Niezbędne dokumenty - zasiłek macierzyński

Dokumenty wymagane do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego

Dokumentami wymaganymi do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego są:

• zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu – w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres przed porodem,
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem - w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres od dnia porodu (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego).

Urodzenie dziecka za granicą

Dokumentem do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą jest:

• zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza określające przewidywana datę porodu zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem - za okres przed porodem,
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny akt urodzenia dziecka lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem  przez płatnika składek albo przez ZUS   - za okres od dnia porodu.

Nie wymaga się od ubezpieczonych przetłumaczenia na język polski zaświadczeń lekarskich oraz aktów urodzenia dziecka wystawionych na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w języku urzędowym tych państw.

Urodzenie dziecka po ustaniu zatrudnienia

Do wypłaty zasiłku macierzyńskiego matce dziecka z tytułu urodzenia dziecka po ustaniu zatrudnienia niezbędne jest dodatkowo:

• zaświadczenie lekarskie stwierdzające stan ciąży w czasie trwania zatrudnienia,
• świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy z powodu likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy - w przypadku likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy,
• prawomocne orzeczenie sądu o rozwiązaniu stosunku pracy z naruszeniem przepisów prawa - w razie niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy.

Zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Ubezpieczonej będącej pracownicą, której umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy lub z którą rozwiązano stosunek pracy w okresie ciąży z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy i której nie zapewniono innego zatrudnienia, przysługuje zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Dowodami stanowiącymi podstawę przyznania i wypłaty zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego przysługującego do dnia poprzedzającego poród są:

• zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku stwierdzające stan ciąży w okresie zatrudnienia,
• świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy,
• oświadczenie ubezpieczonej, że nie zapewniono jej innego zatrudnienia.

Skrócenie okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka

W przypadku skrócenia okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną po skorzystaniu z zasiłku macierzyńskiego za okres co najmniej 14 tygodni po porodzie do przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonej wymagane są:

• oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego,
• zaświadczenie pracodawcy o dacie zaprzestania przez pracownicę korzystania z urlopu macierzyńskiego - w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS,
• pisemny wniosek ubezpieczonej zawierający datę, od której rezygnuje z pobierania zasiłku macierzyńskiego - w przypadku ubezpieczonej niebędącej pracownicą,

Ojciec dziecka występując o zasiłek macierzyński w przypadku skrócenia przez matkę dziecka pobierania zasiłku macierzyńskiego, powinien przedłożyć:

• odpis skrócony  aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego),,
•  zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka, o okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego oraz o stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał ubezpieczonej matce dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL ubezpieczonej matki dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL.

Pobyt ubezpieczonej matki dziecka w szpitalu lub innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, zwanego dalej "placówką leczniczą"

W celu przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonej matce dziecka za okres jej pobytu w placówce leczniczej, po wykorzystaniu przez nią zasiłku macierzyńskiego w wymiarze co najmniej 8 tygodni po porodzie, wymagane jest:

• zaświadczenie o dacie przyjęcia ubezpieczonej matki dziecka do placówki leczniczej lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS,
• oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka albo ubezpieczony inny członek najbliższej rodziny będzie korzystał z zasiłku macierzyńskiego (okres przypadający bezpośrednio po terminie rezygnacji z części zasiłku przez ubezpieczoną),
• zaświadczenie pracodawcy o dacie zaprzestania korzystania z urlopu macierzyńskiego - w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS.

Do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonemu ojcu dziecka albo ubezpieczonemu innemu członkowi najbliższej rodziny za okres przerwy w pobieraniu zasiłku macierzyńskiego z powodu pobytu ubezpieczonej matki dziecka w placówce leczniczej, po wykorzystaniu przez nią zasiłku macierzyńskiego w wymiarze co najmniej 8 tygodni po porodzie, wymagane są:

• odpis skrócony  aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego),
• zaświadczenie  wystawione przez placówkę leczniczą o dacie przyjęcia ubezpieczonej matki dziecka do szpitala,
• zaświadczenie wystawione przez placówkę leczniczą o dacie wypisania ubezpieczonej matki dziecka z placówki leczniczej,
• zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie przysługującego oraz wypłaconego ubezpieczonej matce dziecka zasiłku macierzyńskiego oraz o stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał ubezpieczonej matce dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL ubezpieczonej matki dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano jej numeru PESEL.

W celu podjęcia wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonej matce dziecka za okres po wyjściu z placówki leczniczej, ubezpieczona przedkłada zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie zasiłku macierzyńskiego wypłaconego ubezpieczonemu ojcu dziecka albo ubezpieczonemu innemu członkowi najbliższej rodziny, zawierające imię, nazwisko i PESEL ubezpieczonego,  albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL.

Śmierć matki dziecka lub porzucenie przez nią dziecka

Ubezpieczony ojciec dziecka lub inny ubezpieczony członek najbliższej rodziny, który występuje o wypłatę zasiłku macierzyńskiego w razie śmierci matki dziecka lub porzucenia przez nią dziecka, przedkłada:

• odpis skrócony  aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego),
• zaświadczenie płatnika zasiłku macierzyńskiego matki dziecka o okresie pobierania  zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka, okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego oraz o stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał ubezpieczonej matce dziecka, zawierające imię, nazwisko i PESEL ubezpieczonej matki dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano jej numeru PESEL – jeżeli matka była osobą ubezpieczoną,
• oświadczenie o śmierci matki – w razie śmierci matki dziecka albo oświadczenie o porzuceniu dziecka przez matkę – w przypadku porzucenia przez nią dziecka. 

Matka dziecka legitymuje się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji lub orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym

Dokumentami wymaganymi do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego  ubezpieczonemu – ojcu dziecka albo innemu ubezpieczonemu członkowi najbliższej rodziny w przypadku, gdy matka dziecka legitymuje się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji albo orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym i stan zdrowia uniemożliwia jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem, są:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem  przez płatnika składek albo ZUS (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego),
• zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka, o okresie przysługującego jej zasiłku macierzyńskiego oraz o stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał ubezpieczonej matce dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL ubezpieczonej matki dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL – jeżeli matka dziecka jest osobą ubezpieczoną,
• prawomocne orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji wydane przez  lekarza orzecznika ZUS, komisję lekarską ZUS, lekarza rzeczoznawcę KRUS, komisję lekarską KRUS albo orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym wydane przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS.   

Dokumentami niezbędnymi do  przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonej – matce dziecka po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego w wymiarze co najmniej 8 tygodni po porodzie, w przypadku, gdy w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji albo niepełnosprawnością w stopniu znacznym stan zdrowia uniemożliwia jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem są:

• prawomocne orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji wydane przez  lekarza orzecznika ZUS, komisję lekarską ZUS, lekarza rzeczoznawcę KRUS, komisję lekarską KRUS albo orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym wydane przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS,
• oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka albo ubezpieczony inny członek najbliższej rodziny będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego, 
• zaświadczenie pracodawcy o dacie zaprzestania korzystania z urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego  –  w przypadku ubezpieczonej będącej pracownicą, której zasiłek wypłaca ZUS,
• wniosek ubezpieczonej zawierający datę, od której rezygnuje ona z pobierania zasiłku macierzyńskiego – w przypadku ubezpieczonej niebędącej pracownikiem. 

Matka dziecka zaprzestaje sprawowania opieki nad dzieckiem

Dokumentem niezbędnym do zaniechania wypłaty zasiłku macierzyńskiego w przypadku umieszczenia dziecka na podstawie orzeczenia sądu w pieczy zastępczej, zakładzie opiekuńczo-leczniczym, zakładzie pielęgnacyjno-opiekuńczym albo zakładzie rehabilitacji leczniczej jest oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka o dacie umieszczenie dziecka  w pieczy zastępczej, zakładzie opiekuńczo-leczniczym, zakładzie pielęgnacyjno-opiekuńczym albo zakładzie rehabilitacji leczniczej.

Przyjęcie dziecka na wychowanie

Dowodem do wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu z wnioskiem o jego przysposobienie za okres ustalony jako okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego jest:

• zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka zawierające datę urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS, albo kopia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, zawierające  datę urodzenia dziecka, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia  do sądu,
• oświadczenie ubezpieczonego o dacie przyjęcia dziecka na wychowanie.

Dowodem do wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej jest:

• prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej lub umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy rodziną zastępczą a starostą, albo ich kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS,
• decyzja ostateczna o odroczeniu obowiązku szkolnego lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem  przez płatnika składek lub ZUS, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję,
• dokument potwierdzający wiek dziecka.

Nieubezpieczona matka dziecka podejmuje zatrudnienie  w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy

Dokumentami do wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonemu ojcu, któremu urodziło się dziecko, w przypadku gdy nieubezpieczona matka dziecka podejmuje zatrudnienie  w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy są:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego),
• zaświadczenie pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka, zawierające jej imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano jej numeru PESEL lub oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy zawierające jej imię, nazwisko i PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,  jeżeli nie nadano jej numeru PESEL oraz nazwę i NIP pracodawcy,
• oświadczenie, w którym ubezpieczony wskazuje datę, od której ma zamiar pobierać zasiłek macierzyński przypadający w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka oraz zobowiązuje się poinformować płatnika zasiłku o ustaniu zatrudnienia matki dziecka, jeżeli ustało ono w czasie pobierania przez ubezpieczonego ojca dziecka zasiłku macierzyńskiego.

Dokumentami do wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonemu z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu z wnioskiem o jego przysposobienie, w przypadku gdy nieubezpieczona matka dziecka podejmuje zatrudnienie w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy są:

• zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka, zawierające datę urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS, albo kopia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, zawierające  datę urodzenia dziecka, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia  do sądu,
• oświadczenie ubezpieczonego o dacie przyjęcia dziecka na wychowanie,
• zaświadczenie pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka, zawierające jej  imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano jej numeru PESEL lub oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy zawierające jej  imię, nazwisko i PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, , jeżeli nie nadano jej numeru PESEL  oraz nazwę i NIP pracodawcy,
• oświadczenie, w którym ubezpieczony wskazuje datę, od której ma zamiar pobierać  zasiłek macierzyński przypadający w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka oraz zobowiązuje się poinformować płatnika zasiłku o ustaniu zatrudnienia matki dziecka, jeżeli ustało ono w czasie pobierania przez ubezpieczonego ojca dziecka  zasiłku macierzyńskiego.

Dokumentami do wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonemu z tytułu przyjęcia dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, w przypadku gdy nieubezpieczona matka dziecka podejmuje zatrudnienie  w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy są:

• prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej lub umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy rodziną zastępczą a starostą, albo ich kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS,
• decyzja ostateczna o odroczeniu obowiązku szkolnego lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem  przez płatnika składek lub ZUS, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję,
• dokument potwierdzający wiek dziecka,
• zaświadczenie pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka, zawierające jej  imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano jej numeru PESEL lub oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy zawierające jej  imię, nazwisko i PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, , jeżeli nie nadano jej numeru PESEL  oraz nazwę i NIP pracodawcy,
• oświadczenie, w którym ubezpieczony wskazuje datę, od której ma zamiar pobierać  zasiłek macierzyński przypadający w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka oraz zobowiązuje się poinformować płatnika zasiłku o ustaniu zatrudnienia matki dziecka, jeżeli ustało ono w czasie pobierania przez ubezpieczonego ojca dziecka  zasiłku macierzyńskiego.

Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego

Warunkiem przyznania pracownicy/pracownikowi prawa do zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego, niezależnie od tego, który z rodziców dziecka występuje o wypłatę zasiłku macierzyńskiego, jest wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie takiego urlopu; we wniosku tym pracownica/pracownik wskazuje wymiar urlopu.

W przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami, dokumentem wymaganym do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi  urlopu rodzicielskiego jest pisemny wniosek złożony w tej sprawie przed terminem rozpoczęcia korzystania z zasiłku za okres tego urlopu. We wniosku ubezpieczona/ubezpieczony podaje okres korzystania z zasiłku macierzyńskiego.

Do przyznania zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego zarówno pracownicy/pracownikowi, jak i ubezpieczonemu niebędącemu pracownikiem wymagane jest ponadto oświadczenie ubezpieczonego o braku zamiaru korzystania przez drugiego z rodziców dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w okresie wskazanym we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres tego urlopu w okresie objętym wnioskiem, zawierające imię, nazwisko i PESEL drugiego z rodziców dziecka–albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL. Jeżeli zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS, do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się także potwierdzoną przez pracodawcę za zgodność z oryginałem kopię oświadczenia o braku zamiaru korzystania przez drugiego z rodziców dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w okresie wskazanym we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres tego urlopu w okresie objętym wnioskiem, dołączonego do wniosku pracownika o udzielenie urlopu rodzicielskiego.

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego ubezpieczonemu którego dziecko posiada zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329, z późn. zm.) jest oświadczenie o posiadaniu przez dziecko takiego zaświadczenia.

Do wypłaty przez ZUS zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego ubezpieczonemu rodzicowi dziecka, który pobierał zasiłku macierzyńskiego za okres poprzedzający okres wnioskowany, niezbędne są dodatkowo:

• zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego urlopu rodzicielskiego  oraz zaświadczenie o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie tego urlopu rodzicielskiego, zawierające informację, czy i w jakim wymiarze pracownik będzie wykonywał pracę w okresie wydłużonego urlopu rodzicielskiego.

W przypadku gdy o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego występuje ubezpieczony drugi z rodziców dziecka, który nie pobierał zasiłku macierzyńskiego za okres poprzedzający okres wnioskowany, dokumentami niezbędnymi do wypłaty zasiłku są:

• wniosek ubezpieczonego złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku  za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy  jako okres urlopu rodzicielskiego – w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem,
• odpis skrócony  aktu urodzenia dziecka, lub albo jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem – w razie ubiegania się o zasiłek macierzyński w związku z urodzeniem dziecka (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego), albo
• oświadczenie ubezpieczonego, kiedy dziecko zostało przyjęte na wychowanie oraz zaświadczenie sądu opiekuńczego o wystąpieniu do sądu o przysposobienie dziecka, zawierające datę urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS, albo kopia wniosku o wszczęcie postepowania w sprawie przysposobienia dziecka, zawierające  datę urodzenia dziecka, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia  do sądu, albo
• prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej albo umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy rodziną zastępczą a starostą i dokument potwierdzający wiek dziecka,
• decyzja ostateczna o odroczeniu obowiązku szkolnego lub jej kopia potwierdzona  za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo  ZUS, w przypadku gdy wniosek o zasiłek dotyczy dziecka przyjętego na wychowanie w ramach rodziny zastępczej wobec, którego podjęto taką decyzję, oraz
• zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka, liczbie części wypłaconego zasiłku za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego oraz o wysokości stawki procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał drugiemu z rodziców dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL drugiego z rodziców dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL,
• zaświadczenie pracodawcy o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie urlopu rodzicielskiego, zawierające informację, czy i w jakim wymiarze pracownik będzie wykonywał pracę w okresie wydłużonego urlopu rodzicielskiego – w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS.

Dowodem stanowiącym podstawę rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego w całości lub w części, jest jej pisemny wniosek zawierający datę, od której rezygnuje z pobierania zasiłku macierzyńskiego, oraz:

• oświadczenie ubezpieczonej, czy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego za pozostały okres, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL ojca dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL,
• zaświadczenie pracodawcy o terminie zaprzestania korzystania z urlopu rodzicielskiego, w przypadku pracownicy, której zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS.

Wyżej wymienione dokumenty wymagane są odpowiednio w przypadku rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczonego ojca dziecka za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego w  części. 

Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego nieprzypadający po poprzednim okresie wypłaty zasiłku macierzyńskiego

Dokumentami wymaganymi do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego w takim przypadku są:

• oświadczenie ubezpieczonego, zawierające NIP i nazwy płatników zasiłku oraz informacje  o okresie, za który wypłacono zasiłek macierzyński  za  okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego, liczbie części wypłaconego zasiłku  za okres tego urlopu, okresie, w którym urlop rodzicielski został wydłużony, stawce procentowej w jakiej wypłacono zasiłek macierzyński oraz czy drugi z rodziców dziecka pobierał zasiłek macierzyński  za  okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego,
• zaświadczenia poprzednich  płatników zasiłku macierzyńskiego o okresie, za  który zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego wypłacono  ubezpieczonemu, liczbie części wypłaconego zasiłku  za okres tego urlopu, okresie, w którym urlop rodzicielski został wydłużony, stawce procentowej w jakiej wypłacono zasiłek macierzyński oraz oświadczenie ubezpieczonego czy drugi z rodziców dziecka pobierał zasiłek macierzyński  za  okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego,
• zaświadczenie  płatnika zasiłku macierzyńskiego o okresie, za  który zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego wypłacono  drugiemu z rodziców dziecka, liczbie części wypłaconego zasiłku za okres tego urlopu, okresie, w którym urlop rodzicielski został wydłużony,  stawce procentowej w jakiej wypłacono zasiłek macierzyński drugiemu z rodziców dziecka, zawierające imię, nazwisko i PESEL drugiego z rodziców dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano mu numeru PESEL lub oświadczenie drugiego z rodziców dziecka zawierające powyższe dane i wskazujące NIP i nazwę płatnika.

Wypłata podwyższenia zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego

Dokumentami niezbędnymi do  wypłaty kwoty podwyższenia zasiłku macierzyńskiego  do wysokości świadczenia rodzicielskiego  są:

• oświadczenie ubezpieczonego, w którym wskazuje, czy zasiłek macierzyński przysługuje mu z więcej niż z jednego tytułu, a jeżeli tak  to który  płatnik jest zobowiązany  do wypłacenia kwoty podwyższenia zasiłku macierzyńskiego oraz potwierdza, że podwyższenie zasiłku macierzyńskiego nie jest pobierane z innego tytułu, 
• zaświadczenie pozostałych płatników zasiłku za miesiąc,  w którym  przysługuje podwyższenie  zasiłku do kwoty świadczenia rodzicielskiego, zawierające informacje o okresie przysługującego  zasiłku  macierzyńskiego oraz  o miesięcznej  kwocie zasiłku po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek  dochodowy  od osób fizycznych  oraz za miesiące, w których nastąpiła zmiana  w wysokości przysługującego zasiłku macierzyńskiego  i jego okresie.

Zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego

W celu uzyskania przez pracownika prawa do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego niezbędne jest wystąpienie z wnioskiem do pracodawcy o udzielenie tego urlopu.

Ubezpieczony niebędący pracownikiem  w celu uzyskania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu ojcowskiego powinien złożyć wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za ten okres przed terminem rozpoczęcia korzystania z zasiłku macierzyńskiego, zawierający datę, od której ubezpieczony zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego.

Do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego, wymagane są:

• odpis skrócony  aktu urodzenia dziecka albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS - w przypadku ubiegania się o zasiłek macierzyński w związku z urodzeniem się dziecka (na Twój wniosek oddział ZUS sam może uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego) albo postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS - w przypadku ubiegania się o zasiłek macierzyński w związku z przysposobieniem dziecka, 
• oświadczenie, czy  zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego został pobrany z innego tytułu.

Przy ustalaniu prawa i wypłacie zasiłku macierzyńskiego, na równi ze skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka, zagranicznym aktem urodzenia dziecka, zaświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka, postanowieniem sądu o przysposobieniu dziecka, orzeczeniem sądu o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej, umową cywilnoprawną zawartą pomiędzy starosta a rodziną zastępczą, traktuje się także ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS.

Gdy wypłaty zasiłku dokonuje ZUS

W każdym przypadku, gdy zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS wymagane jest ponadto zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku:

• Z-3 - w przypadku pracowników,
• Z-3b - przypadku ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność, ubezpieczonych współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz duchownych albo
• Z-3a - w przypadku pozostałych ubezpieczonych.

Zaświadczenie płatnika składek nie jest wymagane w przypadku nieprzerwanych okresów pobierania przez ubezpieczonego zasiłku macierzyńskiego.

W przypadku gdy zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS, odpowiednie wyżej wymienione dokumenty niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty tego zasiłku składane przez ubezpieczonego (mające formę oświadczeń) oraz wystawiane przez lekarza albo płatnika składek (mające formę zaświadczeń) mogą być złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP przekazanego na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS przez profil PUE ZUS.