Najczęściej zadawane pytania dotyczące e-ZLA - oprogramowanie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa  [§ 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim] okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy może obejmować okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badane, jeżeli jego wyniki wykazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy. Okres 3 dni poprzedzających dzień, w którym przeprowadzono badane liczony jest na podstawie dni kalendarzowych.

Dodatkowe informacje:

Jednocześnie przypominamy, że zaświadczenie lekarskie wystawione na okres wsteczny niezgodnie z obowiązującymi przepisami to zaświadczenie, w którym okres orzeczonej niezdolności do pracy obejmuje więcej niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, zostało wystawione przez lekarza nieposiadającego specjalizacji z zakresu psychiatrii i które nie dotyczy pobytu w szpitalu albo w innym niż szpital zakładzie leczniczym (innym niż szpital stacjonarnym ZOZ).

Zachęcamy do stosowania w dostarczanym lekarzom oprogramowaniu rozwiązań (podobnych jak na PUE ZUS), które pozwalają na wystawianie zaświadczeń wstecznych bez konieczności wpisywania dodatkowego uzasadnienia medycznego wystawienia zaświadczenia niezgodnie z przepisami takich jak:

• możliwość wystawienia zaświadczenia dla innego płatnika (utworzenie analogicznego e-ZLA dla innego płatnika na podstawie wcześniej wystawionego elektronicznego zaświadczenia lekarskiego, data wystawienia tego zaświadczenia to data bieżąca, ale system będzie sprawdzał daty niezdolności do pracy w kontekście daty wystawienia wcześniejszego zaświadczenia);
• możliwość wystawienie zaświadczenia w miejsce wcześniej anulowanego (utworzenie e-ZLA na podstawie danych anulowanego zaświadczenia, data wystawienia tego zaświadczenia to data bieżąca, ale system będzie sprawdzał daty niezdolności do pracy w kontekście daty wystawienia zaświadczenia anulowanego).

Dodatkowo w powiązaniu z powyższymi rozwiązaniami można wykorzystać udostępnianą przez ZUS usługę polegającą na prezentowaniu zaświadczeń podobnych względem zaświadczenia aktualnie wystawianego.

Stosowanie tych rozwiązań oprócz podpowiadania danych z wcześniejszego e-ZLA wiąże się również z brakiem konieczności prowadzenia w ZUS postępowania wyjaśniającego; co jest korzystne dla osoby ubezpieczanej jak i samego lekarza (brak konieczności udzielania dodatkowych wyjaśnień, prowadzenia korespondencji z ZUS).

W tym stanie faktycznym orzeczoną czasową niezdolność do pracy należy podzielić na 4 zaświadczenia, tj.:

1. 15 – 21 maja 2021 r. (wsteczne)
2. 22 maja – 5 czerwca 2021 r. (obejmujące okres pobytu w szpitalu)
3. 6 – 10 czerwca 2021 r. (wsteczne)
4. 11 – 30 czerwca 2021 r.

W tym stanie faktycznym zaświadczenie wystawione na okres od 1 do 30 czerwca br. (okres pobytu w szpitalu od 3 do 25 czerwca br.) jest w całości zaświadczeniem bieżącym, z uwagi na to że od daty ”niezdolności od” do daty „pobyt w szpitalu od” nie upłynęło więcej niż 3 dni.

Tak, w tym przypadku zaświadczenie nie będzie wsteczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa  [§ 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim] zaświadczenie lekarskie stwierdzające okres pobytu ubezpieczonego w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne może być, na wniosek ubezpieczonego, wystawione także w terminie późniejszym.

Nie występują różnice pomiędzy zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza czy przez asystenta medycznego  (oczywiście w zakresie tego co dotyczy zakresu informacyjnego e-ZLA, który wynika z obowiązujących przepisów).

Dla zaświadczeń wystawianych dla ubezpieczenia w innym Państwie, system zawsze na koniec informuje lekarza o konieczności wydruku takiego e-ZLA. Płatnik nie jest  zarejestrowany w ZUS wiec nie posiada PUE i nie otrzyma e-ZLA elektronicznie. Wystawione elektronicznie e-ZLA lekarz wydrukuje i podpisze, a pacjent dostarczy pracodawcy.

Tak. Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany  na stronie internetowej www.zus.pl/ezla  w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE".

Natomiast wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na stronie https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow 

Komunikacja aplikacji gabinetowych z ZUS będzie się odbywać poprzez wykorzystanie udostępnionych usług (web services). Szczegółowy opis specyfikacji usług dedykowanych dla aplikacji gabinetowych został przez ZUS opracowany i jest opublikowany  na stronie internetowej Zakładu https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia- W dokumencie   „Specyfikacja Interfejsu udostępniającego funkcjonalność obsługi elektronicznych Zaświadczeń Lekarskich (ZLA) dla Aplikacji Gabinetowych”  jest  opis procesu komunikacji pomiędzy aplikacjami gabinetowymi, a ZUS. Nie ma konieczności logowania się na PUE podczas pracy z aplikacją gabinetową.

Przed oficjalnym wdrożeniem producentom aplikacji gabinetowych został udostępniony dostęp do środowiska symulacyjnego. Dokumentacja do środowiska dostępna jest pod adresem  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia-

Nie trzeba być „prawdziwym” lekarzem. Jednakże osoba, która zgłosi chęć korzystania ze środowiska symulacyjnego musi posługiwać się profilem zaufanym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym. Szczegóły zostały opublikowane w dokumentacji do środowiska symulacyjnego - pod adresem  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia-   

Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE".

Natomiast wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników znajdują się na stronie https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow   

Zgłoszenia dotyczące chęci korzystania ze środowiska symulacyjnego proszę przekazywać w postaci pliku csv na adres  iag.ezla@zus.pl

Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE".

Natomiast wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na stronie   https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow

Tak. Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE".

Natomiast wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na stronie  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow   

Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE". Dla płatników w PUE ZUS została udostępniona również możliwość tworzenia zbiorczych raportów, które zawierają niezbędne informacje z dokumentów e-ZLA. Wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow   .

Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE".
 

Dla płatników w PUE ZUS została udostępniona również możliwość tworzenia zbiorczych raportów, które zawierają niezbędne informacje z dokumentów e-ZLA. Aby pobrać wygenerowane pliki, które zawierają dane z e-ZLA bez potrzeby logowania się do PUE, można wykorzystać usługę udostępnioną przez ZUS. Wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na stronie https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow

Dla płatników została udostępniona możliwość tworzenia zbiorczych raportów, które zawierają niezbędne informacje z dokumentów e-ZLA. Generowane raporty ułatwiają wprowadzanie informacji, które wynikają z e-ZLA, np. do systemów kadrowo-płacowych. Płatnik sam może zdefiniować odpowiednie kryteria odnośnie raportów, a raporty generowane są w godzinach nocnych. Aby pobrać wygenerowane pliki, które zawierają dane z e-ZLA bez potrzeby logowania się do PUE, można wykorzystać usługę udostępnioną przez ZUS.

Wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują  się na stronie  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow

ZUS udostępnił dla aplikacji gabinetowych odpowiednie usługi, które są niezbędne do wystawienia zwolnień lekarskich oraz zapewniają możliwość weryfikacji przygotowanego dokumentu i jego wysyłki do Zakładu.  

Wskazany opis nagłówków pliku csv obowiązywał do 13.08.2018 r.  Od tego czasu  wyeksportowany plik posiada nagłówki w formacie zgodnym z nazwami pól ze zwolnienia. Więcej informacji na stronie „Eksport e-ZLA z PUE". 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych obecnie nie zakłada udostępnienia wersji testowej portalu PUE. Platforma testowa jest udostępniona wyłącznie dla producentów aplikacji gabinetowych.

Opis sposobu eksportu zwolnienia lekarskiego z PUE został opublikowany na stronie internetowej www.zus.pl/ezla w zakładce „Eksport e-ZLA z PUE". Znajdują się również przykładowe pliki.

Natomiast wymagania dla oprogramowania interfejsowego dla usługi do pobierania raportów e-ZLA dla płatników  znajdują się na stronie  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow   .  Pod wskazanym linkiem są również przykładowe plik raportu XML, po zdekodowaniu i rozpakowaniu.

W kontekście dokumentów KED_ZLA dopuszczalny format podpisu stosowanego w treści komunikatów usług udostępnionych dla Aplikacji Gabinetowych to XAdES BES Enveloped (otaczany) zapisany w elemencie ds:Signature, którego budowa zdefiniowana jest w schemacie: http://www.w3.org/TR/xmldsig-core/xmldsig-core-schema.xsd x 

Aplikacja Gabinetowa w odpowiedzi na wywołanie usługi pobierz Oświadczenie otrzyma XML z wnioskiem o zalogowanie zawierającym unikalny token.

Token ten należy podpisać zgodnie z powyższym schematem. Szczegółowy opis działania usługi zawarty jest w dokumentacji udostępnionej pod adresem  https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia-

PRZYKŁAD OŚWIADCZENIA (plik docx 19k)

Nie są planowane inne pliki eksportu dokumentów i danych dotyczących elektronicznych zwolnień lekarskich, niż eksport plików .xml ze skrzynki Dokumenty i wiadomości - część Zaświadczenia lekarskie i eksport plików .csv z zakładki Zaświadczenia lekarskie w Panelu Płatnika.

Jeśli lekarz anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie albo anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie i w jego miejsce wystawi nowe elektroniczne zwolnienie lekarskie, płatnik składek jest o tym powiadamiany w formie komunikatu (na portalu oraz w przypadku ustawienia subskrypcji - mailem i SMS-em). Zwolnienie lekarskie, które zostało anulowane, w zakładce Zaświadczenia lekarskie zmienia swój status na „Anulowane", a użytkownik może zwizualizować dane o anulowaniu, jeśli dokument Anulowania jest przetworzony w ZUS. Dokument Anulowanie zaświadczenia lekarskiego nie jest przekazywany płatnikowi składek. Zwolnienie wystawione w miejsce anulowanego jest dostępne w sposób standardowy.

Obecnie płatnik może eksportować dokumenty e-ZLA i dane o zwolnieniach w formatach:

1. eksport plików .xml ze skrzynki Dokumenty i wiadomości - Zaświadczenia lekarskie (eksport dokumentu elektronicznego wraz z podpisem), eksport pojedynczych plików lub grupowo.
2. eksport plików .csv z zakładki Zaświadczenia lekarskie w Panelu Płatnika (eksport danych ze zwolnień), eksport danych z pojedynczych zwolnień lub grupowo,
3. eksport plików .xml z raportami ze zwolnień, które programy zewnętrzne (np. płacowo –kadrowe) mogą automatycznie pobierać.

Więcej informacji jak płatnicy mogą obsługiwać e-ZLA zajdziesz w broszurze „Krok po kroku. Obsługa elektronicznych zwolnień lekarskich”. 

Anulowanie zwolnienia

Jeśli lekarz anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie albo anuluje elektroniczne zwolnienie lekarskie i w jego miejsce wystawi nowe elektroniczne zwolnienie lekarskie, płatnik składek jest o tym powiadamiany w formie komunikatu (na portalu oraz w przypadku ustawienia subskrypcji - mailem i SMS-em). Zwolnienie lekarskie, które zostało anulowane, w zakładce Zaświadczenia lekarskie zmienia swój status na „Anulowane", a użytkownik może zwizualizować dane o anulowaniu, jeśli dokument Anulowania jest przetworzony w ZUS. Dokument Anulowanie zaświadczenia lekarskiego nie jest przekazywany płatnikowi składek. Zwolnienie wystawione w miejsce anulowanego jest dostępne w sposób standardowy.

Skorygowanie zwolnienia

Jeśli zwolnienie lekarskie zostanie skorygowane (w zakresie Daty ustania niezdolności do pracy) przez lekarza orzecznika, ubezpieczony otrzyma od lekarza wydruk zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA/K. Dodatkowo dokument ten uwierzytelniony elektronicznie zostanie przekazany na profil pracodawcy na PUE (do skrzynki Dokumenty i wiadomości - część Skrzynka odbiorcza). Zwolnienie lekarskie, które zostało skorygowane, w zakładce Zaświadczenia lekarskie zmienia swój status na „Skorygowane". Użytkownik może zwizualizować szczegóły Zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (płatnik, ubezpieczony i lekarz - tylko dla wystawionych przez siebie zaświadczeń).

Zwolnienia za okresy wsteczne

Jeżeli zaświadczenie lekarskie zostało wystawione na okres wsteczny (tj. data początku niezdolności do pracy będzie wcześniejsza niż 3 dni poprzedzające dzień badania) uzyska ono status „Wsteczne - do wyjaśnienia" . Takie zaświadczenie będzie przedmiotem postępowania wyjaśniającego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w zakresie medycznego uzasadnienia jego wystawienia. W zależności od wyników postępowania prowadzonego w ZUS zaświadczenie takie zmieni swój status na „Wsteczne - uzasadnione medycznie" bądź „Wsteczne - nieuzasadnione medycznie". Dodatkowo na profil płatnika zostanie przesłana informacja o uznaniu zaświadczenia za uzasadnione bądź nieuzasadnione medycznie.

Implementacja integracji z profilem zaufanym ePUAP leży w gestii twórcy aplikacji gabinetowej i jest niezależna od ZUS. Zasady integracji publikowane są przez Ministerstwo Cyfryzacji na stronach epuap.gov.pl i pz.gov.pl. Jednocześnie Zakład informuje, że dokument podpisany z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP jest podpisem osoby fizycznej, a nie firmy. Taki podpis pod oświadczeniem pozwoli na uzyskanie ID sesji.

Dokumenty nie podlegają kolejkowaniu.

TAK, dokument po wysłaniu staje się natychmiast widoczny na portalu PUE ZUS oraz w aplikacji mZUS dla Lekarza. Dokument wysłany przez Aplikację Gabinetową powinien być natychmiast widoczny w PUE w profilu lekarza w widoku dokumentów wysłanych oraz w widoku zaświadczenia lekarskie pacjenta (zakładka bieżące). Natomiast dokumenty przetworzone w KSI będą widoczne w PUE w widoku zaświadczenia lekarskie pacjenta (zakładka zaświadczenia w ZUS).

Przetwarzanie dokumentu w KSI nie jest natychmiastowe.

TAK, ZUS weryfikuje wysyłane dokumenty przez Aplikację Gabinetowe w ramach usługi wyslijDokumenty. Zakres weryfikacji określony jest w dokumentacji interfejsowej. Lista błędów dotyczących treści dokumentów znajduje się w załączniku 2 do dokumentacji interfejsowej.

Nie występuje rozbieżność w danych zwracanych przez webservice dla aplikacji gabinetowych a tych widocznych w portalu  PUE ZUS.

ZUS udostępnienia zestaw danych do weryfikacji i prezentacji dokumentów na stronie   https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia-

Zwolnienie na opiekę nie wymaga podania numeru statystycznego choroby. Przy wypełnianiu zwolnienia na opiekę należy całkowicie pominąć pole IV/p8.

W usługach wystawianych dla aplikacji gabinetowej nie ma usługi, która będzie informowała lekarza o nieważnym certyfikacie. Lekarz który posiada Certyfikat z ZUS, sam decyduje czy dany certyfikat unieważnić, czy też nie. Na PUE ZUS w zakładce Certyfikaty oraz w aplikacji mobilnej mZUS dla Lekarza można sprawdzić okres ważności Certyfikatu z ZUS, ale tylko uzyskanego w PUE lub aplikacji mobilnej mZUS dla Lekarza.

Aktualnie można jednocześnie pobrać maksymalnie 14 identyfikatorów dokumentu – co odpowiada 7 zwolnieniom (para: oryginał i kopia)

Jeżeli chodzi o Aplikacje Gabinetowe to uzasadnienie wstecznego wystawienia e-ZLA należy wpisać w bloku VIII p3.

Lekarz wystawiając zwolnienie papierowe w zw. z wypadkiem w pracy wystawiał również oddzielne zaświadczenie, że zwolnienie to ma związek właśnie z wypadkiem. Nie jest to dodatkowe pole na zwolnieniu.

Na PUE ZUS są dostępne dwa zaświadczenia w formie elektronicznej:

1. ZAS-7 - Zaświadczenie lekarskie o związku niezdolności do pracy z chorobą zawodową;
2. ZAS-8 - Zaświadczenie lekarskie o związku niezdolności do pracy z wypadkiem przy pracy lub wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy.

Oba zaświadczenia wymagają podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym  lub podpisem zaufanym (PZ ePUAP). Nie można ich podpisać certyfikatem z ZUS.

Na chwilę obecną ZUS nie udostępnia usług do procesu wymiany informacji w celu zaimplementowania ww. wniosków w systemach zewnętrznych.

Specjalizacja lekarska – psychiatria posiadana następujące kody: {"254", "176", "255", "177", "178", "179"}

Po wystawieniu elektronicznego zwolnienia wydrukowanie e-ZLA, podpisanie przez lekarza i wręczenie choremu będzie konieczne gdy:

• pracodawca (płatnik składek) pacjenta nie będzie miał profilu na PUE ZUS;
• w każdym przypadku na żądanie pacjenta.

Wersja, którą lekarz drukuje dla pacjenta do dostarczenia dla pracodawcy zawsze musi być oznaczona jako kopia (wówczas nie zawiera nr statystycznego choroby).
Jeśli lekarz drukuje na żądanie pacjenta (i tylko na jego potrzeby, czyli pacjent nie będzie przedstawiał wydruku pracodawcy) to może wydrukować oryginał lub kopię.

Każde anulowanie zaświadczenia wiąże się z koniecznością wypełnienia przez lekarza pisma przewodniego informującego ubezpieczonego o anulowaniu. Pismo przewodnie jest wstępnie uzupełnione danymi ubezpieczonego, jednak lekarz ma możliwość edycji tych danych. Jeśli ubezpieczony posiada profil PUE, pismo jest wysyłane do niego drogą elektroniczną. W przeciwnym wypadku lekarz powinien wydrukować pismo i przesłać je do ubezpieczonego pocztą, wraz z zaświadczeniami, które wystawił na podstawie anulowanego.

Takiego opracowanego wzoru pisma przewodniego nie ma, natomiast takie pismo powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje, które mają na celu poinformowanie ubezpieczonego o przyczynie anulowania (w szczególności, kiedy to lekarz zauważył błąd w zwolnieniu).

Jeżeli  lekarz,  który wystawia e-ZLA ma aktualną jedną ze specjalizacji z psychiatrii i jeżeli różnica w datach wystawienia e-ZLA i niezdolność do pracy „od” jest większa niż 3 dni, a numer statystyczny choroby pochodzi z innej grupy niż F, to zwolnienie zostanie zakwalifikowane, jako „wsteczne” (na ogólnych zasadach). Lekarz zostanie poproszony o wypełnienie uzasadnienia.

Jeżeli lekarz, który wystawia e-ZLA ma aktualną jedną ze specjalizacji z psychiatrii i jeżeli różnica w datach wystawienia e-ZLA i niezdolność do pracy „od” jest większa niż 3 dni a numer statystyczny choroby pochodzi z grupy F (np. F05) – to zwolnienie powinno zostać zakwalifikowane, jako wystawione poprawnie bez konieczności uzupełniania uzasadnienia.

System waliduje daty i ostrzega lekarza w następujących przypadkach:

1. nachodzeniu na siebie daty początku okresu niezdolności z ostatnim zaświadczeniem lekarskim wystawionym dla ubezpieczonego – komunikat informujący, że ostatnie wystawione dla pacjenta zaświadczenie kończy się w dniu xxx;
2. wystawia zaświadczenie za okres, za który zostało wydane zaświadczenie ZUS ZLA/K;
3. przerwa od ostatniego dnia poprzedniej niezdolności do pracy wynosi do 3 dni.

Są to ostrzeżenia, ale nie blokują one możliwości wysłania e-ZLA przez lekarza.

Pole rezultatu wysyłki przyjmie wartość negatywną w sytuacji, kiedy dokument będzie miał błędy inne niż ostrzeżenia, lub też wysyłka nie powiedzie się z innych przyczyn (np. technicznych).

Każdy lekarz może wystawić zwolnienie z niezdolnością dłuższą niż 3 dni wstecz. Niezdolność nie musi wiązać się z pobytem w szpitalu. Wystarczy, że pacjent zachoruje w czwartek, nie będzie w stanie tego dnia iść do lekarza a w piątek nie dostanie się. Pójdzie w poniedziałek i system podzieli mu to zwolnienie. Takie zwolnienie jest poddawane wyjaśnieniu ale najczęściej tylko to wsteczne, żeby nie wstrzymywać wypłaty bieżącego e-ZLA.

Metody kanonizacji, podpisu, transformacji oraz wymagalność sekcji wynikają ze specyfikacji ETSI TS 101 903 XML Advanced Electronic Signatures (XAdES Basic Electronic Signature, w skrócie XAdES-BES). Specyfikacja została wymieniona w dokumencie "Specyfikacja interfejsu udostępniającego funkcjonalność obsługi elektronicznych Zaświadczeń Lekarskich (ZLA) dla Aplikacji Gabinetowych").

W systemie PUE:

1. metoda kanonizacji: http://www.w3.org/TR/2001/REC-xml-c14n-20010315
2. algorytm podpisu: http://www.w3.org/2001/04/xmldsig-more#rsa-sha256  
3. metoda transformacji: http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#enveloped-signature  

wymagana jest sekcja KeyInfo.
 

Można wywołać raz usługę wyslijDokumenty.

Nie, pozostawiamy decyzję co do tych numerów do decyzji wytwórcy oprogramowania.

Istotne jest tylko dla nas, aby klient nie odniósł wrażenia, że nadanie serii+numeru jest równoznaczne z wysłaniem dokumentu.

W sytuacjach jeżeli przyczyną anulowania jest błąd w danych płatnika, anulować można pojedyncze zaświadczenie, w pozostałych przypadkach anulowany jest zestaw zaświadczeń.

Jeżeli w miejsce anulowanego e-ZLA  jest wystawiane nowe e-ZLA to w bloku VIII p4 nowego e-ZLA jest wskazywane powiązanie z anulowanym zwolnieniem. Należy dokładnie zdefiniować „częściowe anulowanie zestawu” i dopasować go do dopuszczalnego przypadku biznesowego opisanego w dokumentacji.

W obecnych ustawieniach słownika e-ZLA dotyczącego znaczników możliwości anulowania dokumentu o danym statusie jedyne zwolnienia, których lekarz nie może anulować, to zwolnienie już anulowane oraz skorygowane (w wyniku kontroli ZUS). Zatem obecnie e-ZLA ze statusem Wsteczne – do wyjaśnienia są możliwe do anulowania.

Asystent medyczny może sprawdzić możliwość anulowania tylko tych zaświadczeń, które zostały zarejestrowane przez lekarzy dla których dany asystent posiada upoważnienie, lub dowolnych innych asystentów tych lekarzy.

System waliduje daty i ostrzega lekarza lub asystenta medycznego, gdy przerwa od ostatniego dnia poprzedniej niezdolności do pracy wynosi do 3 dni. Jeżeli sytuacja ma miejsce przy anulowaniu z jednoczesnym wystawieniem nowego zaświadczenia w miejsce anulowanego to takie zwolnienie nie jest jeszcze przetworzone w systemie ZUS stąd pojawienie się komunikatu.

W interfejsie wystawianym w ZUS jest usługa pobierzPlatnikowUbezpieczonego zwracająca informację o tym, czy firma ma założony profil na PUE (a więc czy może odebrać zwolnienia elektronicznie). Na tej podstawie można dawać zalecenie drukowania (nie ma profilu na PUE - automatycznie drukuj, ma profil - drukuj tylko na życzenie).

Usługa pobierzPlatnikowUbezpieczonego zawraca listę płatników dla danego ubezpieczonego. W przypadku emeryta, rencisty widoczny jest ZUS. Jeśli taka osoba pracuje to podczas wystawiania zwolnienia powinna powiedzieć lekarzowi, że potrzebuje zwolnienia wyłącznie z danymi swojego pracodawcy. Lekarz wówczas musi odznaczyć wystawienie zwolnienia dla płatnika ZUS.

Obiekty RezultatWysylki nie są grupowane - w odpowiedzi przychodzą jako lista z kolejnymi wystąpieniami błędów, każdy z nich z odniesieniem do konkretnego NrRef. Oznacza to, że nie jest możliwe, aby został zwrócony jeden obiekt z czterema wartościami - każdy z błędów ma odniesienie poprzez NrRef albo treści dokumentu, albo całości danych w ramach paczki. UPP jest zwracane wyłącznie w przypadku braku błędów.

Usługa walidacji jest tożsama z wysyłką w tym sensie, że każda sytuacja w której usługa walidacji zwraca błąd, lub ostrzeżenie skutkować będzie błędem wysyłki. Więcej na temat zależności pomiędzy usługami walidujDokumenty i wyslijDokumenty jest opisane w dokumentacji „Specyfikacja interfejsu udostępniającego funkcjonalność obsługi elektronicznych Zaświadczeń Lekarskich (ZLA) dla Aplikacji Gabinetowych”   opublikowanej na stronie   https://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/aplikacje-gabinetowe-e-zwolnienia-

Po stronie ZUS generujemy id dokumentów do pola dopuszczającego wartości biginteger (w Postgres).

Zgodnie ze specyfikacją „Specyfikacja interfejsu udostępniającego funkcjonalność obsługi elektronicznych Zaświadczeń Lekarskich (ZLA) dla Aplikacji Gabinetowych” , obowiązuje reguła biznesowa dla tych pól, tzn "Jeśli pole II/p4 (instytucja ubezpieczająca) ma wartość „1”, blok V (rodzaj i identyfikator płatnika) musi zostać wypełniony."

Zgodnie z obowiązującymi przepisami[1] w przypadku, gdy w zaświadczeniu lekarskim został popełniony błąd, lekarz, który wystawił błędne zaświadczenie lekarskie, albo inny lekarz, w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu, lub otrzymania informacji o błędzie, przekazuje do ZUS:

1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, czyli anulowanie e-ZLA, lub
2. anulowanie e-ZLA, oraz nowe zaświadczenie lekarskie, zawierające nowe, poprawne dane.

Dokumenty powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, podpisem osobistym albo certyfikatem ZUS.

Na nowym dokumencie e-ZLA oraz na AZLA będą dane dotyczące lekarza, który anulował zwolnienie.

[1] art. 58a. ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2023 poz. 2780)

Pole PlatnikIstnieje nie jest zwracane w odpowiedzi dla płatnika niewrażliwego. Dla płatników "wrażliwych" będzie wyświetlany wyłącznie NIP płatnika (bez nazwy).

Pobrane identyfikatory nie mają ograniczenia czasowego, w związku z tym ich ważność nie wygasa po upływie określonego czasu.

format paszportu ked_zla_1xsd to:

< xs:simpleType name="t_PASZPORT_15">

<xs:restriction base="xs:string">

<xs:minLength value="1" />

<xs:maxLength value="32" />

</xs:restrict

Zalecamy jednak stosowanie ograniczeń, tak jak zostało to przedstawione w przykładzie z KED_ZLA (poniżej), oraz pisanie tego numeru jednym ciągiem, wielkimi literami.

Przykład xml:

<p5>AKW89561203658</p5>
Pole p5 to paszport.

Aktualnie można jednocześnie pobrać maksymalnie 14 identyfikatorów dokumentu (co odpowiada 7 zwolnieniom, para: oryginał i kopia)

21.06.2024 r. Zakład wprowadził w interfejsie 1.17 zmiany w zasadach weryfikacji wniosków PR-4 i OL-FZLA.

Zmieniono weryfikację wniosku PR-4 w zakresie:

1. Danych adresowych osoby zainteresowanej – adres do korespondencji:

• dla pól: Kod pocztowy, Miejscowość w zakresie zgodności miejscowości z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie,
• dla pola Ulica w zakresie  zgodności ulicy z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie.

2. Danych placówki, w której wystawiono wniosek:

• dla pól: Kod pocztowy, Miejscowość w zakresie zgodności miejscowości z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowany jest Błąd krytyczny,
• dla pola Ulica w zakresie  zgodności ulicy z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie.

Zmieniono weryfikację wniosku OL-FZLA w zakresie:

1. Danych adresowych:

• dla pola Adres poczty elektronicznej zwiększono długość do 50 znaków,
• dla pól: Kod pocztowy, Miejscowość w zakresie zgodności miejscowości z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie,
• dla pola Ulica w zakresie  zgodności ulicy z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie.

2. Danych Miejsca wykonywania zawodu:

• dla pól: Kod pocztowy, Miejscowość w zakresie zgodności miejscowości z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowany jest Błąd krytyczny,
• dla pola Ulica w zakresie zgodności ulicy z kodem pocztowym. W przypadku niezgodności emitowane jest Ostrzeżenie.

Uprzejmie prosimy o dostosowanie aplikacji gabinetowych.

Więcej informacji na stronie BIP ZUS.

To pole należy zaznaczyć, jeżeli:

• ustało zatrudnienie u danego płatnika lub
• ubezpieczony zdecyduje, żeby nie przekazywać zwolnienia do wskazanego płatnika.   

Jeśli lekarz nie zaznaczył tego pola w trakcie wstawiania e-ZLA, a powinno być zaznaczone, to lekarz musi anulować to zaświadczenie, wskazując przyczynę błędu „błąd w danych płatnika składek”,  a następnie wystawić nowe poprawne e-ZLA z zaznaczoną przy wskazanym płatniku opcją „nie przesyłaj informacji płatnikowi (po ustaniu zatrudnienia)”.

Na PUE/eZUS certyfikat może pobrać lekarz upoważniony do wystawiania zwolnień lekarskich lub asystent medyczny upoważniony przez lekarza do wystawiania e-ZLA w jego imieniu.

ZUS nie obsługuje bezpośrednio pracowników ochrony zdrowia, a wydaje certyfikaty na żądanie systemu IT CeZ (Centrum e-Zdrowia). Wszelkie zgłoszenia dotyczące pobierania certyfikatu za pośrednictwem aplikacji gabinet.gov.pl należy kierować do CeZ (Centrum e-Zdrowia).

Lekarz, który nie posiada numeru PESEL, nie będzie mógł wygenerować certyfikatu ZUS.

Lekarz ma możliwość wystawania e-ZLA dla osoby, która nie posiada numeru PESEL. Wpisuje wtedy serię i numer paszportu.  Jeśli ta osoba jest ubezpieczona w ZUS i jest zgłoszona do ubezpieczeń z podanym numerem paszportu, aplikacja podpowie dane ubezpieczonego potrzebne do wystawienia e-ZLA. Jeśli jednak taka osoba nie jest jeszcze  zgłoszona do ubezpieczeń, lekarz musi wpisać ręcznie na e-ZLA:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• numer NIP płatnika oraz
• adres, pod jakim będzie przebywał ubezpieczony w trakcie zwolnienia.

Informacje te powinien uzyskać od pacjenta. Jeśli pacjent nie jest ubezpieczony w Polsce i lekarz zaznaczy na zaświadczeniu tę informację w polu miejsce ubezpieczenia, to numer NIP płatnika nie jest wymagany. Zaświadczenie to lekarz będzie musiał wydrukować, podpisać i przekazać pacjentowi.

ZUS wydaje certyfikat na żądanie systemu IT Centrum e Zdrowie, ale decyzja, która dokumentacja może być nim podpisana, nie należy do ZUS. Certyfikat ZUS mogą wygenerować w PUE/eZUS w zakładce [Lekarz] -> [Panel lekarza] tylko osoby, które są upoważnione do wystawiania zaświadczeń lekarskich (taką możliwość mają również asystenci medyczni, którzy są upoważnieni przez lekarzy do wystawiania zaświadczeń lekarskich w ich imieniu). Certyfikat ZUS można również wygenerować na stronie gabinet.gov.pl. Więcej informacji jest zamieszczone  w instrukcji pod adresem: https://gabinet.gov.pl/pdf/instrukcja/01_Podrecznik_Pierwsze_kroki_z_aplikacja

Dane miejsca świadczenia pracy, które zgłasza lekarz, zawsze są prezentowane dużymi literami. Jeżeli lekarz dodaje nowe miejsce w trakcie pracy na PUE/eZUS, również może wpisać je tylko dużymi literami. Po wpisaniu NIP-u płatnika i wyszukaniu go w bazie ZUS, aplikacja wyświetla nazwę, którą płatnik zgłosił –zawsze dużymi literami.

Na zaświadczeniu lekarskim powinno być wskazane miejsce, w którym zostało udzielone świadczenie lekarskie. W PUE/eZUS lekarz ma możliwość wskazania miejsca, w którym przyjmuje pacjentów, które wcześniej zgłosił do ZUS na formularzu OL-FZLA. Jeśli na wyświetlanej tabeli nie ma miejsca, gdzie aktualnie wykonuje pracę, to może dodać nowy podmiot, czyli wpisać NIP podmiotu, a system wyszuka dane. Gdy system odnajdzie podmiot o wskazanym NIP-ie, uzupełnią się nazwa i adres. Tak wprowadzone dane miejsca świadczenia pracy nie zostaną jednak zapisane na stale, tylko na czas sesji. Aby dane miejsca świadczenia pracy zostały zapisane na stałe, lekarz powinien zgłosić je do ZUS na formularzu OL-FZLA.

Czy może wystąpić taka sytuacja:

• data wystawienia: 30.03.2021,
• niezdolność do pracy: od 1.03.2021 do 10.04.2021,
• pobyt w szpitalu: od 10.03.2021 do 22.03.2021?

W tej sytuacji cały okres choroby zostanie podzielony na 4 zaświadczenia:

• 1.03–6.03 – wsteczne,
• 7.03–22.03 – przed szpitalem i szpital (niezdolność do pracy 07-22.03, szpital 10.03-22.03),
• 23.03–26.03 – wsteczne,
• 27.03–10.4 – bieżące.

Jeśli lekarz anuluje zaświadczenie, w kreatorze e-ZLA w PUE/eZUS pojawia się okno utworzenia pisma przewodniego dla ubezpieczonego. Widoczne są również dane ubezpieczonego, czyli adresata pisma, dane lekarza oraz przyczyna anulowania. Lekarz może dopisać dodatkową wiadomość dla pacjenta. Powinien też zweryfikować dane, które wyświetla aplikacja, a jeśli się nie zgadzają, może wpisać inne, np. podane przez pacjenta.

W PUE/eZUS lekarz może zaznaczyć na jednym zaświadczeniu maksymalnie 4 kody choroby z 5 możliwych do wyboru. Nie ma możliwości zaznaczenia 5 kodów. Nie ma reguły, która wskazywałaby, że pola się wykluczają. Z biznesowego i praktycznego punktu widzenia sytuacja, która wymagałaby zaznaczenia 5 kodów nie występuje.

Wszystkie miejsca pracy, w których lekarz pracuje i do których chce nadać upoważnienia asystentowi, muszą być zgłoszone do ZUS na formularzu OL-FZLA. Formularz ten w formie elektronicznej jest dostępny na PUE/eZUS oraz w usługach aplikacji gabinetowych. Wypełniając ten formularz elektronicznie na PUE/eZUS  po wpisaniu numeru NIP system uzupełni dane tej placówki, czyli nazwę skróconą i adres siedziby zgłoszone wcześniej przez tę placówkę do ZUS na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZPA.

Dane lekarza powinny być zgodne z danymi zgłoszonymi w ZUS. Dlatego rekomendujemy, aby producenci aplikacji wykorzystywali również usługę „pobierz dane lekarza”, co pozwoli wystawiać e-ZLA z prawidłowymi danymi. Jeśli dane lekarza są nieaktualne, powinien on złożyć formularz OL-FZLA.

UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) to dokument elektroniczny wydawany przez podmiot administracji publicznej jako poświadczenie złożenia dokumentu elektronicznego. Może go pobrać każda osoba, która wysłała dokument elektronicznie.

Lekarz nie może mieć w Rejestrze Lekarzy w ZUS zarejestrowanych jednocześnie dwóch numerów prawa wykonywania zawodu, nawet jeżeli je posiada. Nie będzie miał też w PUE/eZUS dwóch zakładek z rolą lekarza. Jeżeli by zdarzyła się sytuacji dopisania dwóch ról lekarza do profilu, należy taką sytuacje zgłosić do Departamentu Orzecznictwa Lekarskiego w Centrali ZUS.