Koordynatorzy ds. komunikacji społecznej i edukacji w oddziałach ZUS

9 maja 2025 roku w Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odbyło się kolejne seminarium z cyklu ZUSlab, poświęcone zagadnieniu „Zarządzanie zmianą przez instytucje publiczne”. Spotkanie zgromadziło przedstawicieli administracji, uczelni, instytucji doradczych i organizacji eksperckich, a jego celem była refleksja nad tym, jak w epoce automatyzacji, algorytmizacji i presji efektywności modernizować instytucje publiczne tak, by zachowały one swoją stabilność i społeczną misję.

Między oporem a transformacją

Otwarcia wydarzenia dokonał prezes ZUS Zbigniew Derdziuk, który podkreślił, że procesy modernizacyjne w administracji nie mogą być rozumiane wyłącznie jako wdrażanie nowych technologii. „Zmieniamy nie tylko narzędzia, ale i sposób myślenia o służbie publicznej. Naszym celem nie jest po prostu usprawnienie organizacji – chcemy, by stawała się lepsza, bardziej otwarta i przyjazna obywatelowi” – powiedział. W jego wystąpieniu wybrzmiała myśl, że liderzy instytucji publicznych muszą dziś łączyć rolę menedżerów z funkcją „parasola ochronnego” – chronić zespoły przed chaosem zmian, a jednocześnie wyznaczać im sens i kierunek.

Jako pierwszy z prelegentów głos zabrał dr Maciej Berek, przewodniczący Komitetu Stałego Rady Ministrów, który z perspektywy administracji rządowej mówił o roli przywództwa w procesach modernizacyjnych. „Zmiana nie wydarzy się sama. Potrzebuje silnego, wyraźnego sygnału z góry, że jest priorytetem, a nie dodatkiem do codziennych obowiązków” – podkreślił. Dodał również, że każda organizacja ma swoją wydolność – przekroczenie jej granic może prowadzić do wypalenia pracowników i utraty jakości usług.

Kultura organizacyjna i emocje w procesie transformacji

Drugim mówcą był prof. Piotr Wachowiak, rektor Szkoły Głównej Handlowej, który zwrócił uwagę na związek między kulturą organizacyjną a skutecznością reform. „Każda zmiana ma swój koszt emocjonalny – jeśli go zignorujemy, reformy się nie przyjmą. Najtrudniejsza jest zmiana kulturowa, bo dotyka wartości, norm i przyzwyczajeń, a więc tego, co najmniej podatne na zarządzanie” – zauważył. Według profesora, podstawowym zadaniem zarządzania zmianą jest nie tyle wdrażanie nowości, ile utrzymanie równowagi między skutecznością a stabilnością – tak, by w pogoni za efektywnością nie zatracić misji służby publicznej.

Anna Pertkiewicz z NASK zwróciła uwagę na znaczenie codziennej praktyki i komunikacji. To pracownicy liniowi, jak zaznaczyła, pierwsi stykają się z nową rzeczywistością i pierwsi reagują na niepewność. „Jeśli nie są włączeni w proces, pojawia się opór – czasem aktywny, czasem cichy. Ich wiedza o funkcjonowaniu organizacji bywa bezcenna” – mówiła, przywołując przykład wdrażania systemu EZD RP, który wymagał nie tylko infrastruktury technologicznej, ale też długofalowych szkoleń i tworzenia kultury użytkowania.

Wątek emocji i zaufania w procesach zmian rozwinęła Klaudia Fatah z Akademii Leona Koźmińskiego. Zaproponowała model „20-60-20” – zgodnie z którym 20% pracowników od początku wspiera zmiany, 20% jest im przeciwnych, a decydujące 60% można przekonać, jeśli komunikacja jest otwarta, transparentna i oparta na emocjonalnym zrozumieniu. „Nie można zarządzać zmianą, nie zarządzając emocjami” – podkreśliła.

Głos praktyków: zmiana jako wspólna odpowiedzialność

Doświadczeniami ZUS podzieliły się Dorota Słowik i Beata Pawlińska-Wiak, które mówiły o praktycznych aspektach wdrażania zmian wewnątrz instytucji. Wskazały, że kluczowym czynnikiem sukcesu jest budowanie zaufania i identyfikowanie tzw. „naturalnych liderów” – osób, które spontanicznie stają się ambasadorami zmian w zespołach. „Nie pomijamy głosu sceptyków – ich opór jest dla nas sygnałem ostrzegawczym, że coś w procesie trzeba doprecyzować” – zaznaczyła Pawlińska-Wiak.

W trakcie dyskusji panelowej eksperci zgodzili się, że największym wyzwaniem nie jest sama technologia, lecz tempo zmian. Administracja publiczna funkcjonuje w środowisku, w którym decyzje polityczne, regulacje prawne i oczekiwania obywateli zmieniają się szybciej niż cykl adaptacyjny organizacji. Dlatego kluczowe staje się wzmacnianie kompetencji adaptacyjnych – od komunikacji po zarządzanie wiedzą i emocjami.

Nowoczesna administracja – refleksja zamiast rewolucji

Podsumowując spotkanie, organizatorzy podkreślili, że ZUSlab ma być miejscem, w którym praktyka i nauka spotykają się w duchu współpracy i wzajemnego uczenia. Zarządzanie zmianą – jak zauważono – nie jest aktem jednorazowym, ale procesem długofalowym, wymagającym refleksji, cierpliwości i empatii.

ZUS, jako jedna z największych instytucji publicznych w Polsce, stanowi przykład organizacji, która stale redefiniuje swoją tożsamość, ucząc się, jak łączyć nowoczesność z tradycją służby społecznej. Wnioski z seminarium mają inspirować do myślenia o zmianie nie w kategoriach narzędzi czy procedur, lecz relacji, komunikacji i kultury zaufania.

Program seminarium

Program seminarium "Zarządzanie zmianą przez instytucje publiczne"  (plik pdf 633 kb).

Obejrzyj seminarium na YouTube

Nagranie seminarium "Zarządzanie zmianą przez instytucje publiczne" link do YT.