekwiwalent ten nie jest więc przychodem za inny rok kalendarzowy, niż rok wypłaty i nie należy go wykazywać w raporcie ZUS RPA. W raporcie ZUS RPA powinna być natomiast wykazana kwota wynagrodzenia za pracę wypłaconego w styczniu 2019 r., a należnego za grudzień 2018 r.

Przykład:

Pracownik został zwolniony z pracy 31.12.2018 r. (wyrejestrowany od 1.01.2019). W dniu zwolnienia z pracy nabył prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop za 2017 r. (6 dni) i za 2018 r. (26 dni). W styczniu 2019 r. pracodawca wypłacił mu tylko ekwiwalent za niewykorzystany urlop (termin wypłat w zakładzie jest do 10-do dnia następnego miesiąca). Nie wypłacono mu wynagrodzenia za prace za grudzień 2018 r., ponieważ nie miał prawa do tego wynagrodzenia (wykazany na ZUS RSA z kodem 151- nieobecność usprawiedliwiona bez prawa do wynagrodzenie lub zasiłku).
Płatnik za styczeń 2019 r. sporządził ZUS RCA, w którym rozliczył składki od ekwiwalentu oraz ZUS RPA, w którym wykazał kwotę tego ekwiwalentu z kodem tytułu 300000. Czy w tym przypadku należy wyzerować RPA?
Gdyby rzecz się działa rok wcześniej (pracownik zwolniony 31.12.2017 r.) i zakład pracy musiałby takiej osobie wystawić Rp-7. To wtedy wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop (np. za 2016 r. i 2017 r.) na Rp-7 miałby być wykazany jako wynagrodzenie za 2018 r.?

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ten składnik wynagrodzenia wypłacany jest więc przy zakończeniu stosunku pracy. Nie można go zatem rozbijać na poszczególne lata, za które jest wypłacany. Prawo do niego powstaje dopiero w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i nieudzielenia pracownikowi urlopu w naturze.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest świadczeniem przysługującym w dniu, w którym pracownik nabył do niego prawo, a nie wypłatą za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.  Wszystkie ekwiwalenty, do których prawo powstało po 31.12.1998 r. są objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na to w jakich latach niewykorzystany został urlop wypoczynkowy, za który przyznano ekwiwalent i przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń doliczamy go do roku wypłaty.

Zatem ekwiwalentu  wypłaconego w 2019 r. za niewykorzystany urlop w 2017 r. i w 2018 r. nie należy wykazywać w dokumencie ZUS RPA. Ekwiwalent ten nie jest bowiem przychodem wypłaconym w 2019 r. za inny rok kalendarzowy.

Zgodnie z obowiązującą zasadą zamieszczoną w Informacji do zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7 (stary symbol ZUS Rp-7) niektóre wypłaty z uwagi na ich specyfikę powinny być doliczone do miesiąca, w którym zostały wypłacone. Przy wystawianiu tego zaświadczenia kwota ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z uwagi na jej specyfikę powinna być zatem wykazana jako przychód za 2019 r. W przypadku natomiast składnika wynagrodzenia, co do którego występują wątpliwości – składnik ten można wykazać odrębnie w tabeli Dodatkowe informacje/uwagi.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych kwota dodatku urlopowego letniego (od którego została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) stanowi przychód za rok kalendarzowy, w którym została wypłacona.
Oznacza to, że dokumentem, na podstawie którego przychód ten zostanie uwzględniony przy obliczaniu świadczenia jest raport ZUS RCA Imienny raport miesięczny ubezpieczonego. Nie należy zatem tego przychodu wykazywać w raporcie ZUS RPA, który dotyczy przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok wypłaty.

Nie, w programie Płatnik nie zostanie udostępniona lista wszystkich pracowników zatrudnionych w latach d 1999 r. do 2018 r.

Nie ma jeszcze decyzji, po jakim czasie pokażemy komunikat. Będzie to sterowane parametrem.

Spółka jawna dla swojego istnienia wymaga zawarcia umowy spółki oraz wpisu do właściwego rejestru. Spółkę reprezentują wspólnicy oraz mają prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.
Rozwiązanie spółki to zdarzenie odnoszące się do wszystkich wspólników i spółki. Spółka więc kiedy przestaje istnieć, zostaje wykreślona z rejestru. Zatem zlikwidowana spółka nie może złożyć oświadczenia ZUS OSW, o którym mowa w art. 41a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przestała istnieć, zatem nie ma już wspólników, którzy mogliby reprezentować sprawy spółki. Nieistniejąca spółka nie jest już płatnikiem składek.

Ta zasada dotyczy wszystkich płatników, bez względu na formę działalności, np. osób fizycznych prowadzących działalność.

Oświadczenia, o którym mowa w art. 41a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie może złożyć zlikwidowana spółka.
Płatnik składek - Wspólnota mieszkaniowa - jest wyrejestrowana z kodem 350, czyli wyrejestrowanie ostatniej osoby za którą płatnik miał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych. Zatem Wspólnota mieszkaniowa nie jest już płatnikiem składek.
Nie może więc złożyć ZUS RIA i skrócić okresu przechowywania akt do 10 lat.

Zarząd sukcesyjny obejmuje zobowiązanie do prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku oraz umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku. Zarządca sukcesyjny dokonuje czynności zwykłego zarządu w sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku.
W przypadku, gdy po śmierci przedsiębiorcy, działalność przedsiębiorstwa jest kontunuowania i zarządca sukcesyjny uzgodni z pracownikiem, na mocy pisemnego porozumienia stron, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach, to składanie dokumentów m.in. ZUS OSW należy zakwalifikować do czynności zwykłego zarządu związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku.
Oznacza to, że zarządca sukcesyjny może złożyć oświadczenie ZUS OSW a także skrócić okres przechowywania akt pracowniczych.

Cały blok IV na ZUS RIA - rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowę o pracę (powołania, mianowania, wyboru).
W przypadku zatrudnienia wyłącznie na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia w ZUS RIA należy zawsze wypełnić blok I, II, III i XII, natomiast blok V, VI i VII należy wypełnić  tylko wówczas, gdy dotyczy on danego zleceniobiorcy.

Za zleceniobiorcę nie wypełnia się następujących bloków: IV, VIII, IX, X i XI.
Należy również pamiętać, że blok dotyczący rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego płatnik wypełnia tylko wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy. Jeżeli zaś nastąpiła zmiana schematu podlegania, to bloku tego płatnik nie wypełnia.
Jeżeli więc pracownik był zatrudniony z przerwami i na różne umowy np. umowa o pracę a następnie umowę zlecenie, to w bloku IV w dokumencie ZUS RIA płatnik powinien podać datę rozwiązania umowy o pracę.

Co w przypadku  kiedy przychód za grudzień 2018 roku jest kwotą ujemną, a rozliczymy go w 2019 roku?   

1. Czy w ZUS RCA za styczeń 2019 roku należy zmniejszyć podstawę o kwotę wyjść osobistych za grudzień 2018 roku i nie składać w tej sytuacji ZUS RPA?
2. Czy należy zastosować korektę do miesiąca grudnia 2018 roku i pomniejszyć podstawę emerytalno-rentową o kwotę wyjść osobistych za grudzień oraz pomniejszyć składki w dokumentach rozliczeniowych za grudzień 2018 roku?

W dokumentach ubezpieczeniowych płatnik składek nie wykazuje kwot ujemnych. W tej sytuacji nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych za 12/2018, a rozliczyć w ZUS RCA za 01/2019.

 

W dokumencie ZUS RPA płatnik składek wykazuje przychód wypłacony w danym roku, dotyczący poprzedniego roku.  Jeżeli więc pracodawca wypłacił nagrody w styczniu 2019 roku, np. za konkursy organizowane nieperiodycznie dotyczą grudnia 2018 roku, to powinien je wykazać w raporcie ZUS RPA.  

ZUS nie jest właściwy do interpretacji przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy. Jednak biorąc pod uwagę, że rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) obowiązuje od 01 stycznia 2019 roku, należy je od tej daty stosować.
Jeśli chodzi o okres przechowywania akt pracowniczych, to w tej sytuacji wynosi 50 lat i kończy się 30.06.2069 r. Chyba, że płatnik złoży ZUS OSW i ZUS RIA, wtedy okres przechowywana będzie wynosił 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży raport informacyjny ZUS RIA.

Okresy przechowywania dokumentacji liczone są w zależności od daty nawiązania poszczególnych stosunków pracy. W tym przypadku okres przechowywania akt pracowniczych dla pierwszej umowy wynosi 50 lat i kończy się 31.12.2068 r. Chyba, że płatnik złoży ZUS OSW i ZUS RIA, wtedy okres przechowywana będzie wynosił 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży raport informacyjny ZUS RIA.
Okres przechowywania dla drugiej umowy wynosi 10 lat i kończy się 31.12.2029 r.
ZUS nie jest właściwy, by określić sposób prowadzenia teczek akt osobowych.

W tym przypadku, jeśli płatnik złoży ZUS OSW i ZUS RIA, okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym wygasła druga umowa i jest taki sam dla dwóch umów -10 lat, czyli do 31.12.2029 r.
Jeśli płatnik nie złoży ZUS OSW i ZUS RIA, to okres przechowywania dla pierwszej umowy wynosi 50 lat i kończy się 15.02.2069 r. Natomiast dla drugiej umowy, wynosi 10 lat i kończy się 31.12.2029 r.

10 letni okres obowiązuje we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Nie ma znaczenia czy to pierwsza, czy kolejna umowa u danego pracodawcy. Dla umowy zawartej po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania zawsze wynosi 10 lat.

Okres przechowywania akt można skrócić jedynie za osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu. Należy pamiętać, co wchodzi do dokumentacji pracowniczej i akt. Skracany okres dotyczy konkretnych dokumentów, które mają wpływ na przyznanie prawa i wysokości świadczenia.

Przykład 1:

Płatnik zatrudniał pracownika w latach 1999-2018 ( zwolniony 31.12.2018 r.) i nie składa oświadczenia ZUS OSW – czyli okres przechowywania 50 lat , z dniem np. 01.04.2019 zatrudnia tego samego pracownika – dla tego nowego zatrudnienia - okres przechowywania wynosi 10 lat.

Przykład 2:

Płatnik zatrudniał pracownika w latach 1999-2019 ( zwolniony z dniem 10.01.2019 r.) i nie składa oświadczenia ZUS OSW – czyli okres przechowywania 50 lat, z dniem np. 01.04.2019 zatrudnia tego samego pracownika – dla tego nowego zatrudnienia -okres przechowywania wynosi 10 lat.

Przykład 1:

Pracownik był zatrudniony  u tego samego płatnika:

• od  1.05.1998 do 31.03.1999
• od  1.12.2002 do 15.06.2014
• od  1.03.2015 do 31.05.2015.

Płatnik złożył ZUS OSW. Czy w raporcie ZUS RIA za pracownika winny  być wypełniane okresy od 1.12.2002 r. czy tylko i wyłącznie ostatni okres zatrudnienia, tj. od 3/2015  (oczywiście zakładamy, że w każdym roku miał przesunięcie przychodów).

Odpowiedź:

W raporcie informacyjnym ZUS RIA nie wykazuje się okresów zatrudnienia. Biorąc pod uwagę, że w każdym roku płatnik miał przesunięcie przychodów, w raporcie ZUS RIA za pracownika winny być wypełnione bloki  dotyczące kwot przychodu wypłaconych za okresy zatrudnienia od 1.12.2002 r. od 15.06.2014 r. i od  1.03.2015 r. do 31.05.2015 r. Za okres zatrudnienia od 1.05.1998 r. do 31.03.1999 r. płatnika będzie miał okres 50 lat przechowywania dokumentacji.
 

Przykład 2:

Pracownik był zatrudniony  u tego samego płatnika:

• od 1.01.1999 do 31.03.1999
• od 1.12.2002 od 15.06.2014
• od 1.03.2015 do 31.05.2015.

Płatnik złożył OSW. Czy w raporcie ZUS RIA za pracownika winny być wypełniane okresy od 1.01.1999 r. czy tylko i wyłącznie ostatni okres zatrudnienia tj od 3/2015  (oczywiście zakładamy, że w każdym roku miał przesunięcie przychodów).

Odpowiedź:

W raporcie informacyjnym ZUS RIA nie wykazuje się okresów zatrudnienia. Biorąc pod uwagę, że w każdym roku płatnik miał tzw. przesunięcie przychodów, w raporcie ZUS RIA za pracownika winny być wypełnione bloki  dotyczące kwot przychodu wypłaconych za wszystkie okresy zatrudnienia, tj.:

• od 1.01.1999 r. do 31.03.1999 r.
• od 1.12.2002 r. od 15.06.2014 r.
• od 1.03.2015 r. do 31.05.2015 r.
   

Jeżeli płatnik złożył oświadczenie ZUS OSW w lutym 2019 r., a ubezpieczony został wyrejestrowany od 31.01.2019 r. (wraz z przekazaniem ZUS RIA)  to okres 10 – letni okres przechowywania będzie liczony począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, czyli okres przechowywania akt 10 lat będzie liczony od 31.12.2019 r. do 31.12.2029 r.

Należy dodać, że ustawa wprowadza do Kodeksu pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również powinni otrzymać swoją dokumentację.

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Jeżeli umowa zlecenie była umową obejmującą wszystkie ubezpieczenia, nie tylko zdrowotne, to na ZUS RIA należy podać dane dotyczące zarówno zatrudnienia na umowę zlecenia (od 1.01.1999 r. do 31.05.2001 r.) jak i na podstawie umowy o pracę  (od 1.06.2001 r. do 31.12.2012 r.)  Jeżeli zaś umowa zlecenia obejmowała jedynie ubezpieczenie zdrowotne, to w ZUS RIA należy podać wyłącznie dane dotyczące okresu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

 

Obowiązek przekazywania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy dokumentów oraz pouczenia dotyczy płatników składek, którzy dokument ZUS RIA składają wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych– dokument ZUS ZWUA.W przypadku, gdy płatnik składek przekaże raport ZUS RIA po wyrejestrowaniu pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych –wówczas to ZUS będzie zobowiązany pouczyć ubezpieczonego o tym, że:

• płatnik składek będzie przechowywał dokumentację pracowniczą oraz dokumentację zleceniobiorcy przez 10 lat,
• ma prawo do odbioru tej dokumentacji w określonym terminie,
• ma prawo do uzyskania kopii przedmiotowej dokumentacji (w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem),
• ma obowiązek wystąpienia do pracodawcy o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.:
  • pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej,
  • pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych.

Obowiązki informacyjne płatnika składek wynikające z art. 41c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczą wyłącznie sytuacji, gdy za ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. został przekazany raport informacyjny ZUS RIA. Płatnik składek nie ma więc obowiązków wynikających z tego przepisu w odniesieniu do ubezpieczonych, których zgłosił po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 2018 r.

Niezależnie jednak od powyższego, zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy - w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, októrym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Powyższy obowiązek nie jest związany z przekazaniem raportu informacyjnego ZUS RIA, a więc – w ocenie Zakładu - dotyczy również każdej sytuacji, w której za ubezpieczonego raport ZUS RIA nie jest przekazywany.

Za pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej pracodawca od 01.01.2019 r. powinien składać ZUS RPA w przypadku przychodów podlegających wykazywaniu w tym dokumencie.

Przykład:

Od stycznia 2019  płatnik wypłaca pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie  NNW, które  stanowi  podstawę wymiaru składek nawet przy wypłacanym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym .
Czy w okresie gdy ubezpieczony przebywa na chorobowym cały m-c płatnik  powinien sporządzić raport RCA i od kwoty  ubezpieczenia NNW obliczyć składki?

Odpowiedź:

W bloku III.D raportu ZUS RPA płatnik składek wykazuje kwoty przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Blok III.D dotyczy takich składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, wartości pakietu medycznego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy. Natomiast prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.
Natomiast w przypadku, gdy w 01/2019 płatnik wypłaca pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie NNW, które stanowi podstawę wymiaru składek nawet przy wypłaconym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym, to płatnik powinien sporządzić raport RCA i od kwoty ubezpieczenia NNW obliczyć składki. Płatnik nie powinien natomiast sporządzać raportu RPA.
Płatnik więc słusznie składa ZUS RCA i odprowadza od tego składki.

Przykład:

W 1996 r., 2000 r. oraz 2016 r. zostały wydane przez sąd nakazy zapłaty dotyczące zadłużeń członków Spółdzielni. W powyższych sprawach Spółdzielnię reprezentował  radca prawny zatrudniony w okresie 1983-2017 r. na umowę o pracę. Sąd zasądził koszty procesu należne radcy prawnemu.
W 2018 r. wyegzekwowano kwoty, które pokryły koszty procesowe w łącznej wysokości  61.020,00 zł (za sprawę z 1996 r. kwota  18.000,00 zł, za sprawę z 2000 r. kwota  15.500,00 zł oraz za sprawę z 2016 r. kwota  27.520,00 zł).
Zwrócone koszty procesowe zostały wypłacone byłemu pracownikowi na podstawie wystawionego przez niego rachunku w lutym 2019 r., jako wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa procesowego.
Jaki rok należy wykazać w raporcie ZUS RPA dla wymienionej wypłaty?

Odpowiedź:

W tym przypadku wypłata powinna być rozliczona w miesiącu wypłaty. Nie należy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA. Jak wskazano w pytaniu - były pracownik wystawił rachunek w lutym 2019 r. i na tej podstawie dokonano wypłaty.

Przykład:

We wrześniu 2017 roku nasz pracownik - radca prawny uczestniczył w postępowaniu sądowym, z tego tytułu jako pełnomocnikowi Urzędu przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie wypłacone jako % zasądzonej dla Urzędu kwoty. Kwota ta została wpłacona na konto Urzędu w 2019 roku i należne wynagrodzenie dla radcy wypłacone w kwietniu 2019 roku. Czy zatem wypłacona kwotę należy wykazać na druku ZUS RPA?

Odpowiedź:

Płatnik składek w dokumencie ZUS RPA powinien wykazać przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy. Jeżeli płatnik składek jest w stanie konkretnie wskazać rok, którego dotyczy przychód, powinien go wykazać w raporcie ZUS RPA. W przypadku przychodu, co do którego nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje, przychód ten należy wykazać w roku wypłaty.
W tym przypadku, jeśli płatnik jest w stanie jednoznacznie stwierdzić, że przychód dotyczy września 2017 r., to powinien go wykazać w dokumencie ZUS RPA wraz z raportem ZUS RCA za kwiecień 2019 r.
 

Przykład:

Obok wynagrodzenia  płatnik co m-c wypłaca dodatek dla pielęgniarek wynikający z Rozporządzeniu Ministra Zdrowia ( Dz. U. z 2019 poz. 1681), który zawsze stanowi  podstawę wymiaru składek nawet przy wypłacanym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym.

Odpowiedź:

Gdy płatnik obok wynagrodzenia co miesiąc wypłaca dodatek dla pielęgniarek wynikający z Rozporządzenia Ministra Zdrowia (Dz. U. z 2019 poz. 1681),  który zawsze stanowi podstawę wymiaru składek nawet przy wypłacanym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym, to płatnik w takim przypadku składa jedynie raport ZUS RCA bez raportu ZUS RPA. 

Przykład:

Pracownik przebywa cały miesiąc na zasiłku macierzyńskim, obok którego płatnik wypłaca mu dodatek stażowy, który wykazuje w RCA z kodem tytułu 011000 wraz ze składkami.
Płatnik potwierdza, że dodatek stażowy  zawsze stanowi  podstawę wymiaru składek nawet przy wypłacanym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym.

Odpowiedź:

Gdy pracownik przebywa cały miesiąc na zasiłku macierzyńskim obok którego płatnik wypłaca mu dodatek stażowy, który wykazuje w ZUS RCA z kodem tytułu 011000 wraz ze składkami, a płatnik potwierdza, że dodatek stażowy zawsze stanowi podstawę wymiaru składek nawet przy wypłacanym obok wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym i świadczeniu rehabilitacyjnym, to kwota dodatku stażowego nie powinna być wykazywana w raporcie ZUS RPA w bloku III.D. Dodatek ten należy jedynie wykazać w dokumencie ZUS RCA.

Skróceniu podlega okres przechowywania dokumentacji za osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o pracę lub umowę zlecenie i z tego tytułu osoby te podlegały ubezpieczeniom społecznym. Przechowywaniu podlega dokumentacja, która ma wpływ na przyznanie prawa i wysokości świadczenia. Zatem w sytuacji, w której ta sama osoba wykonywała umowę zlecenie i jednocześnie była członkiem rady nadzorczej, to skrócony okres dotyczy tylko dokumentacji z umowy zlecenia.

 

Z pytania nie wynika, że czy te osoby nadal pracują, czy zostały wyrejestrowane w 2018 r. Dodatkowo nie wskazano, czemu płatnik nie może wycofać ZUS OSW – złożył już jakieś ZUS RIA? Nie wskazano, czy obecnie płatnik jeszcze kogoś zatrudnia.
W momencie, kiedy płatnik kończy działalność i wyrejestruje się dokumentem ZUS ZWPA, również musi wyrejestrować wszystkich zgłoszonych pracowników w dokumencie ZUS ZWUA. Jeżeli płatnik złożył już ZUS OSW i nie może już go wycofać  (bo został złożony choć jeden ZUS RIA), to dokumenty ZUS RIA musi złożyć wraz dokumentami ZUS ZWUA za pozostałych pracowników. Jeśli po złożeniu ZUS OSW nie złożył żadnego ZUS RIA, to może wycofać ZUS OSW.
W sytuacji natomiast, gdy wszyscy pracownicy zostali zwolnieni w 2018 r. i od 2019 r. płatnik nie zatrudnia już żadnego pracownika – jest sam, to skoro złożył w lutym ZUS OSW a w kwietniu kończy prowadzenie działalności, to może wycofać się z decyzji o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji.

 

Przykład:

Płatnik  (Spółka z o.o.) od 2006 r. do 2014 r. był płatnikiem zgłoszonym w ZUS. Spółka nie została zlikwidowana.  Istnieje jako podatnik, ma zarząd, który nadzoruje działalność innej spółki (komandytowej), mają nadal wpis do KRS. Spółka ta jest ciągle aktywna. Aktualnie  w  ZUS nie istnieje jako płatnik składek, gdyż nie ma zatrudnionej żadnej osoby.
Aktualnie  chcieliby reaktywować spółkę, po to tylko, żeby móc wysłać ZUS OSW, a potem ZUS RIA.
Czy składając  ZUS ZPA z bieżącą datą   i zatrudniając na bieżąco pracowników  będą mogli skrócić okres przechowywania akt dla swoich pracowników zatrudnionych w latach 2006 - 2014 r.
 

Odpowiedź:

Ustawa dotycząca skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych skierowana jest do działających pracodawców/ zleceniobiorców - tym samym „aktywnych” płatników składek. Jeżeli płatnik wyrejestrował się z ubezpieczeń społecznych, oznacza to, że nie jest płatnikiem składek i nie może złożyć już ZUS OSW i ZUS RIA.
Jeżeli wyrejestrowany płatnik złoży ZUS ZPA z bieżącą datą i zatrudni na bieżąco pracowników, to skrócony okres przechowywania akt nie będzie dotyczył tylko tych nowo zatrudnionych pracowników.  Będzie też mógł skrócić okres przechowywania akt za pracowników, których zatrudniał w latach 2006- 2014.

Płatnik składek nie ma określonego czasu na złożenie oświadczenia (ZUS OSW). Nie jest to jego obowiązkiem tylko prawem.  Zanim to zrobi powinien sprawdzić, czy ma wszystkie dane, które są niezbędne do wypełnienia raportów informacyjnych ZUS RIA.

Dane o osobach, które zatrudnia  powinien pozyskać ze swoich zasobów. Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie może spełnić oczekiwań klienta przekazując mu zestawienie osób (imię, nazwisko, PESEL, data zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczenia – kod 01 10 00) zgłoszonych do ubezpieczenia w latach 1999-2018 z kodem 01 10 00, którzy rozpoczęli i zakończyli pracę w latach 1999 -2018 r.

Zakład może udostępnić pliki KEDU. Jeśli klient jest zainteresowany taka forma wsparcia, powinien wystąpić o nie do oddziału, pod który podlega.

Nie. Raport ZUS RPA składa się tylko za osoby, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. Więc dotyczy to osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych z kodami 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.

Płatnik składek wypełnia dokument ZUS RPA tylko za ubezpieczonych zgłoszonych z następującymi kodami: 0110, 0111, 0120, 0125, 0126, 0411, 0417, 0426, 0428, 0430, 0431, 3000, 5000.
Za członka rady nadzorczej zgłoszonego z kodem 2241, płatnik nie przekazuje dokumentu ZUS RPA. Jeżeli płatnik za tego ubezpieczonego rozlicza przychód po ustaniu zatrudnienia, powinien przekazać dokument ZUS RCA z kodem 3000.

W ZUS RPA wykazuje się okresy pracy nauczycielskiej za nauczycieli, którzy wykonują pracę nauczycielską w placówkach, o których mowa w art. 2. pkt. 1 ustawy z dnia 22 maja 2019 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.

Przykład:

Nauczyciel ma wypłacane świadczenie z góry czyli do 10 stycznia zostało mu wypłacone wynagrodzenie za styczeń 2019 rok. 21 i 22 stycznia zachorował.
W lutym księgowa pomniejszy wypłatę na ZUS RCA oraz wykaże absencję chorobową w miesiącu lutym za styczeń na ZUS RSA.

Odpowiedź:

W związku z tym, że okres niezdolności do pracy, za który nauczycielowi zostało wypłacone wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, nie jest uwzględniany przy ustalaniu okresu wykonywania pracy nauczycielskiej – w dokumencie ZUS RPA za styczeń 2019 r. -w którym nauczyciel był niezdolny do pracy od 21-22.01.2019 r. , w bloku III.F powinny być wykazane okresy pracy nauczycielskiej przypadające:

• od 01.01.2019 r.- 20.01.2019 r. wymiar zajęć-100/100,
• od 23.01.2019 r.- 31.01.2019 r. wymiar zajęć-100/100.

Z uwagi na to, że nie  wiemy w jakim wymiarze był zatrudniony nauczyciel, przyjęliśmy przykładowo pełny wymiar zajęć- 100/100.

Jeżeli przychód przysługujący nauczycielowi z tytułu godzin ponadwymiarowych należny jest za 2018 r. i w tym roku został wypłacony - przychodu tego nie należy wykazywać w dokumencie ZUS RPA. W raporcie ZUS RPA w bloku III.B i III.C płatnik składek wykazuje kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne ). Przykładowo w lutym 2019 r. wypłacona została pracownikowi nagroda należna za 2018 r. Od tej nagrody opłacona została składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Kwotę tej nagrody należy odpowiednio  wykazać w bloku III.B dokumentu ZUS RPA.

Przykład:

Kwota wynagrodzenia zasadniczego to 2.700 zł.  Pracownica w styczniu / 29.01.2019-31.01.2019/ przebywała na zwolnieniu lekarskim, które wpłynęło do zakładu pracy już po zamknięciu listy płac za styczeń 2019 roku – na ZUS RCA za styczeń wykazano więc 2700 zł. Kolejne zwolnienie lekarskie było na okres 1.02.2019-28.02.2019. Zarówno zwolnienie za 29-31 styczeń jak i za 1-28 luty zostało rozliczone w lutym 2019 roku co spowodowało, że kwota wynagrodzenia zasadniczego wyniosła -270 zł.
W lutym 2019 roku wypłacono również premię kwartalną za 4 kwartał roku 2018 w kwocie 2.444,86 zł.
Po zsumowaniu obu wypłat na raporcie ZUS RCA w lutym 2019 roku podstawę składek stanowi kwota 2.174,86 zł ( 2.444,86 zł-270 zł)- po wpisaniu kwoty 2444,86 zł na raporcie ZUS RPA wychodzi błąd krytyczny (Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dokument ZUS RPA, blok III.B.02/04/06) nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (dokument ZUS RCA, blok III.B.04)).

Odpowiedź:

Rzeczywiście kwota wykazana w dokumencie ZUS RPA w bloku III.B nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wykazana w dokumencie ZUS RCA.
Jeżeli płatnik składek dokonał rozliczenia przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dotyczy raport ZUS RPA - wówczas w bloku  III.B raportu ZUS RPA np. złożonego za luty 2019 r. podaje kwotę przychodu za inny rok kalendarzowym np. za 2018 r. –po rozliczeniu.  Przychód po rozliczeniu jest przychodem, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.  
Płatnik składek w dokumencie ZUS RPA powinien wykazać przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy. W opisanym przypadku premia kwartalna w kwocie 2.444.86 zł należna za 4 kwartał roku 2018 r., została w 2019 r. pomniejszona o nadpłacone wynagrodzenie za czas choroby i płatnik wypłacił kwotę 2.174,86 zł. Kwota ta będzie wykazana na ZUS RCA i taka sama powinna być wykazana w bloku III.B raportu ZUS RPA.

 

Problem godzinowego zwolnienia od pracy nauczycieli wychowujących dziecko w wieku do 14 lat dotyczy wyłącznie okresu od 2 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r., bowiem od 1 stycznia 2018 r. kwestia zwolnienia od pracy z tego tytułu regulowana jest przepisami art. 67e Karty Nauczyciela.  Zgodnie z tym przepisem nauczycielowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Tym samym nie ma od tej daty do nauczycieli zastosowania art. 188 Kodeksu pracy.

W związku z powyższym w dokumencie ZUS RPA, który jest stosowany od 1 stycznia 2019 r. – przy wykazywaniu w bloku III.F. okresu wykonywania pracy  nauczycielskiej - należy z tego okresu wyłączyć 2 dni zwolnienia od pracy przysługujące pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat - o ile w danym miesiącu takie dni wystąpiły.

Natomiast w dokumencie ZUS RIA wystawianym za okres, w którym ww. zwolnienie od pracy mogło być wykorzystywane godzinowo, organ zatrudniający nauczyciela - przy wykazywaniu - w odpowiednich blokach  - okresu wykonywania pracy nauczycielskiej powinien uwzględnić te dni, w których ww. zwolnienie od pracy było wykorzystywane godzinowo, wskazując obowiązkowy wymiar zajęć nauczyciela w tym okresie.

Natomiast za okres przypadający przed 2 stycznia 2016 r. i po 31 grudnia 2017 r.  pracodawca przy wykazywaniu w dokumencie ZUS RIA okresu wykonywania pracy nauczycielskiej - powinien z tego okresu wyłączyć 2 dni ww. zwolnienia z pracy.

Druk ZUS RPA w zakresie dotyczącym przychodów uzyskiwanych przez ubezpieczonego dotyczy wszystkich płatników składek, a więc również uczelni zatrudniającej nauczycieli akademickich. Nie dotyczy on nauczycieli akademickich tylko w części  III.F dotyczącej dokumentowania pracy nauczycielskiej.
Tę część wypełnia płatnik składek zatrudniający nauczycieli dla celów udokumentowania pracy na stanowisku nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego w palcówkach wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.  

Płatnik składek będący uczelnią składa zatem dokument ZUS RPA:

• jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub  – w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• jeśli ubezpieczonemu w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego wypłacił przychód, np. dodatek stażowy, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy.
   

Jeśli płatnik wykazał w ZUS RPA jednemu ubezpieczonemu kwoty w bloku III.B i III.C, a nie powinien, natomiast kwoty przychodu wykazane dla drugiego ubezpieczonego są prawidłowe, to powinien to skorygować. Korekta polega na tym, że płatnik w ZUS RPA wykazuje tylko tego ubezpieczonego, za którego będzie korygował pola w bloku IIIB. Jeśli ubezpieczony nie miał wypłaconego przychodu za lata ubiegłe, to w tej sytuacji płatnik powinien złożyć zerowy raport ZUS RPA, czyli w bloku III.B i III.C w polu kwotowym wpisać 0.

Gdy płatnik w komplecie 01/01/2019 niepotrzebnie wykazał przy konkretnych ubezpieczonych w ZUS RPA kwoty w III.B, w komplecie korygujących należy wykazać tych ubezpieczonych i w polu 02. Kwota wpisać 0.

Blok III.C. w dokumencie ZUS RPA wypełnia się, gdy przychód danego ubezpieczonego przekroczył kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i z tego powodu zaprzestano opłacania składek na te ubezpieczenia. Natomiast w dalszym ciągu opłacane były składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dla tego ubezpieczenia nie przewiduje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek. Dlatego też w bloku III.C podaje się kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym ten przychód został wypłacony i od którego opłacono składkę na ubezpieczenie wypadkowe, a nie opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Nie właściwe więc są zapisy, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno- rentowe wykazana w bloku III.B jest taka sama jak podstawa wykazana na ubezpieczenie wypadkowe wykazana w bloku III.C.
W takiej sytuacji należy zatem złożyć korektę dokumentu ZUS RPA.

 

W styczniu 2019 roku wpłynęło zwolnienie lekarskie pracownika po wypłacie wynagrodzenia za ten miesiąc. W związku z powyższym powstała nadpłata wynagrodzenia i składek. W związku z długotrwałą chorobą za luty nie przysługiwało wynagrodzenie ale wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. W lutym wypłacone zostało też dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2018 rok. System obliczając wynagrodzenie za luty potrącił nadpłatę wynagrodzenia za styczeń (kwota na minus). W związku z powyższym kwotę wykazaną na RCA stanowi kwota wypłaconej trzynastki pomniejszona o nadpłatę wynagrodzenia. Na raporcie ZUS RPA jest kwota faktycznie naliczonej trzynastki. Ponieważ podstawa na ZUS RCA i ZUS RPA jest różna wykazuje błąd krytyczny uniemożliwiający wysyłkę deklaracji. Jak można to poprawić?

Odpowiedź:

Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dokument ZUS RPA, blok III.B 02/04/06) nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (dokument ZUS RCA, blok III.B 04).
Biorąc pod uwagę  przedstawiony przykład w dokumencie ZUS RPA, płatnik w pierwszej kolejności potrąca nadpłacone wynagrodzenie z wynagrodzenia przysługującego zatrudnionemu w styczniu 2019 roku, a następnie z trzynastki. Zatem w dokumencie ZUS RCA i ZUS RPA powinien wykazać kwotę trzynastki pomniejszoną o nadpłatę wynagrodzenia.

Aby wyzerować dokument ZUS RPA, blok III.B pole 02. powinno być wypełnione kwotą zero i pozostałe pola bloków III.B do III.F puste lub wypełnione zerami w polach kwotowych.
W korygowanym dokumencie ZUS RPA w III.B pole 01 (Przychód za rok) oraz III.C i III.E -  należy podać wartość zero lub zostawić puste.

Jeżeli raport ZUS RCA i ZUS RPA z kodem 0110 zawierają kwoty to powinny zostać wyzerowane, a następnie należy złożyć raporty z kodem 3000.

Korekta raportu ZUS RPA jest wykonywana na takich samych zasadach jak ZUS RCA.
Jeśli płatnik złożył dokumenty ZUS RCA i ZUS RPA z kodem 0110, a okazało się, że ubezpieczony już nie pracował i należy zastosować kod 3000, to  należy wyzerować raport ZUS RCA i ZUS RPA z kodem 0110.  W dalszej kolejności należy za tego ubezpieczonego złożyć raporty ZUS RCA i ZUS RPA z kodem 3000.

Płatnik składa dokument ZUS RPA m.in. gdy ubezpieczonemu w danym miesiącu wypłacił przychód, należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy. Pracownik ZUS nie jest w stanie określić na podstawie raportu ZUS RCA, jakie dane powinny być wykazane w raporcie ZUS RPA za danego ubezpieczonego. Biorąc pod uwagę, że dane zawarte w dokumencie ZUS RPA będą wykorzystywane w procesie ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych, ZUS nie może z urzędu sporządzić pierwszorazowego dokumentu ZUS RPA.
Natomiast jeżeli płatnik przekazał dokument ZUS RCA i ZUS RPA za danego ubezpieczonego, a następnie skorygował dokument ZUS RCA, powinien także zweryfikować, czy dokument ZUS RPA nie powinien być skorygowany. Jednak to płatnik powinien skorygować dokument ZUS RPA, a nie ZUS. W przypadku stwierdzenia takiej sytuacji, pracownik ZUS powinien nawiązać kontakt z klientem.

 

Przykład:

Nauczycielom w styczniu 2019 r. został wypłacony dodatek za 2018 r. (ujęty w ZUS RPA za styczeń 2019 r. w bloku III.B). Okazało się jednak, że dodatek ten został błędnie naliczony - zawyżony. Potrącenie nadpłaconego składnika nastąpi z wynagrodzenia w marcu 2019 r. Jak poprawnie skorygować dokumenty? Czy prawidłowa będzie korekta tylko dokumentów ZUS RPA za styczeń 2019 r. z pomniejszoną prawidłową kwotą w bloku III.B? (ZUS RCA za styczeń 2019 r. nie będzie korygowane, ponieważ potrącenie nastąpi z wynagrodzenia za marzec 2019 r.)

Odpowiedź:

W tej sytuacji należy skorygować dokument ZUS RPA poprzez wykazanie prawidłowej kwoty.

Nie mam wątpliwości co do sposobu korekty ZUS RPA, gdzie pole „rok” w bloku III.B powinno zostać puste, a w pole kwotowe należy wpisać „0”. Jednak, czy faktycznie w tym przypadku należy korygować raport ZUS RPA. Wypłacony bonus podlegał oskładkowaniu, co oznacza że został uwzględniony w podstawie wymiaru na ubezpieczenia w raporcie ZUS RCA. Raport ten nie podlega skorygowaniu mimo, że wypłacony bonus jest nienależny (w raporcie ZUS RCA wykazujemy przychód wypłacony, bądź pozostawiony do dyspozycji pracownika). Czy zatem należy korygować ZUS RPA, mimo że raport ZUS RCA pozostaje niezmieniony?

Odpowiedź:

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty przychód jest doliczany do roku kalendarzowego, za który jest należny (wskazanego w dokumencie ZUS RPA). Przychód, który został wykazany w bieżącym rozliczeniu (tylko na raporcie ZUS RCA), przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytur lub renty zostanie doliczony do roku kalendarzowego, w którym został wypłacony.

W opisanym przypadku płatnik w rozliczeniu za marzec 2019 r. wykazał kwotę 2000 zł w raporcie ZUS RPA jako należną za 2018 r. Jak rozumiem, po tym jak okazało się, że kwota ta jest nienależna, płatnik skorygował ją w bieżącym rozliczeniu. Konieczne jest także skorygowanie raportu ZUS RPA. Gdyby płatnik nie skorygował raportu ZUS RPA- kwota 2000 zł wykazana w rozliczeniu za marzec 2019 r. przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytur lub renty zostałaby doliczona do 2018 r.

Korekta ZUS RPA za marzec 2019 r. powinna nastąpić nie wcześniej niż w miesiącu, w którym płatnik potrąci tę kwotę z wynagrodzenia. Czyli jeśli płatnik w rozliczeniu za kwiecień potrąca w ZUS RCA tę kwotę, to wtedy też powinien przekazać korektę ZUS RPA za marzec 2019 r.

Płatnik nie doprecyzował w jaki sposób rozliczył nadpłacone wynagrodzenie. Założyliśmy, że potrącił je z bieżącego wynagrodzenia.  Należy tę kwestię ustalić z płatnikiem. Gdyby jednak pracownik zwrócił nienależnie wypłacone wynagrodzenie, płatnik powinien przekazać korektę dokumentów rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym rozliczył składki od nienależnej wypłaty (3/2019). W takim przypadku także powinien skorygować dokument ZUS RPA.

 

Przykład:

Pracownik zatrudniony od 04/02/1999 r.  (A)

Zatrudniony jest w firmie A od 04/02/1999-25/01/2005 (A)
Następuje przejęcie z firmy Ado firmy B wyodrębniona część pracowników na art. 23 ¹ Kodeksu pracy ( firma A do dnia dzisiejszego funkcjonuje)

26/01/2005-17/08/2013 (B)  ( został przejęty)

18/08/2013-20/07/2015 (C)

Po raz kolejny nastąpiło przejęcie z art. 23 ¹ Kp i z firmy B do firmy C

21/07/2016-nadal (D)
oraz w późniejszym okresie z C do D ( też na podstawie  art. 23 ¹ Kp)

z  B->C->D przechodził cały personel, firma B I C zostały zamknięte.

Zgodnie z przepisami przejście z art. 23 ¹ Kp dokumentacja pracowników zostaje przekazana wraz z pracownikiem, zaś dokumenty płacowe zostają u poprzedniego pracodawcy.

Obecnie RP-7 z firmy a – wystawia firma A, a z firmy B,C,D – FIRMA D, dodając załącznik, iż są następcą prawnym i wszystkie pieczątki są z D.

Co z ZUS OSW i ZUS RIA  z firm ABC ? Czy firma D składa RIA w związku z przejęciem części pracowników z firmy A ?

Odpowiedź:

W myśl art. 23¹ Kodeksu pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przejęcie części zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętej części zakładu. 

Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenie akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894):§ 9. W sytuacji określonej w art. 23¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

Zatem, jeśli pracodawca decyduje się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji, to obowiązek złożenia ZUS RIA za przejętych pracowników spoczywa na nowym pracodawcy. W tym przypadku ZUS OSW i ZUS RIA dotyczące przejęcia pracowników z firmy A, B,C składa więc firma D. Firma D składa również ZUS RIA w związku z przejęciem części pracowników z firmy A.

Przykład:

Osoba prowadząca działalność gospodarczą od np. 1995 roku do 31.12.2016 r. zatrudniająca pracowników zlikwidowała działalność w CIEDG ale od 1.01.2017 powstała nowa spółka zoo spółka komandytowa, która przejęła pracowników tego prowadzącego działalność.
Nowa spółka przejęła pracowników, ale nie było zrobionego dokumentu ZUS ZIPA (prowadzący stał się komandytariuszem i płaci składki sam za siebie). Spółka złożyła ZUS OSW i chce wysyłać ZUS RIA za pracowników swoich i przejętych.
Ale chyba będzie mogła złożyć tylko ZUS RIA za zatrudnionych od 1.01.2017 r. i zwolnionych do dnia 31.12.2018 r. Za te osoby, które były zatrudnione u wcześniejszego pracodawcy przejęty płatnik nie będzie chyba mógł złożyć za zatrudnionych do 31.12.2016 bo ten płatnik już nie istnieje.

Odpowiedź:

Dokument ZUS OSW i ZUS RIA składają płatnicy, którzy są aktywni, a więc rozliczają należne składki za zatrudnione osoby. Te podmioty mogą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku płatnika zlikwidowanego - został przejęty przez innego płatnika, złożyć OSW i RIA może następca prawny. Przejęcie zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętego zakładu. Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Płatnik, który przejął pracowników i chce skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, powinien zatem złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich pracowników – za tych, którzy byli zatrudnieni w okresie od 01.01.1999 do 31.12.2016 r. i za tych, których zatrudnił od 1.01.2017 r.

Przykład:

W sierpniu 2019 roku złożyliśmy ZUS OSW i dokumenty ZUS RIA za pracowników/ zleceniobiorców, którzy zakończyli stosunek pracy/ zlecenia. 1 listopada 2019 roku nastąpiła sprzedaż wydzielonej części przedsiębiorstwa (w tym przypadku jednej z aptek) i w związku z tym przejęcie części pracowników - konkretnie 9 osób. Zostali oni wyrejestrowani 1 listopada 2019 roku, z kodem 800 (przejęcie). Pozostali pracownicy nadal są zatrudnieni w kolejnej części przedsiębiorstwa (aptece nr 2) Nie składaliśmy dokumentu ZUS RIA, ponieważ stosunek pracy się nie zakończył, on nadal trwa u pracodawcy, który przejął tych pracowników. Automatycznie zostały przekazane akta osobowe przejmującemu pracodawcy. Czy w związku z tym, że ZUS OSW zostało złożone przed przejęciem, obowiązek złożenia ZUS RIA ciąży na poprzednim płatniku, czy fakt złożenia ZUS OSW w tym czasie nie ma znaczenia i mimo wszystko za przejętych pracowników raporty ZUS RIA złoży dopiero nowy płatnik?

Odpowiedź:

W myśl art. 23¹ Kodeksu pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przejęcie części zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętej części zakładu. W opisanym przypadku płatnik, który przejął pracowników, jeśli chce skrócić okres przechowywania dokumentacji powinien złożyć za nich dokumenty ZUS RIA (na dane firmy, której pracowników przejął). OSW jest już na koncie pierwszego płatnika.

Pracodawca, który przejął pracowników, składa za nich raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). To na nim ciąży obowiązek złożenia dokumentów ZUS RIA za przejętych pracowników. Pracodawca, którego pracownicy byli przejmowani, nie miał obowiązku składać dokumentów ZUS RIA w momencie przejęcia.

Dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA składają płatnicy, którzy są aktywni, a więc rozliczają należne składki za zatrudnione osoby. Te podmioty mogą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że płatnik składek składa raporty informacyjne, a więc podmiot aktywny.
Osoba fizyczna, która zakończyła prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej nie może złożyć oświadczenie ZUS OSW i skrócić okresu przechowywania akt.

W takiej sytuacji pracodawca po złożeniu oświadczenia ZUS OSW powinien (w ciągu 12 miesięcy od złożenia oświadczenia) złożyć za tę osobę jeden raport ZUS RIA, w którym wykazuje dane za okresy zatrudnienia od 2005-2007 r. i od 2011-2015 r.

Przykład 1:
Płatnik ma obowiązek złożyć ZUS RIA za wszystkich, lecz w przypadku zleceniobiorców, którzy nie mieli wypłaconego przychodu, o którym mowa w blokach  V, VI i  VII  
(nie wypełniając również pozostałych bloków, które dot. stosunku pracy), musiałby przekazać niejako „pusty” dokument, tzn. bez merytorycznych danych.
Czy płatnik powinien złożyć RIA bez wypełniania bloków innych niż identyfikacyjne?
Czy i jak będziemy weryfikować spełnienie obowiązku złożenia RIA dla takiej osoby?
Jak będzie taki ubezpieczony widniał na listach tych, za których jest obowiązek złożenia RIA, mowa o listach wystawianych np. na PUE płatnikom i biorących udział w weryfikacji przy postępowaniach ZO?
 

Odpowiedź:

Płatnik w dokumencie ZUS RIA wypełnia pola, które dotyczą danego ubezpieczonego. Jeśli w danym przypadku nie ma potrzeby wypełnienia bloku V, VI, VII, to płatnik pozostawia je puste.
W przypadku zatrudnienia wyłącznie na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia w ZUS RIA należy zawsze wypełnić blok I, II, III i XII, natomiast blok V, VI i VII należy wypełnić  tylko wówczas, gdy dotyczy on danego zleceniobiorcy. Za zleceniobiorcę nie wypełnia się następujących bloków: IV, VIII, IX, X i XI.

Przykład 2:

Wśród zleceniobiorców są również tacy, którzy podlegali ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, mogli dobrowolnie chorobowemu, a nie podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu - kod 0412xx.
Ta grupa może mieć przychody, wypłacone za inne lata, a które nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przykładowo ze względu na przekroczenie 30x.
Dla innych zleceniobiorców, podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu, przychody te będą ujęte w bloku VI. Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy, niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.
Czy tego typu przychody zleceniobiorców, którzy nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu powinny czy nie powinny znaleźć się w RIA?
Jeśli dane te są potrzebne do obliczania świadczeń, to gdzie należałoby je wpisać? bo w bloku VI ich nie ujmiemy.
 

Odpowiedź:

W raporcie informacyjnym ZUS RIA w bloku V należy wykazać kwoty przychodu za lata 1999-2018 wypłacone ubezpieczonemu w innym roku niż rok kalendarzowy, za który były one należne, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W bloku VI należy wykazać kwoty przychodu za lata 1999-2018 wypłacone ubezpieczonemu w innym roku niż rok kalendarzowy, za który były one należne, a przychód ten nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, ale stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.
Blok VI nie dotyczy zatem przychodów zleceniobiorców, którzy na podstawie – obowiązującego do 31 grudnia 2009 roku - art. 12 ust. 3  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nie podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu - jeżeli wykonywali pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy.
 

 

Jeżeli placówki, w których nauczyciel wykonywał pracę nauczycielską wymienione są zarówno w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych jak i w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – to okresy wykonywania przez nauczyciela pracy nauczycielskiej należy  wykazać  w bloku VIII. i IX. ZUS RIA. Zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – dla celów ustalenia uprawnień  do wcześniejszej emerytury za pracowników zatrudnionych w szczególnym charakterze  uważa się  m.in. nauczycieli, wychowawców lub innych pracowników pedagogicznych wykonujących pracę nauczycielską  wymienioną w art. 1 ustawy  z dnia 26 tycznia 1982 r. –Karta Nauczyciela. Zatem okresy pracy nauczycielskiej  należy również odpowiednio wykazać w bloku X. ZUS RIA.

Wykazanie okresów pracy nauczycielskiej w bloku VII., IX. i X. jest istotne z punktu widzenia ustalania uprawnień do trzech różnych świadczeń:

• informacje zawarte w bloku VIII. ZUS RIA – mogą mieć wpływ na przysługujące pracownikowi uprawnienia do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego,
• informacje zawarte w bloku IX. ZUS RIA – mogą mieć wpływ na przysługujące  pracownikowi uprawnienia do  emerytury nauczycielskiej – przyznawanej na podstawie Karty Nauczyciela,
• informacje zawarte w bloku X. ZUS RIA - mogą mieć wpływ na przysługujące pracownikowi uprawnienia do wcześniejszej  emerytury z tytułu okresów pracy w szczególnym charakterze -  przyznawanej na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej z założenia ustawodawcy mają obejmować pracowników i zleceniobiorców.
Niania mieści się w kategorii osób fizycznych, o których mowa w art.6 ust. 1 pkt. 4 ustawy o sus. Niania sprawuje opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej. Definicja zawarta w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2018 r. poz.603, z póżn.zm.) wskazuje, że umowa uaktywniająca to umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Zatem niania mieści się w zbiorze zleceniobiorców.
Za nianię można więc złożyć ZUS RPA i ZUS RIA.

Pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentów również za pracowników młodocianych, zgłoszonych do ubezpieczeń z kodami 0121 i 0122.

Przykład:
Umowa zlecenie była ze składką zdrowotną, a powinna być objęta ubezpieczeniami społecznymi (np. zleceniobiorca nie uzyskał minimalnego wynagrodzenia). W systemie płacowym korekta taka musi przejść przez listę płac (musi nastąpić naliczenie składek społecznych, korekta składki zdrowotnej i podatku).
Lista płac jest datowana zawsze bieżącą datą. Oznacza to, że korekta wykonana w marcu 2019 roku jest na liście płac marca 2019 r. pomimo, że korekta dotyczy innego roku np. września 2018 r.  
W płatniku w ZUS RCA, przychód od którego winny być naliczone składki społeczne musimy wykazać w zestawie za wrzesień 2018 r. (inaczej w ZUS nie widniałaby dopłata składek).
Dopłata składek do starego roku nie wywołuje skutku w postaci przychodu wypłaconego w danym miesiącu (jest ona zobowiązaniem zleceniobiorcy) ale stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne we wrześniu 2018 roku.
Czy w związku z tym powinien być tworzony raport RPA w marcu 2019?

Odpowiedź:

Opisany przykład dotyczy konieczności skorygowania schematu podlegania (zleceniobiorca był zgłoszony jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego, a powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego), a także złożonych dokumentów rozliczeniowych.
Na skutek złożonych korekt dokumentów zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych powstaje konieczność uregulowania należnych składek. Potwierdzamy, że nie rodzi to żadnych zobowiązań zleceniodawcy w stosunku do zleceniobiorcy za korygowany okres, wobec powyższego nie ma podstaw do składania raportu ZUS RPA.

W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje dana wypłata, należy ją wykazać w bieżącym rozliczeniu. Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytur lub renty wypłata ta zostanie doliczona do roku kalendarzowego, w którym została wypłacona. Nie należy wtedy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

Przykład:

W najbliższym czasie Bank planuje rozszerzyć funkcjonalność samoobsługi pracowniczej o możliwość elektronicznej zmiany przez pracownika danych osobowych  i elektronicznej rejestracji danych członków rodziny celem zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z powyższym chcemy się upewnić, czy Bank w sytuacji gdy:
- pracownik zgłasza elektronicznie dane mające wpływ na dokumenty zgłoszeniowe,
- Bank przekazuje te dane do ZUS w postaci dokumentu elektronicznego za pomocą programu Płatnik,
ma obowiązek drukować z programu Płatnik dokumenty zgłoszeniowe pracowników oraz członków ich rodzin i przekazywać pracownikowi dokument papierowy z programu Płatnik celem potwierdzenia prawdziwości danych zawartych w tym  zgłoszeniu  własnoręcznym podpisem oraz przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat zgodnie z art. 36 ust. 7 i 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 poz.303).

Odpowiedź:

Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ubezpieczenia zdrowotnego osób objętych ubezpieczeniami społecznymi oraz członków ich rodzin stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zasad, trybu i terminu zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub wyrejestrowywania z tych ubezpieczeń. Natomiast przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowią, że w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez 5 lat.
Dlatego płatnik, który dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń pracownika oraz członków jego rodziny, pomimo przekazywania dokumentów drogą elektroniczną, powinien dokumenty zgłoszeniowe potwierdzone podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń przechowywać przez 5 lat.