Ścieżka nawigacji

Pracownicy delegowani

Pracownicy delegowani

30 marca 2023

Jesteś oddelegowany do pracy w innym państwie? Chcesz wiedzieć, w jakim państwie powinieneś być ubezpieczony? Przeczytaj.

Na czym polega delegowanie pracownika

Delegowanie pracownika polega na tym, że polskie przedsiębiorstwo wysyła pracowników do pracy poza granice Polski, aby zrealizować umowę zawartą z zagranicznym kontrahentem.

Gdzie będziesz ubezpieczony

Jeśli pracujesz w polskiej firmie i jesteś oddelegowany przez swojego pracodawcę do pracy w innym państwie członkowskim, nadal jesteś ubezpieczony w Polsce. Warunkiem jest, aby przewidywany czas Twojej pracy nie przekroczył 24 miesięcy i żebyś nie pracował w zastępstwie innej osoby, której okres delegowania zakończył się.

Dotyczy Cię to również wtedy, gdy zostaniesz zatrudniony jedynie w celu oddelegowania. Warunkiem jest, abyś był ubezpieczony lub mieszkał w Polsce przez co najmniej miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia . Krótsze okresy wymagają indywidualnej oceny w konkretnych przypadkach.

Nie jest konieczne, byś w tym miesięcznym okresie poprzedzającym delegowanie był zatrudniony u tego pracodawcy, który Cię deleguje. Wystarczy zatrudnienie przez jakiegokolwiek pracodawcę w państwie delegującym.

Warunek co najmniej miesięcznego ubezpieczenia będzie spełniony również wtedy, gdy pobierasz:

  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,
  • zasiłek chorobowy,
  • świadczenie rehabilitacyjne,
  • zasiłek macierzyński,
  • zasiłek opiekuńczy,

lub:

  • jesteś bezrobotnym zarejestrowanym w urzędzie pracy,
  • jesteś ubezpieczony w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
  • jesteś objęty ubezpieczeniem zdrowotnym.

Przykład 1
Pani Wiesława jest zatrudniona od 1 marca 2023 r. w polskiej firmie, a więc od tego momentu jest objęta ubezpieczeniami w Polsce. Z dniem 3 kwietnia 2023 r. pracodawca oddelegował ją do pracy w Hiszpanii na 24 miesiące. Ponieważ co najmniej miesiąc przed delegowaniem pani Wiesława była objęta ubezpieczeniami w Polsce, w trakcie pracy w Hiszpanii, nadal będzie objęta polskimi przepisami.

Przykład 2
Pracodawca pana Franciszka zamierza oddelegować go do pracy w Belgii od 1 kwietnia 2023 r. Od 1 lutego do 31 marca 2023 r. pan Franciszek był na urlopie bezpłatnym. Pan Franciszek nie był objęty ubezpieczeniami w Polsce przez co najmniej miesiąc, mieszkał jednak w Polsce przez cały marzec 2023 r. i dlatego będzie objęty polskimi przepisami. Pracodawca pana Franciszka w trakcie wypełniania wniosku o A1 w „Kreatorze wniosku o wydanie zaświadczenia A1” przez PUE ZUS powinien uzupełnić Informację US-55.

Przykład 3
Pani Anna była zatrudniona w Polsce: od 1 września do 15 grudnia 2022 r. przez firmę A, a od 16 grudnia 2022 r. przez firmę B. Firma B z dniem zatrudnienia delegowała ją do Finlandii. Ponieważ przed delegowaniem Pani Anna była objęta ubezpieczeniami w Polsce przez co najmniej miesiąc, nadal będzie objęta polskimi przepisami.

Przykład 4
Pan Józef pracował w polskiej firmie i został oddelegowany do pracy w innym państwie członkowskim. Wrócił do kraju, rozwiązał umowę z pracodawcą, zarejestrował się w urzędzie pracy i przez 2 miesiące pobierał zasiłek dla bezrobotnych. Następnie ta sama firma ponownie zatrudniła pana Józefa i od razu oddelegowała go do pracy za granicą. Pan Józef będzie objęty polskimi przepisami.

Przykład 5
Pracodawca pani Barbary oddelegował ją do pracy we Francji. Delegowanie zakończyło się i pani Barbara wróciła do Polski, po czym firma udzieliła jej urlopu bezpłatnego na 2 miesiące. Po jego zakończeniu, firma ponownie oddelegowała ją do pracy we Francji. Pani Barbara nie była objęta ubezpieczeniami w Polsce, ale mieszkała w Polsce przed kolejnym delegowaniem, dlatego będzie objęta polskimi przepisami. Pracodawca pani Barbary w trakcie wypełniania wniosku o A1 w Kreatorze wniosku o wydanie zaświadczenia A1 przez PUE ZUS powinien uzupełnić Informację US-55.

Tymczasowość delegowania

Delegowanie jest ograniczone w czasie. Nie może być wykorzystywane przez pracodawcówjako stała forma świadczenia usług poprzez powtarzające się delegowanie różnych pracowników na te same stanowiska, do realizacji tych samych zadań lub celów.

Zastąpienie pracownika delegowanego innym pracownikiem dopuszcza się wyjątkowo, pod warunkiem, że nie upłynął okres delegowania pierwszego pracownika, który ma zostać zastąpiony.

Przykład
Pan Stefan został oddelegowany na 20 miesięcy. Po 10 miesiącach pracy ciężko zachorował i konieczne było jego zastąpienie. W takiej sytuacji uzasadnione jest zezwolenie na delegowanie innej osoby na okres pozostałych 10 miesięcy.

Co oznacza „normalne prowadzenie działalności”

Przy ustalaniu, czy pracodawca może ubezpieczyć pracowników delegowanych w Polsce, bierze się także pod uwagę miejsce normalnego prowadzenia przez niego działalności – musi nim być Polska. „Normalne prowadzenie działalności” to wykonywanie przez pracodawcę znacznej części działalności w państwie, w którym ma on swoją siedzibę. Działalność ta nie może polegać tylko na samym zarządzaniu wewnętrznym. ZUS przy ocenie, czy jest to „normalne prowadzenie działalności”, bierze pod uwagę kryteria, które charakteryzują dane przedsiębiorstwo. Muszą one być dopasowane do specyfiki pracodawcy oraz charakteru jego działalności.

Kryteria te zostały wskazane w Decyzji A2:

  • miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację,
  • liczba pracowników administracyjnych, którzy pracują w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie,
  • miejsce rekrutacji pracowników delegowanych,
  • miejsce zawierania większości umów z klientami,
  • prawo stosowane do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami,
  • liczba umów wykonanych w państwie wysyłającym,
  • obroty w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw.

Praktyczny poradnik wspomina, że obrót na poziomie ok. 25% można uznać za wystarczający, ale przypadki, w których obrót jest niższy niż 25%, wymagać będą pogłębionej analizy.

Przykład
Firma, która wysyła pracowników za granicę, we wniosku o wydanie zaświadczenia A1 przedstawiła następujące dane:

  • średnie obroty z ostatnich 12 miesięcy w Polsce - 29%,
  • liczba pracowników w Polsce - 67, delegowanych - 12,
  • liczba umów realizowanych w Polsce - 17, za granicą - 4.

W takim przypadku pracownicy firmy będą ubezpieczeni w ZUS.

Kiedy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy delegującego

Aby pracownik oddelegowany do pracy za granicą mógł być ubezpieczony w Polsce, musi wykonywać pracę na rzecz polskiego pracodawcy delegującego. Pracę uważa się za wykonywaną na rzecz pracodawcy delegującego, jeśli:

  • jest wykonywana dla tego pracodawcy,
  • istnieje bezpośredni związek między pracownikiem a pracodawcą, który go oddelegował.

Aby ustalić, czy istnieje bezpośredni związek między pracownikiem a pracodawcą, należy uwzględnić:

  • odpowiedzialność za rekrutację,
  • umowę o pracę,
  • wynagrodzenie,
  • prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika.

Przykład
Polska firma oddelegowała pana Zygmunta do pracy za granicą. Pan Zygmunt podpisał jednak odrębną umowę o pracę z firmą przyjmującą. W takim przypadku nie jest on objęty polskimi przepisami. Firma powinna ubezpieczyć go w instytucji ubezpieczeniowej w państwie, w którym pracuje.

Pracownik polskiej firmy A, który został delegowany do firmy B w innym państwie i następnie został delegowany do firmy C lub innych firm w tym samym państwie, może być nadal objęty ubezpieczeniami w Polsce, pod warunkiem że praca ta będzie wykonywana na rzecz polskiejfirmy A.

Przykład
Pani Elwira została delegowana przez polską firmę do pracy w Holandii. Będzie wykonywać pracę kolejno lub jednocześnie w dwóch lub więcej firmach. Praca w dalszym ciągu będzie wykonywana dla polskiej firmy. Pani Elwira będzie objęta polskimi przepisami.

Jak liczyć okres 24 miesięcy

Jeśli nastąpi zmiana państwa delegowania, okres 24 miesięcy liczony jest od początku.

Przykład
Pan Michał pracuje dla polskiej firmy. Został delegowany na 24 miesiące do pracy w Hiszpanii. Bezpośrednio po powrocie do Polski pracodawca zamierza wysłać go do Danii również na 24 miesiące. W takim przypadku pan Michał podczas pracy w Danii będzie objęty polskimi przepisami.

Jeśli kolejne delegowanie dotyczy tego samego pracownika, tych samych przedsiębiorstw i tego samego państwa członkowskiego, konieczna jest co najmniej 2-miesięczna przerwa między delegowaniami.

Przykład
Podczas 24 miesięcy oddelegowania do Włoch przez pracodawcę A pani Zuzanna była objęta ubezpieczeniami w Polsce. Bezpośrednio po zakończeniu delegowania firma B wysłała ją do pracy do Włoch. W takiej sytuacji podczas ponownego wysłania do Włoch pani Zuzanna będzie objęta polskimi przepisami, ponieważ nastąpiła zmiana pracodawcy.

Krótka przerwa w wykonywaniu pracy za granicą, bez względu na jej przyczynę (urlop, choroba, szkolenie w przedsiębiorstwie delegującym), nie stanowi przerwy w okresie delegowania.

Przykład
Pan Piotr od 15 kwietnia 2022 r. został oddelegowany z Polski do Belgii na 24 miesiące. W sierpniu 2022 r. spędził urlop w Polsce, po czym wrócił do pracy w Belgii. W takim przypadku od 1 września 2022 r. pan Piotr kontynuuje delegowanie rozpoczęte 15 kwietnia 2022 r.

Przepisy prawne

  • art. 11 ust. 3 lit. a), art. 12 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE)nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004 r., str. 1, z późn. zm.)
  • art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009 r., str. 1, z późn. zm.)

Więcej na ten temat znajdziesz: